4 entreprises, un seul système financier : comment Anita Solovey utilise Finmap pour piloter efficacement ses projets

Les entreprises d’aujourd’hui font face à de nombreux défis, qui exigent souvent des solutions innovantes pour réussir. Lorsqu’un entrepreneur lance une nouvelle activité ou un nouveau projet, la gestion financière devient essentielle pour garantir la stabilité et la croissance de l’entreprise.

Dans ce contexte, l’expérience d’Anita Solovei et de son directeur financier Bohdan Puzansky est particulièrement intéressante. Grâce à Finmap, ils ont réussi à mettre en place une méthode structurée de gestion financière. Dans cette étude de cas, nous verrons en détail comment Finmap les a aidés à relever les défis liés à l’expansion de leur activité et à obtenir des résultats significatifs en matière de pilotage financier.

Les principaux projets d’Anita Solovei

Anita Solovei est une entrepreneure qui gère plusieurs activités dans des domaines variés :

1. La page Instagram Be My Guest, spécialisée dans la location d’appartements de courte durée à Kyiv, qui permet aux touristes comme aux voyageurs d’affaires de séjourner quelques jours dans des appartements confortables.
   ‍
2. L’hôtel Instagram Live.Here.Hotel propose à ses clients des chambres confortables et une approche personnalisée, avec un accent particulier sur le style et l’atmosphère.
   ‍
3. Le camp en ligne « The Path of the Orange Blogger » est un projet de formations pour les blogueurs et toutes les personnes qui souhaitent développer leur présence en ligne.
   ‍
4. La page Instagram Blog d’Anita Solovei, un blog personnel où Anita partage ses expériences, ses idées et ses conseils avec sa communauté.

Anita Solovei développe activement ces projets en combinant approches traditionnelles et méthodes innovantes, ce qui exige une gestion financière efficace et une comptabilité précise.

Les défis rencontrés par l’entreprise

À mesure que les activités d’Anita se développaient et que les axes se multipliaient, Bohdan Puzansky, le directeur financier, s’est heurté à de nombreuses difficultés. Au départ, le suivi financier se faisait dans Excel. Mais avec l’expansion des projets, mêlant à la fois des activités hors ligne (location immobilière, mini-hôtel) et des activités en ligne (programmes de formation, blog Instagram), cette approche est devenue inefficace. Le suivi des dépenses posait particulièrement problème, car les paiements étaient souvent effectués depuis des cartes personnelles, ce qui créait de la confusion dans les données et compliquait l’analyse financière.

Avant la pandémie, l’entreprise était très active dans la location courte durée, avec 60 appartements en gestion, ce qui nécessitait un suivi quotidien de volumes importants de recettes et de dépenses. La pandémie a obligé l’équipe à revoir ses priorités : l’attention s’est déplacée vers le blog et les produits d’information, augmentant le nombre d’axes d’activité et compliquant la comptabilité pour une équipe de 20 personnes.

Les spécificités des projets

Anita Solovei et son équipe gèrent plusieurs activités, chacune avec ses propres particularités :

1. Location d’appartements Be My Guest
   La location courte durée exige un suivi permanent des recettes et des dépenses, qui changent chaque jour. Une comptabilité précise de chaque transaction est indispensable pour déterminer la rentabilité de chaque appartement.
   ‍
2. Live.Here.Hotel
   L’hôtellerie nécessite non seulement une gestion financière, mais aussi un véritable service client, ce qui complexifie le suivi. Les dépenses peuvent inclure les salaires du personnel, la maintenance et d’autres coûts opérationnels.
   ‍
3. Cours en ligne
   La gestion de formations en ligne suppose de structurer les dépenses liées à la publicité, aux plateformes d’apprentissage et aux autres services nécessaires au bon déroulement des cours.
   ‍
4. Le blog d’Anita Solovei
   Le blog a lui aussi ses propres dépenses : création de contenu, promotion, maintenance technique, etc.
   ‍

Avec l’apparition de plusieurs axes d’activité, il est devenu nécessaire de simplifier le processus, car la gestion des tableaux Excel prenait trop de temps. Le volume important de données rendait difficile la compréhension de ce qui se passait réellement dans l’entreprise.

