4 biznesy – jeden system finansowy: jak Anita Solovey wykorzystuje Finmap do efektywnego zarządzania projektami

Współczesny biznes staje przed licznymi wyzwaniami, które często wymagają innowacyjnych rozwiązań, by osiągnąć sukces. Gdy przedsiębiorcy uruchamiają nowe przedsięwzięcia lub projekty, zarządzanie finansami staje się kluczowe dla zapewnienia stabilności i wzrostu firmy.

W tym kontekście szczególnie interesujące jest doświadczenie Anity Solovey i jej dyrektora finansowego Bohdana Puzanskiego. Dzięki Finmap udało im się wdrożyć systematyczny proces zarządzania finansami. W tym case study szczegółowo przyjrzymy się temu, jak Finmap pomógł poradzić sobie z wyzwaniami związanymi z rozwojem biznesu i jakie znaczące rezultaty udało się osiągnąć w zarządzaniu finansami.

Kluczowe projekty biznesowe Anity Solovey

Anita Solovey to przedsiębiorczyni, która prowadzi kilka biznesów w różnych dziedzinach:

1. Strona na Instagramie Be My Guest, specjalizująca się w krótkoterminowym wynajmie mieszkań w Kijowie, dzięki czemu turyści i osoby podróżujące służbowo mogą zatrzymać się w komfortowych mieszkaniach na krótki czas.
   ‍
2. Hotel na Instagramie Live.Here.Hotel oferuje gościom komfortowe pokoje i indywidualne podejście do każdego klienta, stawiając na styl i atmosferę.
   ‍
3. Kurs online „Ścieżka Pomarańczowego Blogera” to projekt oferujący kursy edukacyjne dla blogerów i osób, które chcą rozwijać swoją obecność w sieci.
   ‍
4. Strona na Instagramie Blog Anity Solovey, osobisty blog, na którym Anita dzieli się ze swoimi obserwatorami doświadczeniami, pomysłami i poradami.

Anita Solovey aktywnie rozwija te projekty, łącząc tradycyjne i innowacyjne podejścia, co wymaga sprawnego zarządzania finansami i precyzyjnej księgowości.

Wyzwania, przed którymi stanął biznes

W miarę jak biznes Anity rósł, a liczba kierunków się zwiększała, Bohdan Puzansky, dyrektor finansowy, napotykał liczne trudności. Początkowo księgowość finansowa prowadzona była w Excelu. Jednak wraz z rozwojem projektów obejmujących zarówno kierunki offline (wynajem nieruchomości, mini-hotel), jak i działania online (programy edukacyjne, blog na Instagramie), podejście to przestało się sprawdzać. Szczególnie problematyczne było zarządzanie wydatkami, ponieważ środki często pobierano z prywatnych kart, co powodowało bałagan w danych i utrudniało analizę finansową.

Przed pandemią biznes aktywnie zajmował się krótkoterminowym wynajmem nieruchomości, zarządzając 60 mieszkaniami, co wymagało codziennego rozliczania dużych wolumenów przychodów i wydatków. Pandemia wymusiła przewartościowanie priorytetów – uwaga skupiła się na blogu i produktach informacyjnych, co zwiększyło liczbę kierunków i skomplikowało księgowość dla 20-osobowego zespołu.

Specyfika projektów

Anita Solovey i jej zespół prowadzą kilka biznesów, z których każdy ma swoją specyfikę:

1. Wynajem mieszkań Be My Guest
   Krótkoterminowy wynajem mieszkań wymaga stałego śledzenia przychodów i wydatków, które zmieniają się codziennie. Dokładne rozliczanie każdej transakcji jest kluczowe, by określić rentowność każdego mieszkania.
   ‍
2. Live.Here.Hotel
   Biznes hotelowy wymaga nie tylko zarządzania finansami, ale też obsługi klienta, co komplikuje księgowość. Wydatki mogą obejmować wynagrodzenia personelu, utrzymanie i inne koszty operacyjne.
   ‍
3. Kursy online
   Prowadzenie kursów online wymaga usystematyzowania wydatków na reklamę, platformy edukacyjne i inne usługi związane z kursem.
   ‍
4. Blog Anity Solovey
   Blog również ma swoje wydatki: tworzenie treści, promocję, obsługę techniczną itd.
   ‍

Wraz z pojawieniem się kilku kierunków pojawiła się potrzeba uproszczenia procesu, ponieważ zarządzanie arkuszami Excel zaczęło zajmować zbyt dużo czasu. Duża ilość danych utrudniała zrozumienie, co naprawdę dzieje się w biznesie.

