4 επιχειρήσεις – ένα ενιαίο οικονομικό σύστημα: πώς η Anita Solovey χρησιμοποιεί το Finmap για αποτελεσματική διαχείριση έργων

Η σύγχρονη επιχειρηματικότητα αντιμετωπίζει πολλές προκλήσεις, που συχνά απαιτούν έξυπνες και καινοτόμες λύσεις για να έρθει η επιτυχία. Όταν οι επιχειρηματίες ξεκινούν νέες δραστηριότητες ή projects, η οικονομική διαχείριση γίνεται κρίσιμη, ώστε να διασφαλιστούν η σταθερότητα και η ανάπτυξη της εταιρείας.

Σε αυτό το πλαίσιο, η εμπειρία της Anita Solovei και του οικονομικού της διευθυντή Bohdan Puzansky έχει ιδιαίτερο ενδιαφέρον. Με τη βοήθεια του Finmap, κατάφεραν να στήσουν μια συστηματική διαδικασία οικονομικής διαχείρισης. Σε αυτό το case study, θα δούμε αναλυτικά πώς το Finmap βοήθησε να αντιμετωπιστούν οι προκλήσεις που έφερε η επέκταση της επιχείρησης και πώς επιτεύχθηκαν σημαντικά αποτελέσματα στην οικονομική διαχείριση.

Τα βασικά επιχειρηματικά projects της Anita Solovei

Η Anita Solovei είναι επιχειρηματίας που διαχειρίζεται πολλές επιχειρήσεις σε διαφορετικούς τομείς:

1. Η σελίδα στο Instagram Be My Guest, που ειδικεύεται στις βραχυχρόνιες μισθώσεις διαμερισμάτων στο Κίεβο, δίνοντας τη δυνατότητα σε τουρίστες και επαγγελματίες ταξιδιώτες να μένουν σε άνετα διαμερίσματα για σύντομο χρονικό διάστημα.
   ‍
2. Το Instagram hotel Live.Here.Hotel προσφέρει στους επισκέπτες άνετα δωμάτια και προσωπική εξυπηρέτηση, με έμφαση στο στιλ και την ατμόσφαιρα.
   ‍
3. Το online camp "The Path of the Orange Blogger" είναι ένα project με εκπαιδευτικά προγράμματα για bloggers και για όσους θέλουν να αναπτύξουν την online παρουσία τους.
   ‍
4. Η σελίδα στο Instagram Blog of Anita Solovei, ένα προσωπικό blog όπου η Anita μοιράζεται εμπειρίες, ιδέες και συμβουλές με τους ακολούθους της.

Η Anita Solovei αναπτύσσει ενεργά αυτά τα projects, συνδυάζοντας παραδοσιακές και καινοτόμες προσεγγίσεις — κάτι που απαιτεί αποτελεσματική οικονομική διαχείριση και ακριβή λογιστική παρακολούθηση.

Οι προκλήσεις που αντιμετώπισε η επιχείρηση

Καθώς η επιχείρηση της Anita μεγάλωνε και οι δραστηριότητες αυξάνονταν, ο οικονομικός διευθυντής Bohdan Puzansky βρέθηκε μπροστά σε αρκετές δυσκολίες. Στην αρχή, η οικονομική παρακολούθηση γινόταν με Excel. Όμως, με την επέκταση των projects που κάλυπταν τόσο offline δραστηριότητες (ενοικιάσεις ακινήτων, mini-hotel) όσο και online δραστηριότητες (εκπαιδευτικά προγράμματα, Instagram blog), αυτή η προσέγγιση έπαψε να είναι αποδοτική. Η διαχείριση των εξόδων ήταν ιδιαίτερα προβληματική, καθώς πολλές πληρωμές γίνονταν από προσωπικές κάρτες, κάτι που δημιουργούσε σύγχυση στα δεδομένα και δυσκόλευε την οικονομική ανάλυση.

