4 empresas, um sistema financeiro integrado: como Anita Solovey usa o Finmap para gerenciar projetos com eficiência

Empresas modernas enfrentam inúmeros desafios que, muitas vezes, exigem soluções inovadoras para alcançar bons resultados. Quando empreendedores lançam novos negócios ou projetos, a gestão financeira se torna essencial para garantir a estabilidade e o crescimento da empresa.

Nesse contexto, a experiência de Anita Solovei e de seu diretor financeiro, Bohdan Puzansky, é especialmente interessante. Com a ajuda do Finmap, eles conseguiram implementar um processo sistemático de gestão financeira. Neste estudo de caso, vamos analisar em detalhes como o Finmap ajudou a resolver os desafios trazidos pela expansão do negócio e como foram alcançados resultados relevantes na gestão financeira.

Principais projetos de negócio de Anita Solovei

Anita Solovei é uma empreendedora que administra vários negócios em diferentes áreas:

1. Página no Instagram Be My Guest, especializada em aluguel de apartamentos por temporada em Kyiv, permitindo que turistas e pessoas em viagens de negócios se hospedem em apartamentos confortáveis por períodos curtos.
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2. Hotel no Instagram Live.Here.Hotel oferece aos hóspedes quartos confortáveis e atendimento individualizado, com destaque para o estilo e a atmosfera do lugar.
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3. Acampamento online "O Caminho do Blogger Laranja" é um projeto que oferece cursos educacionais para blogueiros e para quem quer desenvolver sua presença online.
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4. Página no Instagram Blog de Anita Solovei, um blog pessoal em que Anita compartilha experiências, ideias e conselhos com seus seguidores.

Anita Solovei desenvolve esses projetos ativamente, combinando abordagens tradicionais e inovadoras — o que exige uma gestão financeira eficiente e uma contabilidade precisa.

Desafios enfrentados pelo negócio

À medida que o negócio de Anita crescia e o número de frentes aumentava, Bohdan Puzansky, o diretor financeiro, passou a enfrentar diversas dificuldades. No início, o controle financeiro era feito no Excel. Porém, com a expansão dos projetos, que incluem tanto frentes offline (aluguel de imóveis, mini-hotel) quanto atividades online (programas educacionais, blog no Instagram), esse modelo deixou de ser eficiente. O controle de despesas era especialmente problemático, pois muitas vezes os pagamentos saíam de cartões pessoais, gerando confusão nos dados e dificultando a análise financeira.

Antes da pandemia, o negócio atuava fortemente com aluguel de curta temporada, administrando 60 apartamentos, o que exigia o registro diário de grandes volumes de receitas e despesas. A pandemia obrigou uma revisão de prioridades, e o foco passou para o blog e os infoprodutos, aumentando o número de frentes e tornando a contabilidade da equipe de 20 pessoas mais complexa.

Particularidades dos projetos

Anita Solovei e sua equipe administram vários negócios, cada um com suas próprias características:

1. Aluguel de apartamentos Be My Guest
   O aluguel de apartamentos por temporada exige acompanhamento constante de receitas e despesas, que mudam todos os dias. Registrar cada transação com precisão é fundamental para entender a rentabilidade de cada apartamento.
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2. Live.Here.Hotel
   O negócio hoteleiro exige não apenas gestão financeira, mas também atendimento ao cliente, o que torna o controle mais complexo. As despesas podem incluir salários da equipe, manutenção e outros custos operacionais.
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3. Cursos online
   A operação de cursos online exige organizar despesas com publicidade, plataformas de ensino e outros serviços relacionados aos cursos.
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4. Blog de Anita Solovei
   O blog também tem seus próprios custos: criação de conteúdo, divulgação, manutenção técnica etc.
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Com o surgimento de várias frentes, ficou claro que era preciso simplificar o processo, já que gerenciar planilhas de Excel começou a consumir tempo demais. O grande volume de dados dificultava entender o que realmente estava acontecendo no negócio.

