4 Unternehmen – ein einheitliches Finanzsystem: Wie Anita Solovey Finmap für effektives Projektmanagement nutzt

Moderne Unternehmen stehen vor zahlreichen Herausforderungen, die oft innovative Lösungen erfordern, um erfolgreich zu sein. Wenn Unternehmer neue Geschäftsfelder oder Projekte starten, wird Finanzmanagement entscheidend, um Stabilität und Wachstum des Unternehmens zu sichern.

In diesem Zusammenhang ist die Erfahrung von Anita Solovei und ihrem Finanzdirektor Bohdan Puzansky besonders spannend. Mithilfe von Finmap haben sie erfolgreich einen systematischen Prozess für das Finanzmanagement eingeführt. In dieser Case Study schauen wir uns im Detail an, wie Finmap dabei geholfen hat, die Herausforderungen der Geschäftserweiterung zu meistern, und welche Ergebnisse im Finanzmanagement erzielt wurden.

Die wichtigsten Geschäftsprojekte von Anita Solovei

Anita Solovei ist Unternehmerin und führt mehrere Unternehmen in unterschiedlichen Bereichen:

1. Instagram-Seite Be My Guest, spezialisiert auf kurzfristige Apartmentvermietung in Kyjiw. So können Touristen und Geschäftsreisende für kurze Zeit in komfortablen Apartments wohnen.
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2. Instagram-Hotel Live.Here.Hotel bietet Gästen gemütliche Zimmer und einen individuellen Ansatz für jeden Kunden – mit besonderem Fokus auf Stil und Atmosphäre.
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3. Online-Camp „The Path of the Orange Blogger“ ist ein Projekt mit Bildungskursen für Blogger und alle, die ihre Online-Präsenz ausbauen möchten.
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4. Instagram-Seite Blog von Anita Solovei, ein persönlicher Blog, auf dem Anita ihre Erfahrungen, Ideen und Tipps mit ihren Followern teilt.

Anita Solovei entwickelt diese Projekte aktiv weiter und verbindet dabei klassische und innovative Ansätze. Dafür braucht es ein effizientes Finanzmanagement und eine präzise Buchführung.

Welche Herausforderungen das Unternehmen hatte

Als Anitas Geschäft wuchs und immer mehr Bereiche dazukamen, stand Bohdan Puzansky, der Finanzdirektor, vor zahlreichen Schwierigkeiten. Anfangs wurde die Finanzbuchhaltung in Excel geführt. Doch mit der Ausweitung der Projekte – sowohl in Offline-Bereichen wie Immobilienvermietung und Mini-Hotel als auch in Online-Aktivitäten wie Bildungsprogrammen und Instagram-Blog – wurde dieser Ansatz ineffizient. Besonders problematisch war die Verwaltung der Ausgaben, da Geld häufig von privaten Karten abging. Das führte zu Datenchaos und erschwerte die Finanzanalyse.

Vor der Pandemie war das Unternehmen stark in der kurzfristigen Vermietung aktiv und verwaltete 60 Apartments. Das erforderte eine tägliche Erfassung großer Mengen an Einnahmen und Ausgaben. Die Pandemie zwang das Team dazu, Prioritäten neu zu setzen: Der Fokus verlagerte sich auf den Blog und Info-Produkte. Dadurch entstanden noch mehr Bereiche, und die Buchhaltung für das 20-köpfige Team wurde komplexer.

Besonderheiten der Projekte

Anita Solovei und ihr Team führen mehrere Geschäftsbereiche, die jeweils eigene Besonderheiten haben:

1. Apartmentvermietung Be My Guest
   Kurzfristige Apartmentvermietung erfordert eine laufende Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben, die sich täglich ändern. Jede Transaktion genau zu erfassen, ist entscheidend, um die Rentabilität jedes Apartments zu verstehen.
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2. Live.Here.Hotel
   Das Hotelgeschäft erfordert nicht nur Finanzmanagement, sondern auch Kundenservice, was die Buchhaltung komplexer macht. Zu den Ausgaben zählen unter anderem Gehälter, Instandhaltung und weitere laufende Betriebskosten.
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3. Online-Kurse
   Bei Online-Kursen müssen Ausgaben für Werbung, Lernplattformen und andere kursbezogene Services sauber strukturiert werden.
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4. Blog von Anita Solovei
   Auch der Blog hat eigene Kosten: Content-Erstellung, Promotion, technische Betreuung und mehr.
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Mit mehreren Geschäftsbereichen entstand der Bedarf, den Prozess zu vereinfachen, denn die Arbeit mit Excel-Tabellen nahm zu viel Zeit in Anspruch. Die große Datenmenge machte es schwer zu erkennen, was im Unternehmen wirklich passierte.