Les objectifs confiés à Finmap étaient donc les suivants :

• Structurer la comptabilité afin de voir à la fois la situation globale de l’entreprise et les données de chaque activité séparément.
• Simplifier le suivi comptable et y consacrer moins de temps.
• Rendre les données visuelles, pour comprendre rapidement la situation financière de l’entreprise à tout moment, sans passer des heures à analyser les chiffres.

Mettre en place de nouveaux principes financiers

Bohdan a tout de suite choisi de ne pas créer plusieurs sociétés dans l’outil, mais de tenir la comptabilité dans une seule entreprise, en la divisant par Projets. Après tout, l’entreprise reste une seule entité. Il existe un compte bancaire principal, à partir duquel l’argent est réparti entre les différentes activités.

Il était donc plus pratique de créer plusieurs projets au sein d’une même entreprise pour voir :

• combien d’argent l’entreprise possède au total ;
• comment les flux financiers se répartissent ;
• quelle activité fonctionne bien, et laquelle fonctionne moins bien.

Lors de la première mise en place de Finmap 1.0, chaque appartement de l’activité de location courte durée a été créé comme un projet distinct. Au total, cela représentait 70 projets. D’un côté, cela permettait de suivre la rentabilité de chaque appartement.

De l’autre, un tel nombre de projets compliquait la comptabilité, car de nombreuses dépenses étaient communes. Par exemple, l’achat de serviettes, de linge de lit ou de produits d’entretien. Il n’y avait qu’une seule dépense, mais il fallait la répartir entre 70 projets. La première utilisation de Finmap a donc été assez exigeante.

L’évolution des stratégies de gestion

Avec le début de la pandémie, la demande pour les locations courte durée a fortement baissé. Anita et Bohdan ont constaté que l’efficacité de l’activité diminuait, alors que le temps consacré restait important. Ils ont donc décidé de louer la plupart des appartements sur de longues durées et de se séparer d’une partie des biens. L’attention principale s’est déplacée vers les formations en ligne et le blog.

Aujourd’hui, Bohdan gère 7 projets dans Finmap, au lieu de 70. Tous les appartements ont été regroupés dans un seul projet, car la plupart sont désormais loués sur le long terme et les données changent peu d’un mois à l’autre. En revanche, grâce à la possibilité de répartir un même paiement entre plusieurs projets, l’équipe peut toujours piloter efficacement les finances de chaque appartement individuellement. Les tags sont utilisés pour un suivi détaillé, ce qui permet de consulter rapidement les informations relatives à chaque bien.

Catégories et calendrier de paiement

Bohdan utilise activement la fonctionnalité Catégories de Finmap pour répartir clairement les dépenses et les revenus entre les différents aspects de l’entreprise. Cette fonctionnalité lui permet de structurer facilement les flux financiers, en séparant les paiements liés à la gestion immobilière, aux projets éducatifs et au blog. Grâce à cela, Bohdan voit non seulement la situation globale, mais peut aussi analyser en détail chaque activité.

Les catégories l’aident à repérer rapidement où les performances financières évoluent, afin de réagir sans attendre et d’ajuster les stratégies. C’est particulièrement important, car les flux financiers peuvent varier fortement d’un projet à l’autre : l’immobilier génère des revenus long terme relativement stables, tandis que les formations en ligne et le blog peuvent évoluer plus rapidement selon la saisonnalité ou la demande du marché. Avec une organisation financière aussi claire, Bohdan pilote plus facilement l’entreprise et prend rapidement des décisions éclairées. Il utilise également le Calendrier de paiement pour planifier les revenus et les dépenses, ce qui l’aide à suivre les entrées d’argent et à éviter les trous de trésorerie.

Il est très pratique de les associer à des catégories et de suivre précisément où l’argent est dépensé. Cela permet aussi de remarquer quand certaines dépenses variables deviennent récurrentes, afin de les planifier ensuite dans le Calendrier de paiement.

Dans le Calendrier de paiement de Finmap, il est possible de planifier les revenus et les dépenses. De plus, si vous ajoutez des dépenses ou des encaissements à venir, le Calendrier de paiement indique si la trésorerie sera suffisante ou s’il existe un risque de déficit de trésorerie.

