4 bedrijven, één financieel systeem: hoe Anita Solovey Finmap gebruikt voor effectief projectbeheer

Ondernemen vandaag brengt heel wat uitdagingen met zich mee, waarvoor vaak slimme, vernieuwende oplossingen nodig zijn om te kunnen groeien. Zodra ondernemers nieuwe bedrijven of projecten starten, wordt financieel beheer cruciaal om stabiliteit en groei van het bedrijf te waarborgen.

In dat opzicht is de ervaring van Anita Solovei en haar financieel directeur Bohdan Puzansky bijzonder interessant. Met behulp van Finmap hebben zij met succes een gestructureerd proces voor financieel beheer opgezet. In deze case study bekijken we in detail hoe Finmap hielp om de uitdagingen van bedrijfsuitbreiding aan te pakken en hoe zij sterke resultaten behaalden op het gebied van financieel beheer.

De belangrijkste bedrijfsprojecten van Anita Solovei

Anita Solovei is ondernemer en leidt meerdere bedrijven in verschillende domeinen:

1. Instagram-pagina Be My Guest, gespecialiseerd in kortetermijnverhuur van appartementen in Kyiv, zodat toeristen en zakenreizigers voor korte periodes in comfortabele appartementen kunnen verblijven.
   ‍
2. Instagram-hotel Live.Here.Hotel biedt gasten comfortabele kamers en een persoonlijke aanpak, met nadruk op stijl en sfeer.
   ‍
3. Online camp "The Path of the Orange Blogger" is een project met educatieve cursussen voor bloggers en iedereen die zijn online aanwezigheid wil uitbouwen.
   ‍
4. Instagram-pagina Blog van Anita Solovei, een persoonlijke blog waarop Anita haar ervaringen, ideeën en advies deelt met haar volgers.

Anita Solovei ontwikkelt deze projecten actief en combineert traditionele en innovatieve aanpakken. Dat vraagt om efficiënt financieel beheer en nauwkeurige administratie.

Uitdagingen waar het bedrijf tegenaan liep

Toen het bedrijf van Anita groeide en er steeds meer richtingen bijkwamen, kreeg financieel directeur Bohdan Puzansky met heel wat moeilijkheden te maken. In het begin werd de financiële administratie bijgehouden in Excel. Maar naarmate de projecten uitbreidden — met zowel offline activiteiten zoals vastgoedverhuur en een mini-hotel als online activiteiten zoals educatieve programma’s en een Instagram-blog — werd die aanpak inefficiënt. Vooral het beheer van uitgaven was lastig, omdat geld vaak van privékaarten werd opgenomen. Daardoor raakten gegevens door elkaar en werd financiële analyse moeilijker.

Vóór de pandemie was het bedrijf sterk actief in kortetermijnverhuur van vastgoed, met 60 appartementen in beheer. Dat betekende dat dagelijks grote hoeveelheden inkomsten en uitgaven moesten worden geregistreerd. De pandemie dwong hen om prioriteiten opnieuw te bekijken: de focus verschoof naar de blog en infoproducten. Daardoor nam het aantal richtingen toe en werd de administratie voor het team van 20 mensen complexer.

Specifieke kenmerken van de projecten

Anita Solovei en haar team beheren meerdere bedrijven, elk met hun eigen kenmerken:

1. Appartementenverhuur Be My Guest
   Kortetermijnverhuur vraagt om voortdurende opvolging van inkomsten en uitgaven, die dagelijks veranderen. Een nauwkeurige registratie van elke transactie is cruciaal om de winstgevendheid van elk appartement te bepalen.
   ‍
2. Live.Here.Hotel
   Een hotel runnen vraagt niet alleen om financieel beheer, maar ook om klantenservice, wat de administratie complexer maakt. Uitgaven kunnen bestaan uit lonen van medewerkers, onderhoud en andere operationele kosten.
   ‍
3. Online cursussen
   Het organiseren van online cursussen vraagt om een duidelijke indeling van kosten voor advertenties, leerplatformen en andere diensten die met de cursus te maken hebben.
   ‍
4. Blog van Anita Solovei
   Ook de blog heeft eigen uitgaven: contentcreatie, promotie, technisch onderhoud, enzovoort.
   ‍

Met de komst van meerdere richtingen ontstond de behoefte om het proces te vereenvoudigen, omdat het beheren van Excel-tabellen te veel tijd begon te kosten. Door de grote hoeveelheid data werd het lastig om te begrijpen wat er werkelijk in het bedrijf gebeurde.