Deshalb sollte Finmap folgende Aufgaben lösen:

• Die Buchhaltung systematisieren, um sowohl das Gesamtbild des Unternehmens als auch die Daten jedes einzelnen Bereichs separat zu sehen.
• Die Buchhaltung vereinfachen und weniger Zeit dafür aufwenden.
• Die Daten visuell aufbereiten, damit man die finanzielle Lage des Unternehmens jederzeit schnell versteht, ohne lange Analysen durchführen zu müssen.

Neue Finanzprinzipien einführen

Bohdan entschied sich sofort dagegen, im Service mehrere Unternehmen anzulegen. Stattdessen wollte er die Buchhaltung in einem Unternehmen führen und sie über Projekte aufteilen. Schließlich handelt es sich im Kern um ein Unternehmen. Es gibt ein gemeinsames Bankkonto, von dem aus Geld auf verschiedene Bereiche verteilt wird.

Deshalb war es praktischer, mehrere Projekte innerhalb eines Unternehmens anzulegen, um zu sehen:

• wie viel Geld das Unternehmen insgesamt hat;
• wie die Finanzströme verteilt sind;
• welcher Bereich gut läuft und welcher nicht.

Bei der ersten Einführung von Finmap 1.0 wurde jedes Apartment im Kurzzeitvermietungsgeschäft als eigenes Projekt angelegt. Am Ende waren es 70 Projekte. Einerseits half das, die Rentabilität jedes einzelnen Apartments zu verfolgen.

Andererseits machte diese Anzahl an Projekten die Buchhaltung komplizierter, weil viele Ausgaben gemeinsam anfielen. Zum Beispiel der Kauf von Handtüchern, Bettwäsche und Reinigungsmitteln. Es gab eine Ausgabe, die aber auf 70 Projekte verteilt werden musste. Deshalb war die erste Nutzung von Finmap ziemlich anspruchsvoll.

Weiterentwicklung der Managementstrategie

Mit Beginn der Pandemie ging die Nachfrage nach Kurzzeitvermietungen deutlich zurück. Anita und Bohdan stellten fest, dass die Effizienz des Geschäfts gesunken war, obwohl der Zeitaufwand weiterhin hoch blieb. Sie entschieden, den Großteil der Apartments langfristig zu vermieten und sich von einem Teil der Immobilien zu trennen. Der Schwerpunkt verlagerte sich auf Bildungskurse und den Blog.

Heute verwaltet Bohdan in Finmap statt 70 nur noch 7 Projekte. Alle Apartments wurden in einem Projekt zusammengefasst, da die meisten langfristig vermietet sind und sich die Daten von Monat zu Monat kaum ändern. Gleichzeitig können sie dank der Möglichkeit, eine Zahlung auf mehrere Projekte aufzuteilen, die Finanzen jedes Apartments weiterhin einzeln steuern. Für die detaillierte Erfassung nutzen sie Tags, sodass Informationen zu jeder Immobilie schnell abrufbar sind.

Kategorien und Zahlungskalender

Bohdan nutzt die Funktion Kategorien in Finmap aktiv, um Ausgaben und Einnahmen den verschiedenen Bereichen des Unternehmens klar zuzuordnen. So kann er Finanzströme einfach strukturieren und Zahlungen trennen, die mit Immobilienverwaltung, Bildungsprojekten oder dem Blog zusammenhängen. Dadurch sieht Bohdan nicht nur das Gesamtbild, sondern kann jeden Geschäftsbereich im Detail analysieren.

Kategorien helfen ihm, schnell zu erkennen, wo sich finanzielle Kennzahlen verändern. So kann er rechtzeitig reagieren und Strategien anpassen. Das ist besonders wichtig, weil die Finanzströme je nach Projekt stark variieren: Immobilien bringen stabile langfristige Einnahmen, während Bildungskurse und der Blog durch Saisonalität oder Marktnachfrage dynamischer schwanken können. Dank dieser finanziellen Struktur fällt es Bohdan leichter, das Unternehmen zu steuern und schnell fundierte Entscheidungen zu treffen. Außerdem nutzt er den Zahlungskalender, um Einnahmen und Ausgaben zu planen. So behält er Zahlungseingänge im Blick und vermeidet Liquiditätslücken.

Es ist sehr praktisch, Zahlungen mit Kategorien zu markieren und zu verfolgen, wohin wie viel Geld fließt. Außerdem sieht man so, wenn bestimmte variable Ausgaben zu fixen Kosten werden – und kann sie künftig im Zahlungskalender einplanen.

Im Zahlungskalender von Finmap lassen sich Einnahmen und Ausgaben planen. Wenn man zukünftige Ausgaben oder Zahlungseingänge hinzufügt, zeigt der Zahlungskalender außerdem, ob genug Geld vorhanden sein wird oder ob das Risiko eines Liquiditätsengpasses besteht.