Dlatego przed Finmap postawiono następujące zadania:

• Usystematyzować księgowość, aby widzieć całościowy obraz biznesu oraz dane dla każdego kierunku osobno.
• Uprościć księgowość i poświęcać jej mniej czasu.
• Uczynić dane wizualnymi, aby w każdej chwili można było szybko zrozumieć sytuację finansową biznesu bez tracenia czasu na analizę.

Ustanowienie nowych zasad finansowych

Bohdan od razu zdecydował, by nie tworzyć w serwisie kilku firm, lecz prowadzić księgowość w jednej, dzieląc ją na Projekty. W końcu firma jest zasadniczo jedna. Istnieje wspólne konto bankowe, z którego pieniądze rozdzielane są na różne kierunki.

Dlatego wygodniej było utworzyć kilka projektów w ramach jednej firmy, aby widzieć:

• ile pieniędzy ma biznes ogółem;
• jak rozkładają się przepływy finansowe;
• który kierunek działa dobrze, a który nie.

Przy pierwszym wdrożeniu Finmap 1.0 każde mieszkanie w biznesie krótkoterminowego wynajmu stało się osobnym projektem. Ostatecznie powstało 70 projektów. Z jednej strony pomogło to śledzić rentowność każdego mieszkania.

Z drugiej strony taka liczba projektów komplikowała księgowość, ponieważ wydatki były często wspólne. Na przykład zakup ręczników, pościeli i środków czystości. Był to jeden wydatek, ale trzeba go było rozdzielić na 70 projektów. Dlatego pierwsze korzystanie z Finmap było dość wymagające.

Ewolucja strategii zarządzania

Wraz z początkiem pandemii popyt na wynajem krótkoterminowy znacząco spadł. Anita i Bohdan zauważyli, że efektywność biznesu spadła, choć nakład czasu pozostawał wysoki. Podjęto decyzję, by większość mieszkań wynająć na długi termin, a część nieruchomości porzucić. Główny nacisk przesunął się na kursy edukacyjne i blog.

Teraz Bohdan zarządza 7 projektami w Finmap zamiast 70. Wszystkie mieszkania połączono w jeden projekt, ponieważ większość z nich wynajmowana jest długoterminowo, a dane niewiele się zmieniają z miesiąca na miesiąc. Jednak dzięki możliwości podziału jednej płatności na kilka projektów, mogą oni skutecznie zarządzać finansami każdego mieszkania z osobna. Tagi wykorzystywane są do szczegółowej ewidencji, co pozwala szybko sprawdzić informacje o każdej nieruchomości.

Kategorie i Kalendarz Płatności

Bohdan aktywnie korzysta z funkcji Kategorii w Finmap, aby precyzyjnie rozdzielać wydatki i przychody między różnymi obszarami biznesu. Ta funkcja pozwala mu łatwo strukturyzować przepływy finansowe, oddzielając płatności związane z zarządzaniem nieruchomościami, projektami edukacyjnymi i blogiem. Dzięki temu Bohdan widzi nie tylko całościowy obraz, ale też może szczegółowo analizować każdy kierunek biznesu.

Kategorie pomagają mu szybko zauważyć, gdzie zachodzą zmiany w wynikach finansowych, co pozwala szybko reagować i korygować strategię. Jest to szczególnie ważne, ponieważ przepływy finansowe mogą się znacznie różnić w poszczególnych projektach: nieruchomości zapewniają stabilny, długoterminowy dochód, podczas gdy kursy edukacyjne i blog mogą podlegać bardziej dynamicznym zmianom związanym z sezonowością czy popytem rynkowym. Dzięki takiej organizacji finansów Bohdanowi łatwiej jest zarządzać biznesem i szybko podejmować przemyślane decyzje. Korzysta też z Kalendarza Płatności, by planować przychody i wydatki, co pomaga śledzić wpływy gotówkowe i unikać luk płynności.

Bardzo wygodnie jest oznaczać je kategoriami i śledzić, ile pieniędzy jest wydawane i na co. Pomaga to również zauważyć, kiedy niektóre wydatki zmienne stają się stałe, dzięki czemu można je zaplanować w Kalendarzu Płatności na przyszłość.

W Kalendarzu Płatności w Finmap można planować Przychody i Wydatki. Co więcej, jeśli dodasz przyszłe wydatki lub wpływy, Kalendarz Płatności pokaże, czy pieniędzy wystarczy, czy istnieje ryzyko luki gotówkowej.