Πριν από την πανδημία, η επιχείρηση δραστηριοποιούνταν έντονα στις βραχυχρόνιες μισθώσεις, διαχειριζόμενη 60 διαμερίσματα, κάτι που απαιτούσε καθημερινή καταγραφή μεγάλου όγκου εσόδων και εξόδων. Η πανδημία ανάγκασε την ομάδα να επανεξετάσει τις προτεραιότητές της, στρέφοντας το βάρος στο blog και στα info products. Έτσι, οι κατευθύνσεις αυξήθηκαν και η λογιστική παρακολούθηση έγινε πιο σύνθετη για την ομάδα των 20 ατόμων.

Ιδιαιτερότητες των projects

Η Anita Solovei και η ομάδα της διαχειρίζονται αρκετές επιχειρήσεις, καθεμία με τις δικές της ιδιαιτερότητες:

1. Ενοικιάσεις διαμερισμάτων Be My Guest
   Οι βραχυχρόνιες μισθώσεις απαιτούν συνεχή παρακολούθηση εσόδων και εξόδων, τα οποία αλλάζουν καθημερινά. Η ακριβής καταγραφή κάθε συναλλαγής είναι κρίσιμη για να υπολογίζεται η κερδοφορία κάθε διαμερίσματος.
   ‍
2. Live.Here.Hotel
   Η ξενοδοχειακή δραστηριότητα απαιτεί όχι μόνο οικονομική διαχείριση, αλλά και εξυπηρέτηση πελατών, κάτι που κάνει την παρακολούθηση πιο σύνθετη. Τα έξοδα μπορεί να περιλαμβάνουν μισθούς προσωπικού, συντήρηση και άλλα λειτουργικά κόστη.
   ‍
3. Online courses
   Η λειτουργία online μαθημάτων απαιτεί οργάνωση των εξόδων για διαφήμιση, εκπαιδευτικές πλατφόρμες και άλλες υπηρεσίες που σχετίζονται με το course.
   ‍
4. Το blog της Anita Solovei
   Το blog έχει επίσης τα δικά του έξοδα: δημιουργία περιεχομένου, προώθηση, τεχνική υποστήριξη κ.ά.
   ‍

Με την εμφάνιση πολλών διαφορετικών κατευθύνσεων, προέκυψε η ανάγκη να απλοποιηθεί η διαδικασία, καθώς η διαχείριση των υπολογιστικών φύλλων Excel άρχισε να παίρνει υπερβολικά πολύ χρόνο. Ο μεγάλος όγκος δεδομένων έκανε δύσκολο να καταλάβει κανείς τι πραγματικά συνέβαινε στην επιχείρηση.

Έτσι, το Finmap κλήθηκε να λύσει τα εξής:

• Να οργανώσει τη λογιστική παρακολούθηση, ώστε να φαίνεται η συνολική εικόνα της επιχείρησης αλλά και τα δεδομένα κάθε κατεύθυνσης ξεχωριστά.
• Να απλοποιήσει την καταγραφή και να μειώσει τον χρόνο που απαιτείται.
• Να κάνει τα δεδομένα οπτικά και κατανοητά, ώστε ανά πάσα στιγμή να μπορεί κανείς να αντιληφθεί γρήγορα την οικονομική εικόνα της επιχείρησης, χωρίς να χάνει χρόνο σε ανάλυση.

Θέτοντας νέες οικονομικές αρχές

Ο Bohdan αποφάσισε από την αρχή να μη δημιουργήσει πολλές εταιρείες μέσα στην υπηρεσία, αλλά να διαχειριστεί τη λογιστική σε μία εταιρεία, χωρίζοντάς τη σε Projects. Άλλωστε, η εταιρεία στην ουσία είναι μία. Υπάρχει ένας γενικός τραπεζικός λογαριασμός, από τον οποίο τα χρήματα κατανέμονται στις διαφορετικές κατευθύνσεις.