Finanzbuchhaltung vereinfachen: Bohdans Lifehacks für effektives Finanzmanagement‍

Finanzbuchhaltung kann einschüchternd wirken, besonders wenn sich Projekte und Ausgaben häufen. Bohdan teilt jedoch praktische Lifehacks, die helfen, die Finanzen zu ordnen und unnötigen Stress zu vermeiden:

• Informationen täglich eintragen. Wenn das nicht möglich ist, zumindest Notizen machen – sonst vergisst man Dinge oft schon bis zum Abend desselben Tages.
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• Konten und Karten in Finmap verbinden, damit Transaktionen automatisch erfasst werden.
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• Wenn es mehrere Projekte oder Bereiche gibt, aber dieselben Mitarbeitenden daran arbeiten, ist es besser, Gehälter von den Projekten zu trennen und als eigene Ausgabenkategorie zu führen. Zum Beispiel, wenn es ein Hotel, einen Blog und einen Kurs gibt, aber derselbe Marketer die Social-Media-Kanäle für alle betreut.
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• Wenn man das nicht macht, ist es schwierig, jedes Gehalt korrekt auf alle Projekte zu verteilen. Es nur einem Bereich zuzuordnen, wäre falsch, weil dann ein Projekt die Kosten für alle tragen würde.
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• Nicht zögern, sich an das Support-Team von Finmap zu wenden.
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Transparenz und Kontrolle: Die Ergebnisse der Nutzung von Finmap in Anita Soloveis Unternehmen

Die Einführung von Finmap ermöglichte es Anita Solovei und ihrem Team, ihre Finanzbuchhaltung zu systematisieren und alle Daten an einem Ort zusammenzuführen. Jetzt lassen sich sowohl der gesamte finanzielle Zustand des Unternehmens als auch die Kennzahlen einzelner Projekte bequem verfolgen. Dank Automatisierung und transparenter Berichte ist die Finanzkontrolle deutlich einfacher geworden – und Ausgaben sind viel besser nachvollziehbar.

• Die Finanzbuchhaltung für alle 7 Projekte von Anita Solovei wurde systematisiert. Jetzt befinden sich alle Daten an einem Ort. Man kann bequem sowohl den finanziellen Zustand des gesamten Unternehmens als auch die einzelnen Projekte betrachten.
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• Bohdan kann jederzeit prüfen, wie viel Geld auf jedem Konto und auf jeder Karte liegt. Er muss sich nicht mehr separat in die Online-Banking-Zugänge jeder Bank einloggen. Außerdem ist sofort klar, welcher Betrag auf der Karte zum Unternehmen gehört. Das ist besonders praktisch, wenn Karten sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke genutzt werden.
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• Heute wissen Bohdan und Anita genau, welche Ausgaben sich das Unternehmen leisten kann. Finmap enthält Informationen zu geplanten Ausgaben und zeigt, wie viel Geld aktuell auf den Konten liegt. So lässt sich leicht einschätzen, was am Monatsende übrig bleibt und ob zusätzliche Ausgaben möglich sind.
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• Auch kleine Ausgaben werden jetzt erfasst, zum Beispiel Bankgebühren, die früher wegen ihrer geringen Höhe nicht verfolgt wurden. Über einen Monat oder ein Jahr summieren sie sich jedoch zu erheblichen Kosten.
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• Berichte müssen nicht mehr manuell erstellt werden – Finmap übernimmt die Analyse selbst. Jetzt kann jede berechtigte Person auf das Gesamtbild des Unternehmens zugreifen. Und dank der verständlichen Berichte sehen selbst diejenigen, die sich nicht besonders gut mit Finanzen auskennen, was im Unternehmen passiert.
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• Die Buchhaltung ist einfacher geworden. Für die Eingabe und Analyse von Informationen wird jetzt weniger Zeit benötigt.
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Bohdan Puzansky, der Finanzdirektor, und Unternehmerin Anita Solovei konnten ihre Herausforderungen im Finanzmanagement durch die Einführung von Finmap erfolgreich lösen. Das Programm half ihnen, die Buchhaltung zu organisieren, Finanzprozesse zu vereinfachen und deutliche Fortschritte bei der Kontrolle von Ausgaben und Einnahmen zu erzielen. Finmap unterstützte Anita Solovei und ihr Team dabei, sich auf die Geschäftsentwicklung und die Umsetzung neuer Ideen zu konzentrieren – mit mehr Stabilität und Transparenz in den Finanzprozessen.

Dank der Systematisierung der Finanzdaten und praktischer Tools für das Finanzmanagement können die Unternehmen von Anita Solovei ihre Ausgaben heute effektiv planen und kontrollieren – und so ein stabiles finanzielles Wachstum sicherstellen.