Por isso, o Finmap recebeu as seguintes tarefas:

• Sistematizar a contabilidade para enxergar a visão geral do negócio e os dados de cada frente separadamente.
• Simplificar o controle financeiro e gastar menos tempo com ele.
• Tornar os dados visuais, para que, a qualquer momento, fosse possível entender rapidamente a situação financeira do negócio sem perder tempo com análises manuais.

Definição de novos princípios financeiros

Bohdan decidiu de imediato não criar várias empresas no serviço, mas manter a contabilidade em uma só, dividindo tudo em Projetos. Afinal, na prática, a empresa é uma só. Existe uma conta bancária geral, de onde o dinheiro é distribuído entre as diferentes frentes.

Por isso, fazia mais sentido criar vários projetos dentro de uma única empresa para visualizar:

• quanto dinheiro o negócio tem no total;
• como os fluxos financeiros estão distribuídos;
• qual frente está indo bem e qual não está.

Na primeira implementação do Finmap 1.0, cada apartamento do negócio de aluguel por temporada foi configurado como um projeto separado. No fim, eram 70 projetos. Por um lado, isso ajudava a acompanhar a rentabilidade de cada apartamento.

Por outro lado, esse número de projetos complicava a contabilidade, já que muitas despesas eram compartilhadas. Por exemplo, a compra de toalhas, roupas de cama e produtos de limpeza. Era uma única despesa, mas precisava ser distribuída entre 70 projetos. Por isso, o primeiro uso do Finmap foi bastante desafiador.

Evolução das estratégias de gestão

Com o início da pandemia, a demanda por aluguel de curta temporada caiu significativamente. Anita e Bohdan perceberam que a eficiência do negócio havia diminuído, embora o tempo dedicado continuasse alto. A decisão foi alugar a maior parte dos apartamentos por contratos de longo prazo e abrir mão de parte dos imóveis. O foco principal passou a ser os cursos educacionais e o blog.

Agora, Bohdan gerencia 7 projetos no Finmap, em vez de 70. Todos os apartamentos foram reunidos em um único projeto, já que a maioria está alugada no longo prazo e os dados não mudam tanto de um mês para o outro. Ainda assim, graças à possibilidade de dividir um pagamento entre vários projetos, eles conseguem administrar as finanças de cada apartamento individualmente. Para um controle mais detalhado, são usadas tags, o que permite visualizar rapidamente as informações de cada imóvel.

Categorias e Calendário de Pagamentos

Bohdan usa bastante o recurso de Categorias no Finmap para distribuir receitas e despesas com clareza entre os diferentes aspectos do negócio. Essa funcionalidade permite estruturar facilmente os fluxos financeiros, separando pagamentos relacionados à gestão de imóveis, aos projetos educacionais e ao blog. Com isso, Bohdan consegue ver não só o panorama geral, mas também analisar cada frente de negócio em detalhes.

As Categorias ajudam a identificar rapidamente onde estão acontecendo mudanças no desempenho financeiro, permitindo reagir com agilidade e ajustar estratégias. Isso é especialmente importante porque os fluxos financeiros podem variar muito em cada projeto: os imóveis têm receitas estáveis de longo prazo, enquanto os cursos educacionais e o blog podem passar por mudanças mais dinâmicas por causa da sazonalidade ou da demanda do mercado. Com essa organização financeira, Bohdan consegue gerir o negócio com mais facilidade e tomar decisões bem embasadas rapidamente. Ele também usa o Calendário de Pagamentos para planejar receitas e despesas, o que ajuda a acompanhar entradas de dinheiro e evitar furos de caixa.

É muito prático marcar tudo com categorias e acompanhar quanto dinheiro está sendo gasto em cada área. Isso também ajuda a perceber quando algumas despesas variáveis passam a ser fixas, para que possam ser planejadas no Calendário de Pagamentos dali em diante.

No Calendário de Pagamentos do Finmap, é possível planejar Receitas e Despesas. Além disso, ao adicionar despesas ou recebimentos futuros, o Calendário de Pagamentos mostra se haverá dinheiro suficiente ou se existe risco de um furo de caixa.