Έτσι, ήταν πιο πρακτικό να δημιουργηθούν πολλά projects μέσα σε μία εταιρεία, ώστε να φαίνεται:

• πόσα χρήματα έχει συνολικά η επιχείρηση;
• πώς κατανέμονται οι χρηματοροές;
• ποια κατεύθυνση πηγαίνει καλά και ποια όχι.

Στην πρώτη εφαρμογή του Finmap 1.0, κάθε διαμέρισμα στη δραστηριότητα των βραχυχρόνιων μισθώσεων καταχωρίστηκε ως ξεχωριστό project. Έτσι δημιουργήθηκαν τελικά 70 projects. Από τη μία, αυτό βοήθησε να παρακολουθείται η κερδοφορία κάθε διαμερίσματος.

Από την άλλη, τόσο μεγάλος αριθμός projects έκανε τη λογιστική παρακολούθηση πιο δύσκολη, επειδή πολλά έξοδα ήταν κοινά. Για παράδειγμα, η αγορά πετσετών, λευκών ειδών και καθαριστικών. Υπήρχε ένα έξοδο, αλλά έπρεπε να κατανεμηθεί σε 70 projects. Γι’ αυτό η πρώτη χρήση του Finmap ήταν αρκετά απαιτητική.

Η εξέλιξη της στρατηγικής διαχείρισης

Με την έναρξη της πανδημίας, η ζήτηση για βραχυχρόνιες μισθώσεις μειώθηκε σημαντικά. Η Anita και ο Bohdan παρατήρησαν ότι η αποδοτικότητα της επιχείρησης είχε πέσει, παρότι ο χρόνος που απαιτούνταν παρέμενε μεγάλος. Έτσι, αποφάσισαν να διαθέσουν τα περισσότερα διαμερίσματα για μακροχρόνια μίσθωση και να εγκαταλείψουν μέρος των ακινήτων. Η βασική προσοχή μεταφέρθηκε στα εκπαιδευτικά courses και στο blog.

Πλέον, ο Bohdan διαχειρίζεται 7 projects στο Finmap αντί για 70. Όλα τα διαμερίσματα ενώθηκαν σε ένα project, καθώς τα περισσότερα ενοικιάζονται μακροχρόνια και τα δεδομένα δεν αλλάζουν πολύ από μήνα σε μήνα. Παρ’ όλα αυτά, χάρη στη δυνατότητα διαχωρισμού μίας πληρωμής σε περισσότερα projects, μπορούν να διαχειρίζονται αποτελεσματικά τα οικονομικά κάθε διαμερίσματος ξεχωριστά. Για πιο λεπτομερή παρακολούθηση χρησιμοποιούνται Tags, που επιτρέπουν γρήγορη πρόσβαση στις πληροφορίες κάθε ακινήτου.

Κατηγορίες και Ημερολόγιο πληρωμών

Ο Bohdan χρησιμοποιεί ενεργά τη λειτουργία Categories στο Finmap, ώστε να κατανέμει καθαρά τα έξοδα και τα έσοδα ανάμεσα στις διαφορετικές πλευρές της επιχείρησης. Η λειτουργία αυτή τον βοηθά να οργανώνει εύκολα τις χρηματοροές, ξεχωρίζοντας τις πληρωμές που αφορούν τη διαχείριση ακινήτων, τα εκπαιδευτικά projects και το blog. Έτσι, ο Bohdan βλέπει όχι μόνο τη συνολική εικόνα, αλλά μπορεί και να αναλύει κάθε επιχειρηματική κατεύθυνση ξεχωριστά.

Οι Categories τον βοηθούν να εντοπίζει γρήγορα πού αλλάζουν οι οικονομικές επιδόσεις, ώστε να αντιδρά άμεσα και να προσαρμόζει τη στρατηγική. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό, γιατί οι χρηματοροές μπορεί να διαφέρουν πολύ από project σε project: τα ακίνητα έχουν σταθερά μακροχρόνια έσοδα, ενώ τα εκπαιδευτικά courses και το blog μπορεί να παρουσιάζουν πιο δυναμικές μεταβολές λόγω εποχικότητας ή ζήτησης της αγοράς. Χάρη σε αυτή την οικονομική οργάνωση, ο Bohdan διαχειρίζεται πιο εύκολα την επιχείρηση και παίρνει γρήγορα τεκμηριωμένες αποφάσεις. Χρησιμοποιεί επίσης το Payment Calendar για να προγραμματίζει έσοδα και έξοδα, κάτι που βοηθά στην παρακολούθηση των εισροών και στην αποφυγή προβλημάτων ρευστότητας.