Daarom kreeg Finmap de volgende taken:

• De administratie structureren, zodat zowel het totaalbeeld van het bedrijf als de gegevens per richting afzonderlijk zichtbaar zijn.
• De administratie vereenvoudigen en er minder tijd aan besteden.
• De data visueel maken, zodat de financiële situatie van het bedrijf op elk moment snel te begrijpen is, zonder tijd te verliezen aan analyse.

Nieuwe financiële principes opzetten

Bohdan besloot meteen om in de service niet meerdere bedrijven aan te maken, maar de administratie binnen één bedrijf te voeren en die op te delen in Projecten. In essentie is het bedrijf namelijk één geheel. Er is één algemene bankrekening van waaruit geld over verschillende richtingen wordt verdeeld.

Daarom was het handiger om binnen één bedrijf meerdere projecten aan te maken, zodat duidelijk werd:

• hoeveel geld het bedrijf in totaal heeft;
• hoe de geldstromen verdeeld zijn;
• welke richting goed draait en welke niet.

Bij de eerste implementatie van Finmap 1.0 werd elk appartement in de kortetermijnverhuur als apart project aangemaakt. Zo kwamen ze uit op 70 projecten. Aan de ene kant hielp dat om de winstgevendheid van elk appartement te volgen.

Aan de andere kant maakte zo’n groot aantal projecten de administratie ingewikkelder, omdat kosten vaak gedeeld werden. Denk bijvoorbeeld aan de aankoop van handdoeken, beddengoed en schoonmaakmiddelen. Er was één uitgave, maar die moest over 70 projecten worden verdeeld. Daardoor was het eerste gebruik van Finmap behoorlijk uitdagend.

De ontwikkeling van de managementstrategie

Bij het begin van de pandemie daalde de vraag naar kortetermijnverhuur sterk. Anita en Bohdan merkten dat de efficiëntie van het bedrijf achteruitging, terwijl de tijdsinvestering hoog bleef. Ze besloten het grootste deel van de appartementen voor lange termijn te verhuren en afscheid te nemen van een deel van het vastgoed. De focus verschoof naar educatieve cursussen en de blog.

Nu beheert Bohdan in Finmap 7 projecten in plaats van 70. Alle appartementen zijn samengevoegd in één project, omdat de meeste langdurig worden verhuurd en de gegevens van maand tot maand weinig veranderen. Tegelijk kunnen ze dankzij de mogelijkheid om één betaling over meerdere projecten te verdelen de financiën per appartement nog steeds effectief afzonderlijk beheren. Voor gedetailleerde administratie gebruiken ze tags, waarmee ze snel informatie per pand kunnen bekijken.

Categorieën en betaalkalender

Bohdan gebruikt de functie Categorieën in Finmap actief om uitgaven en inkomsten duidelijk toe te wijzen aan verschillende onderdelen van het bedrijf. Daarmee kan hij geldstromen eenvoudig structureren en betalingen rond vastgoedbeheer, educatieve projecten en de blog van elkaar scheiden. Zo ziet Bohdan niet alleen het totaalbeeld, maar kan hij elke bedrijfsrichting ook afzonderlijk analyseren.

Categorieën helpen hem snel te zien waar de financiële prestaties veranderen, zodat hij tijdig kan reageren en strategieën kan bijsturen. Dat is vooral belangrijk omdat de geldstromen per project sterk kunnen verschillen: vastgoed levert stabiele langetermijninkomsten op, terwijl educatieve cursussen en de blog dynamischer kunnen schommelen door seizoensinvloeden of marktvraag. Dankzij die financiële structuur kan Bohdan het bedrijf makkelijker beheren en sneller goed onderbouwde beslissingen nemen. Daarnaast gebruikt hij de Betaalkalender om inkomsten en uitgaven te plannen, wat helpt om geldinstromen te volgen en liquiditeitstekorten te voorkomen.

Het is erg handig om ze met categorieën te labelen en te volgen waar hoeveel geld naartoe gaat. Zo merk je ook wanneer bepaalde variabele kosten eigenlijk vaste kosten worden, zodat je ze voor de toekomst in de Betaalkalender kunt plannen.

In de Betaalkalender van Finmap kun je inkomsten en uitgaven plannen. Voeg je toekomstige kosten of ontvangsten toe, dan laat de Betaalkalender zien of er genoeg geld zal zijn of dat er risico is op een liquiditeitstekort.