Jak uprościć księgowość finansową: lifehacki Bohdana dotyczące skutecznego zarządzania finansami‍

Księgowość finansowa może wydawać się przytłaczającym zadaniem, zwłaszcza gdy przybywa projektów i wydatków. Jednak Bohdan dzieli się praktycznymi lifehackami, które pomagają usprawnić finanse i uniknąć zbędnego stresu:

• Wprowadzaj informacje codziennie. Jeśli nie jest to możliwe, przynajmniej rób notatki – w przeciwnym razie zapomina się o sprawach nawet do wieczora tego samego dnia.
  ‍

• Podłącz konta i karty w Finmap, aby transakcje wprowadzały się automatycznie.
  ‍

• Jeśli masz kilka projektów lub kierunków, ale pracują w nich ci sami pracownicy, lepiej wydzielić wynagrodzenia z projektów i uczynić je osobną kategorią wydatków. Na przykład, jeśli masz hotel, blog i kurs, a ten sam marketer zajmuje się mediami społecznościowymi dla wszystkich z nich.
  ‍
• Jeśli tego nie zrobisz, trudno będzie przypisać każde wynagrodzenie do wszystkich projektów. A przypisanie go tylko do jednego kierunku jest błędem, ponieważ jeden projekt poniósłby koszty za wszystkich.
  ‍
• Nie wahaj się kontaktować z zespołem wsparcia Finmap.
  ‍

Przejrzystość i kontrola: rezultaty korzystania z Finmap w biznesie Anity Solovey

Wdrożenie Finmap pozwoliło Anicie Solovey i jej zespołowi usystematyzować księgowość finansową, łącząc wszystkie dane w jednym miejscu. Teraz wygodnie jest śledzić zarówno ogólną sytuację finansową biznesu, jak i wskaźniki poszczególnych projektów. Dzięki automatyzacji i przejrzystym raportom kontrola finansowa stała się znacznie prostsza, a wydatki — bardziej zrozumiałe.

• Księgowość finansowa wszystkich 7 projektów Anity Solovey została usystematyzowana. Teraz wszystkie dane znajdują się w jednym miejscu. Wygodnie jest przeglądać zarówno informacje o kondycji finansowej całego biznesu, jak i osobno dla każdego projektu.
  ‍
• W każdej chwili Bohdan może sprawdzić, ile pieniędzy znajduje się na każdym koncie i każdej karcie. Nie musi już osobno logować się do kont osobistych w każdym banku. Dodatkowo od razu widać, ile pieniędzy na karcie należy do biznesu. Jest to szczególnie wygodne, gdy karty są używane zarówno do celów biznesowych, jak i prywatnych.
  ‍
• Teraz Bohdan i Anita dokładnie wiedzą, na jakie wydatki może sobie pozwolić biznes. Finmap ma informacje o planowanych wydatkach oraz o tym, ile pieniędzy jest obecnie na kontach. Łatwo ocenić, co zostanie na koniec miesiąca i czy stać ich na coś dodatkowego.
  ‍
• Teraz uwzględniane są nawet drobne wydatki, takie jak opłaty bankowe, które wcześniej nie były śledzone, bo kwoty były niewielkie. Jednak w ciągu miesiąca czy roku sumują się w spore koszty.
  ‍
• Raportów nie trzeba już tworzyć ręcznie — program Finmap sam wykonuje analizę. Teraz każdy, kto potrzebuje, może uzyskać dostęp i zobaczyć pełny obraz firmy. A dzięki przejrzystości raportów nawet osoby niezbyt obeznane w finansach mogą zobaczyć, co dzieje się w biznesie.
  ‍
• Księgowość stała się prostsza. Teraz mniej czasu poświęca się na wprowadzanie i analizowanie informacji.
  ‍

Bohdan Puzansky, dyrektor finansowy, oraz przedsiębiorczyni Anita Solovei zdołali skutecznie rozwiązać problemy z zarządzaniem finansami, wdrażając system Finmap. Program ten pozwolił im zorganizować księgowość, uprościć procesy finansowe i osiągnąć znaczące rezultaty w kontroli wydatków i przychodów. Finmap pomógł Anicie Solovei i jej zespołowi skupić się na rozwoju biznesu i wdrażaniu nowych pomysłów, zapewniając stabilność i przejrzystość procesów finansowych.

Dzięki usystematyzowaniu danych finansowych i wygodnym narzędziom do zarządzania finansami, firmy Anity Solovei mogą teraz skutecznie planować i kontrolować swoje wydatki, zapewniając stabilny wzrost finansowy.