Είναι πολύ πρακτικό να σημειώνονται με κατηγορίες και να φαίνεται πού ξοδεύονται τα χρήματα και πόσα. Αυτό βοηθά επίσης να εντοπίζονται περιπτώσεις όπου κάποια μεταβλητά έξοδα γίνονται σταθερά, ώστε να προγραμματίζονται στο Payment Calendar για το μέλλον.

Στο Payment Calendar του Finmap, μπορείτε να προγραμματίζετε Έσοδα και Έξοδα. Επιπλέον, αν προσθέσετε μελλοντικές δαπάνες ή εισπράξεις, το Payment Calendar θα δείξει αν θα υπάρχουν αρκετά χρήματα ή αν υπάρχει κίνδυνος για κενό ρευστότητας.

Πώς να απλοποιήσετε την οικονομική παρακολούθηση: τα lifehacks του Bohdan για αποτελεσματική οικονομική διαχείριση‍

Η οικονομική παρακολούθηση μπορεί να μοιάζει δύσκολη υπόθεση, ειδικά όταν συσσωρεύονται projects και έξοδα. Ο Bohdan, όμως, μοιράζεται πρακτικά lifehacks που βοηθούν να μπουν τα οικονομικά σε τάξη και να αποφευχθεί το περιττό άγχος:

• Καταχωρίζετε τις πληροφορίες καθημερινά. Αν αυτό δεν είναι εφικτό, κρατήστε τουλάχιστον σημειώσεις· αλλιώς, μέχρι το βράδυ της ίδιας μέρας πολλά έχουν ήδη ξεχαστεί.
  ‍

• Συνδέστε λογαριασμούς και κάρτες στο Finmap, ώστε οι συναλλαγές να καταχωρίζονται αυτόματα.
  ‍

• Αν έχετε πολλά projects ή κατευθύνσεις, αλλά εργάζονται σε αυτά οι ίδιοι άνθρωποι, είναι καλύτερο να διαχωρίσετε τους μισθούς από τα projects και να τους κάνετε ξεχωριστή κατηγορία εξόδων. Για παράδειγμα, αν έχετε ένα ξενοδοχείο, ένα blog και ένα course, αλλά ο ίδιος marketer διαχειρίζεται τα social media για όλα.
  ‍
• Αν δεν γίνει αυτό, είναι δύσκολο να κατανείμετε κάθε μισθό σε όλα τα projects. Και το να τον χρεώσετε σε μία μόνο κατεύθυνση δεν είναι σωστό, γιατί ένα project θα επωμίζεται τα έξοδα για όλα.
  ‍
• Μη διστάζετε να απευθυνθείτε στην ομάδα υποστήριξης του Finmap.
  ‍

Διαφάνεια και έλεγχος: τα αποτελέσματα από τη χρήση του Finmap στην επιχείρηση της Anita Solovei

Η εφαρμογή του Finmap έδωσε στην Anita Solovei και την ομάδα της τη δυνατότητα να οργανώσουν την οικονομική τους παρακολούθηση, συγκεντρώνοντας όλα τα δεδομένα σε ένα σημείο. Πλέον, μπορούν να παρακολουθούν εύκολα τόσο τη συνολική οικονομική κατάσταση της επιχείρησης όσο και τους δείκτες κάθε επιμέρους project. Χάρη στην αυτοματοποίηση και στις διαφανείς αναφορές, ο οικονομικός έλεγχος έγινε πολύ πιο απλός και τα έξοδα πιο κατανοητά.