Comment simplifier la comptabilité financière : les astuces de Bohdan pour une gestion efficace‍

La comptabilité financière peut sembler intimidante, surtout lorsque les projets et les dépenses s’accumulent. Pourtant, Bohdan partage des astuces concrètes pour mieux organiser les finances et éviter le stress inutile :

• Saisissez les informations tous les jours. Si ce n’est pas possible, prenez au moins des notes ; sinon, on oublie certaines choses dès le soir même.
  ‍

• Connectez vos comptes et vos cartes dans Finmap afin que les transactions soient enregistrées automatiquement.
  ‍

• Si vous avez plusieurs projets ou activités, mais que les mêmes collaborateurs travaillent dessus, il vaut mieux sortir les salaires des projets et en faire une catégorie de dépenses séparée. Par exemple, si vous avez un hôtel, un blog et une formation, mais que le même marketeur gère les réseaux sociaux des trois.
  ‍
• Si vous ne le faites pas, il devient difficile de répartir chaque salaire entre tous les projets. Et l’imputer à une seule activité n’est pas juste, car un seul projet supporterait les coûts pour tous.
  ‍
• N’hésitez pas à contacter l’équipe support de Finmap.
  ‍

Transparence et contrôle : les résultats de l’utilisation de Finmap dans l’entreprise d’Anita Solovei

La mise en place de Finmap a permis à Anita Solovei et à son équipe de structurer leur comptabilité financière en regroupant toutes les données au même endroit. Il est désormais pratique de suivre à la fois la situation financière globale de l’entreprise et les indicateurs de chaque projet. Grâce à l’automatisation et à des rapports transparents, le contrôle financier est devenu beaucoup plus simple, et les dépenses bien plus lisibles.

• La comptabilité financière des 7 projets d’Anita Solovei est désormais structurée. Toutes les données sont au même endroit. Il est pratique de consulter aussi bien la situation financière de l’ensemble de l’entreprise que les informations propres à chaque projet.
  ‍
• À tout moment, Bohdan peut vérifier combien d’argent se trouve sur chaque compte et sur chaque carte. Il n’a plus besoin de se connecter séparément aux espaces personnels de chaque banque. En plus, il voit immédiatement quelle part de l’argent disponible sur une carte appartient à l’entreprise. C’est particulièrement pratique lorsque certaines cartes servent à la fois à des besoins professionnels et à des dépenses personnelles.
  ‍
• Aujourd’hui, Bohdan et Anita savent exactement quelles dépenses l’entreprise peut se permettre. Finmap contient les informations sur les dépenses prévues et les montants actuellement disponibles sur les comptes. Il est facile d’estimer ce qu’il restera à la fin du mois et s’il est possible de financer une dépense supplémentaire.
  ‍
• Les petites dépenses sont désormais prises en compte, comme les frais bancaires, qui n’étaient pas suivis auparavant parce que les montants semblaient insignifiants. Mais sur un mois ou sur une année, elles finissent par représenter des coûts importants.
  ‍
• Les rapports n’ont plus besoin d’être préparés manuellement : le programme Finmap effectue l’analyse tout seul. Désormais, toute personne concernée peut accéder à la vue d’ensemble de l’entreprise. Et grâce à la clarté des rapports, même les personnes qui ne sont pas expertes en finance peuvent comprendre ce qui se passe dans l’activité.
  ‍
• La comptabilité est devenue plus simple. Il faut désormais moins de temps pour saisir les informations et les analyser.
  ‍

Bohdan Puzansky, directeur financier, et l’entrepreneure Anita Solovei ont réussi à résoudre leurs problématiques de gestion financière en mettant en place le système Finmap. L’outil leur a permis d’organiser leur comptabilité, de simplifier les processus financiers et d’obtenir des résultats concrets dans le contrôle des dépenses et des revenus. Finmap a aidé Anita Solovei et son équipe à se concentrer sur le développement de l’entreprise et la mise en œuvre de nouvelles idées, tout en garantissant stabilité et transparence dans les processus financiers.

Grâce à la structuration des données financières et à des outils pratiques de gestion financière, les entreprises d’Anita Solovei peuvent désormais planifier et contrôler efficacement leurs dépenses, tout en assurant une croissance financière stable.