Como simplificar o controle financeiro: dicas de Bohdan para uma gestão financeira eficiente‍

O controle financeiro pode parecer uma tarefa intimidadora, especialmente quando projetos e despesas começam a se acumular. Mas Bohdan compartilha dicas práticas que ajudam a organizar as finanças e evitar estresse desnecessário:

• Registre as informações todos os dias. Se não for possível, pelo menos faça anotações; caso contrário, até o fim do mesmo dia muita coisa já fica esquecida.
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• Conecte contas e cartões no Finmap para que as transações sejam lançadas automaticamente.
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• Se você tem vários projetos ou frentes, mas os mesmos colaboradores atuam em todos eles, é melhor separar os salários dos projetos e criar uma categoria de despesas específica para isso. Por exemplo, se você tem um hotel, um blog e um curso, mas o mesmo profissional de marketing cuida das redes sociais de todos.
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• Se isso não for feito, fica difícil distribuir cada salário entre todos os projetos. E vincular tudo a uma única frente também não é correto, porque um projeto acabaria arcando com os custos de todos.
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• Não hesite em falar com a equipe de suporte do Finmap.
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Transparência e controle: os resultados do uso do Finmap no negócio de Anita Solovei

A implementação do Finmap permitiu que Anita Solovei e sua equipe sistematizassem a contabilidade financeira, reunindo todos os dados em um só lugar. Agora, é fácil acompanhar tanto a situação financeira geral do negócio quanto os indicadores de cada projeto. Graças à automação e aos relatórios transparentes, o controle financeiro ficou muito mais simples, e as despesas, mais fáceis de entender.

• A contabilidade financeira de todos os 7 projetos de Anita Solovei foi sistematizada. Agora todos os dados estão em um só lugar. É prático ver tanto as informações sobre a situação financeira do negócio como um todo quanto os dados individuais de cada projeto.
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• A qualquer momento, Bohdan consegue verificar quanto dinheiro há em cada conta e em cada cartão. Ele não precisa mais entrar separadamente no internet banking de cada banco. Além disso, fica claro de imediato quanto dinheiro no cartão pertence ao negócio. Isso é especialmente útil quando existem cartões usados tanto para o negócio quanto para despesas pessoais.
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• Agora, Bohdan e Anita sabem exatamente quais despesas o negócio pode assumir. O Finmap tem informações sobre despesas planejadas e sobre quanto dinheiro há nas contas no momento. Fica fácil estimar quanto vai sobrar no fim do mês e se é possível gastar com algo a mais.
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• Agora, pequenas despesas também entram no controle, como tarifas bancárias, que antes não eram acompanhadas porque os valores pareciam insignificantes. Mas, ao longo de um mês ou de um ano, elas se acumulam e viram custos relevantes.
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• Os relatórios não precisam mais ser feitos manualmente — o Finmap faz a análise sozinho. Agora, qualquer pessoa que precise pode acessar e ver a visão completa da empresa. E, graças à clareza dos relatórios, até quem não entende muito de finanças consegue enxergar o que está acontecendo no negócio.
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• A contabilidade ficou mais simples. Hoje, gasta-se menos tempo lançando informações e analisando os dados.
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Bohdan Puzansky, diretor financeiro, e a empreendedora Anita Solovei conseguiram resolver com sucesso seus desafios de gestão financeira ao implementar o sistema Finmap. A ferramenta permitiu organizar a contabilidade, simplificar processos financeiros e alcançar resultados importantes no controle de despesas e receitas. O Finmap ajudou Anita Solovei e sua equipe a focar no desenvolvimento do negócio e na implementação de novas ideias, garantindo estabilidade e transparência nos processos financeiros.

Com a sistematização dos dados financeiros e ferramentas práticas de gestão financeira, as empresas de Anita Solovei agora conseguem planejar e controlar suas despesas com eficiência, garantindo um crescimento financeiro sustentável.