4 afaceri, un singur sistem financiar: cum folosește Anita Solovey Finmap pentru un management eficient al proiectelor

Businessul modern se confruntă cu numeroase provocări, care, de multe ori, cer soluții inovatoare pentru a reuși. Atunci când antreprenorii lansează afaceri sau proiecte noi, managementul financiar devine esențial pentru a asigura stabilitatea și creșterea companiei.

În acest context, experiența Anitei Solovei și a directorului ei financiar, Bohdan Puzansky, este deosebit de interesantă. Cu ajutorul Finmap, au reușit să implementeze un proces sistematic de management financiar. În acest studiu de caz, analizăm în detaliu cum a ajutat Finmap la rezolvarea provocărilor apărute odată cu extinderea businessului și cum au fost obținute rezultate importante în gestionarea finanțelor.

Principalele proiecte de business ale Anitei Solovei

Anita Solovei este antreprenoare și gestionează mai multe afaceri în domenii diferite:

1. Pagina de Instagram Be My Guest, specializată în închirierea apartamentelor pe termen scurt în Kyiv, oferind turiștilor și oamenilor de afaceri posibilitatea de a sta, pentru perioade scurte, în apartamente confortabile.
   ‍
2. Hotelul de pe Instagram Live.Here.Hotel le oferă oaspeților camere confortabile și o abordare individuală pentru fiecare client, punând accent pe stil și atmosferă.
   ‍
3. Tabăra online „Drumul bloggerului portocaliu” este un proiect care oferă cursuri educaționale pentru bloggeri și pentru cei care vor să-și dezvolte prezența online.
   ‍
4. Pagina de Instagram Blogul Anitei Solovei, un blog personal unde Anita împărtășește experiențe, idei și sfaturi cu urmăritorii ei.

Anita Solovei dezvoltă activ aceste proiecte, îmbinând abordări tradiționale cu soluții inovatoare, ceea ce cere un management financiar eficient și o evidență contabilă precisă.

Provocările cu care s-a confruntat businessul

Pe măsură ce businessul Anitei a crescut și numărul direcțiilor s-a mărit, Bohdan Puzansky, directorul financiar, s-a lovit de numeroase dificultăți. La început, evidența financiară era ținută în Excel. Însă, odată cu extinderea proiectelor, care acopereau atât direcții offline (închirieri imobiliare, mini-hotel), cât și activități online (programe educaționale, blog de Instagram), această abordare a devenit ineficientă. Gestionarea cheltuielilor era deosebit de problematică, deoarece banii erau retrași adesea de pe carduri personale, ceea ce crea confuzie în date și îngreuna analiza financiară.

Înainte de pandemie, businessul era foarte activ pe zona de închirieri pe termen scurt, gestionând 60 de apartamente, ceea ce presupunea o evidență zilnică a unor volume mari de încasări și cheltuieli. Pandemia a forțat o reevaluare a priorităților: accentul s-a mutat pe blog și produse informaționale, ceea ce a mărit numărul direcțiilor și a complicat evidența pentru echipa de 20 de persoane.

Specificul proiectelor

Anita Solovei și echipa ei gestionează mai multe businessuri, fiecare cu particularitățile sale:

1. Închirierea apartamentelor Be My Guest
   Închirierile pe termen scurt cer monitorizarea constantă a veniturilor și cheltuielilor, care se schimbă zilnic. Evidența exactă a fiecărei tranzacții este esențială pentru a determina profitabilitatea fiecărui apartament.
   ‍
2. Live.Here.Hotel
   Businessul hotelier presupune nu doar management financiar, ci și servicii pentru clienți, ceea ce complică evidența. Cheltuielile pot include salariile angajaților, mentenanța și alte costuri operaționale.
   ‍
3. Cursuri online
   Organizarea cursurilor online cere sistematizarea cheltuielilor pentru publicitate, platforme de învățare și alte servicii legate de curs.
   ‍
4. Blogul Anitei Solovei
   Blogul are, la rândul lui, propriile cheltuieli: crearea de conținut, promovarea, mentenanța tehnică etc.
   ‍

Odată cu apariția mai multor direcții, a apărut nevoia de a simplifica procesul, pentru că gestionarea tabelelor Excel ajunsese să consume prea mult timp. Volumul mare de date făcea dificilă înțelegerea a ceea ce se întâmpla, de fapt, în business.