Financiële administratie vereenvoudigen: Bohdans lifehacks voor effectief financieel beheer‍

Financiële administratie kan overweldigend lijken, zeker wanneer projecten en uitgaven zich opstapelen. Toch deelt Bohdan praktische lifehacks die helpen om de financiën te stroomlijnen en onnodige stress te vermijden:

• Voer informatie dagelijks in. Lukt dat niet, maak dan op z’n minst notities; anders ben je dingen zelfs tegen de avond van dezelfde dag alweer vergeten.
  ‍

• Koppel rekeningen en kaarten in Finmap, zodat transacties automatisch worden ingeladen.
  ‍

• Heb je meerdere projecten of richtingen, maar werken dezelfde medewerkers eraan, dan is het beter om salarissen los te koppelen van projecten en ze als aparte kostencategorie te boeken. Bijvoorbeeld wanneer je een hotel, een blog en een cursus hebt, maar dezelfde marketeer voor alle drie de social media beheert.
  ‍
• Doe je dat niet, dan is het lastig om elk salaris correct over alle projecten te verdelen. En het volledig aan één richting koppelen klopt ook niet, want dan draagt één project de kosten voor iedereen.
  ‍
• Aarzel niet om contact op te nemen met het supportteam van Finmap.
  ‍

Transparantie en controle: de resultaten van Finmap in het bedrijf van Anita Solovei

Door Finmap te implementeren konden Anita Solovei en haar team hun financiële administratie structureren en alle gegevens op één plek samenbrengen. Nu is het makkelijk om zowel de algemene financiële situatie van het bedrijf als de prestaties van afzonderlijke projecten te volgen. Dankzij automatisering en transparante rapporten is financiële controle veel eenvoudiger geworden en zijn uitgaven beter te begrijpen.

• De financiële administratie van alle 7 projecten van Anita Solovei is gestructureerd. Alle gegevens staan nu op één plek. Het is handig om zowel informatie over de financiële toestand van het hele bedrijf als per project afzonderlijk te bekijken.
  ‍
• Op elk moment kan Bohdan zien hoeveel geld er op elke rekening en elke kaart staat. Hij hoeft niet langer apart in te loggen bij de online omgeving van elke bank. Bovendien is meteen duidelijk welk bedrag op een kaart bij het bedrijf hoort. Dat is vooral handig wanneer kaarten zowel voor zakelijke als privédoeleinden worden gebruikt.
  ‍
• Nu weten Bohdan en Anita precies welke uitgaven het bedrijf zich kan veroorloven. Finmap bevat informatie over geplande uitgaven en over hoeveel geld er op dit moment op de rekeningen staat. Zo kunnen ze makkelijk inschatten wat er aan het einde van de maand overblijft en of er ruimte is voor extra uitgaven.
  ‍
• Ook kleine kosten worden nu meegenomen, zoals bankkosten, die vroeger niet werden bijgehouden omdat de bedragen klein leken. Maar over een maand of een jaar lopen ze op tot aanzienlijke kosten.
  ‍
• Rapporten hoeven niet langer handmatig te worden gemaakt: Finmap voert de analyse zelf uit. Iedereen die dat nodig heeft, kan nu toegang krijgen en het volledige beeld van het bedrijf bekijken. En doordat de rapporten helder zijn, kunnen ook mensen die minder thuis zijn in financiën zien wat er in het bedrijf gebeurt.
  ‍
• De administratie is eenvoudiger geworden. Er gaat nu minder tijd naar het invoeren en analyseren van informatie.
  ‍

Bohdan Puzansky, financieel directeur, en ondernemer Anita Solovei slaagden erin hun uitdagingen rond financieel beheer op te lossen door Finmap te implementeren. De tool hielp hen de administratie te organiseren, financiële processen te vereenvoudigen en duidelijke resultaten te behalen in het controleren van uitgaven en inkomsten. Finmap hielp Anita Solovei en haar team om zich te focussen op bedrijfsontwikkeling en nieuwe ideeën, terwijl stabiliteit en transparantie in de financiële processen werden gewaarborgd.

Dankzij de structurering van financiële data en handige tools voor financieel beheer kunnen de bedrijven van Anita Solovei hun uitgaven nu effectief plannen en controleren, met stabiele financiële groei als resultaat.