• Η οικονομική παρακολούθηση και των 7 projects της Anita Solovei έχει πλέον οργανωθεί συστηματικά. Όλα τα δεδομένα βρίσκονται σε ένα σημείο. Είναι εύκολο να δει κανείς τόσο την οικονομική εικόνα ολόκληρης της επιχείρησης όσο και τα στοιχεία κάθε project ξεχωριστά.
  ‍
• Ανά πάσα στιγμή, ο Bohdan μπορεί να ελέγξει πόσα χρήματα υπάρχουν σε κάθε λογαριασμό και σε κάθε κάρτα. Δεν χρειάζεται πλέον να μπαίνει ξεχωριστά στο e-banking κάθε τράπεζας. Επιπλέον, φαίνεται αμέσως πόσα χρήματα στην κάρτα ανήκουν στην επιχείρηση. Αυτό είναι ιδιαίτερα πρακτικό όταν υπάρχουν κάρτες που χρησιμοποιούνται τόσο για επαγγελματικές όσο και για προσωπικές ανάγκες.
  ‍
• Πλέον, ο Bohdan και η Anita γνωρίζουν ακριβώς ποια έξοδα μπορεί να αντέξει η επιχείρηση. Το Finmap περιέχει πληροφορίες για τα προγραμματισμένα έξοδα και για το πόσα χρήματα υπάρχουν αυτή τη στιγμή στους λογαριασμούς. Έτσι, είναι εύκολο να εκτιμήσουν τι θα μείνει στο τέλος του μήνα και αν μπορούν να κάνουν κάποια επιπλέον δαπάνη.
  ‍
• Πλέον καταγράφονται και τα μικρά έξοδα, όπως οι τραπεζικές προμήθειες, που παλαιότερα δεν παρακολουθούνταν επειδή τα ποσά φαίνονταν ασήμαντα. Όμως μέσα σε έναν μήνα ή έναν χρόνο, συσσωρεύονται σε σημαντικό κόστος.
  ‍
• Οι αναφορές δεν χρειάζεται πια να γίνονται χειροκίνητα — το πρόγραμμα Finmap κάνει την ανάλυση αυτόματα. Τώρα, όποιος χρειάζεται μπορεί να έχει πρόσβαση και να βλέπει ολόκληρη την εικόνα της εταιρείας. Και χάρη στην καθαρότητα των αναφορών, ακόμη και όσοι δεν γνωρίζουν πολλά από οικονομικά μπορούν να καταλάβουν τι συμβαίνει στην επιχείρηση.
  ‍
• Η λογιστική παρακολούθηση έγινε πιο απλή. Πλέον, απαιτείται λιγότερος χρόνος για την καταχώριση των πληροφοριών και την ανάλυσή τους.
  ‍

Ο Bohdan Puzansky, οικονομικός διευθυντής, και η επιχειρηματίας Anita Solovei κατάφεραν να λύσουν αποτελεσματικά τα ζητήματα οικονομικής διαχείρισης εφαρμόζοντας το σύστημα Finmap. Το πρόγραμμα τους βοήθησε να οργανώσουν τη λογιστική τους παρακολούθηση, να απλοποιήσουν τις οικονομικές διαδικασίες και να πετύχουν ουσιαστικά αποτελέσματα στον έλεγχο των εξόδων και των εσόδων. Το Finmap βοήθησε την Anita Solovei και την ομάδα της να επικεντρωθούν στην ανάπτυξη της επιχείρησης και στην υλοποίηση νέων ιδεών, εξασφαλίζοντας σταθερότητα και διαφάνεια στις οικονομικές διαδικασίες.

Χάρη στη συστηματοποίηση των οικονομικών δεδομένων και στα πρακτικά εργαλεία οικονομικής διαχείρισης, οι εταιρείες της Anita Solovei μπορούν πλέον να προγραμματίζουν και να ελέγχουν αποτελεσματικά τα έξοδά τους, εξασφαλίζοντας σταθερή οικονομική ανάπτυξη.