Prin urmare, Finmap a avut următoarele obiective:

• Să sistematizeze evidența, astfel încât să se vadă imaginea de ansamblu a businessului și datele pentru fiecare direcție separat.
• Să simplifice evidența și să reducă timpul alocat acesteia.
• Să facă datele vizuale, astfel încât situația financiară a businessului să poată fi înțeleasă rapid, în orice moment, fără timp pierdut pe analiză.

Stabilirea unor noi principii financiare

Bohdan a decis de la început să nu creeze mai multe companii în serviciu, ci să țină evidența într-una singură, împărțind-o pe Proiecte. Până la urmă, compania este, în esență, una singură. Există un cont bancar general din care banii sunt distribuiți pe direcții diferite.

De aceea, a fost mai comod să creeze mai multe proiecte în cadrul aceleiași companii, ca să vadă:

• câți bani are businessul în total;
• cum sunt distribuite fluxurile financiare;
• care direcție merge bine și care nu.

La prima implementare a Finmap 1.0, fiecare apartament din businessul de închirieri pe termen scurt a fost tratat ca un proiect separat. S-a ajuns astfel la 70 de proiecte. Pe de o parte, acest lucru a ajutat la urmărirea profitabilității fiecărui apartament.

Pe de altă parte, un asemenea număr de proiecte a complicat evidența, deoarece cheltuielile erau adesea comune. De exemplu, achiziția de prosoape, lenjerii de pat și produse de curățenie. Exista o singură cheltuială, dar ea trebuia împărțită pe 70 de proiecte. De aceea, prima utilizare a Finmap a fost destul de dificilă.

Evoluția strategiilor de management

Odată cu începutul pandemiei, cererea pentru închirieri pe termen scurt a scăzut semnificativ. Anita și Bohdan au observat că eficiența businessului scăzuse, deși timpul investit rămânea mare. Au decis să închirieze majoritatea apartamentelor pe termen lung și să renunțe la o parte din proprietăți. Focusul principal s-a mutat pe cursurile educaționale și pe blog.

Acum, Bohdan gestionează 7 proiecte în Finmap, în loc de 70. Toate apartamentele au fost reunite într-un singur proiect, pentru că majoritatea sunt închiriate pe termen lung, iar datele nu se schimbă prea mult de la o lună la alta. Totuși, datorită posibilității de a împărți o plată pe mai multe proiecte, pot gestiona eficient finanțele fiecărui apartament în parte. Pentru evidență detaliată folosesc taguri, ceea ce le permite să vadă rapid informațiile pentru fiecare proprietate.

Categorii și Calendar de plăți

Bohdan folosește activ funcționalitatea Categorii din Finmap pentru a aloca clar cheltuielile și veniturile între diferitele zone ale businessului. Această funcționalitate îl ajută să structureze ușor fluxurile financiare, separând plățile legate de administrarea proprietăților, proiectele educaționale și blog. Astfel, Bohdan vede nu doar imaginea de ansamblu, ci poate analiza în detaliu fiecare direcție de business.

Categoriile îl ajută să identifice rapid unde apar schimbări în performanța financiară, astfel încât să reacționeze la timp și să ajusteze strategiile. Acest lucru este deosebit de important, deoarece fluxurile financiare pot varia mult de la un proiect la altul: imobiliarele aduc venituri stabile pe termen lung, în timp ce cursurile educaționale și blogul pot avea schimbări mai dinamice, în funcție de sezonalitate sau de cererea din piață. Datorită unei astfel de organizări financiare, lui Bohdan îi este mai ușor să gestioneze businessul și să ia rapid decizii bine fundamentate. De asemenea, folosește Calendarul de plăți pentru a planifica veniturile și cheltuielile, ceea ce ajută la urmărirea încasărilor și la evitarea golurilor de numerar.

Este foarte comod să le marchezi cu categorii și să urmărești unde se duc banii. Asta ajută și la observarea momentelor în care unele cheltuieli variabile devin fixe, astfel încât să poată fi planificate pe viitor în Calendarul de plăți.

În Calendarul de plăți din Finmap, poți planifica Venituri și Cheltuieli. Mai mult, dacă adaugi cheltuieli sau încasări viitoare, Calendarul de plăți îți va arăta dacă vor fi suficienți bani sau dacă există riscul unui gol de numerar.

Cum simplifici evidența financiară: trucurile lui Bohdan pentru un management financiar eficient‍

Evidența financiară poate părea o sarcină copleșitoare, mai ales când proiectele și cheltuielile se adună. Totuși, Bohdan împărtășește câteva trucuri practice care ajută la ordonarea finanțelor și la evitarea stresului inutil:

• Introdu informațiile zilnic. Iar dacă nu poți, măcar notează-le; altfel, unele lucruri se uită chiar până seara, în aceeași zi.
  ‍

• Conectează conturile și cardurile în Finmap, astfel încât tranzacțiile să fie introduse automat.
  ‍

• Dacă ai mai multe proiecte sau direcții, dar aceiași angajați lucrează în ele, este mai bine să separi salariile de proiecte și să le transformi într-o categorie distinctă de cheltuieli. De exemplu, dacă ai un hotel, un blog și un curs, dar același marketer se ocupă de social media pentru toate.
  ‍
• Dacă nu faci asta, devine dificil să repartizezi fiecare salariu pe toate proiectele. Iar să-l legi de o singură direcție nu este corect, pentru că un singur proiect ar suporta costurile pentru toate.
  ‍
• Nu ezita să contactezi echipa de suport Finmap.
  ‍

Transparență și control: rezultatele folosirii Finmap în businessul Anitei Solovei

Implementarea Finmap le-a permis Anitei Solovei și echipei ei să-și sistematizeze evidența financiară, reunind toate datele într-un singur loc. Acum, este comod să urmărească atât situația financiară generală a businessului, cât și indicatorii fiecărui proiect în parte. Datorită automatizării și rapoartelor transparente, controlul financiar a devenit mult mai simplu, iar cheltuielile — mult mai ușor de înțeles.

• Evidența financiară pentru toate cele 7 proiecte ale Anitei Solovei a fost sistematizată. Acum toate datele sunt într-un singur loc. Este comod să vezi atât informații despre situația financiară a întregului business, cât și date separate pentru fiecare proiect.
  ‍
• În orice moment, Bohdan poate verifica câți bani sunt în fiecare cont și pe fiecare card. Nu mai trebuie să intre separat în conturile personale ale fiecărei bănci. În plus, se vede imediat câți bani de pe card aparțin businessului. Acest lucru este foarte util mai ales când există carduri folosite atât pentru business, cât și pentru nevoi personale.
  ‍
• Acum, Bohdan și Anita știu exact ce cheltuieli își poate permite businessul. Finmap conține informații despre cheltuielile planificate și despre câți bani sunt în prezent în conturi. Este ușor să estimeze ce va rămâne la final de lună și dacă pot cheltui ceva în plus.
  ‍
• Acum sunt luate în calcul și cheltuielile mici, cum ar fi comisioanele bancare, care înainte nu erau urmărite pentru că sumele păreau nesemnificative. Însă, pe parcursul unei luni sau al unui an, acestea se adună și devin costuri importante.
  ‍
• Rapoartele nu mai trebuie făcute manual — programul Finmap face analiza de unul singur. Acum, oricine are nevoie poate accesa și vedea imaginea completă a companiei. Iar datorită clarității rapoartelor, chiar și cei care nu se pricep foarte bine la finanțe pot înțelege ce se întâmplă în business.
  ‍
• Evidența contabilă a devenit mai simplă. Acum se petrece mai puțin timp cu introducerea informațiilor și analiza lor.
  ‍

Bohdan Puzansky, directorul financiar, și antreprenoarea Anita Solovei au reușit să-și rezolve cu succes problemele de management financiar prin implementarea sistemului Finmap. Programul le-a permis să-și organizeze evidența, să simplifice procesele financiare și să obțină rezultate importante în controlul cheltuielilor și veniturilor. Finmap le-a ajutat pe Anita Solovei și echipa ei să se concentreze pe dezvoltarea businessului și pe implementarea ideilor noi, asigurând stabilitate și transparență în procesele financiare.

Datorită sistematizării datelor financiare și instrumentelor comode de management financiar, companiile Anitei Solovei pot acum să-și planifice și să-și controleze eficient cheltuielile, asigurând o creștere financiară stabilă.