4 vállalkozás – egyetlen egységes pénzügyi rendszer: hogyan használja Anita Solovey a Finmapet a hatékony projektmenedzsmenthez

A modern vállalkozásoknak számos kihívással kell szembenézniük, amelyek sikeres kezeléséhez gyakran innovatív megoldásokra van szükség. Amikor egy vállalkozó új üzletágat vagy projektet indít, a pénzügyi irányítás kulcsfontosságúvá válik ahhoz, hogy biztosítsa a cég stabilitását és növekedését.

Ebben a kontextusban különösen érdekes Anita Solovei és pénzügyi igazgatója, Bohdan Puzansky tapasztalata. A Finmap segítségével sikeresen rendszerszintű pénzügyi menedzsmentfolyamatot vezettek be. Ebben az esettanulmányban részletesen megnézzük, hogyan segített a Finmap kezelni az üzleti növekedésből fakadó kihívásokat, és hogyan sikerült látványos eredményeket elérni a pénzügyi irányításban.

Anita Solovei fő üzleti projektjei

Anita Solovei olyan vállalkozó, aki több üzletet vezet különböző területeken:

1. A Be My Guest Instagram-oldal, amely rövid távú kijevi apartmankiadással foglalkozik, így turisták és üzleti utazók kényelmes lakásokban szállhatnak meg rövidebb időre.
   ‍
2. A Live.Here.Hotel Instagram-hotel kényelmes szobákat és személyre szabott hozzáállást kínál a vendégeknek, külön hangsúlyt fektetve a stílusra és a hangulatra.
   ‍
3. A „The Path of the Orange Blogger” online tábor egy olyan projekt, amely oktatási kurzusokat kínál bloggereknek és azoknak, akik szeretnék fejleszteni online jelenlétüket.
   ‍
4. Az Anita Solovei blogja Instagram-oldal, Anita személyes blogja, ahol tapasztalatait, ötleteit és tanácsait osztja meg követőivel.

Anita Solovei aktívan fejleszti ezeket a projekteket, miközben ötvözi a hagyományos és az innovatív megközelítéseket. Ehhez hatékony pénzügyi menedzsmentre és pontos nyilvántartásra van szükség.

Milyen kihívásokkal szembesült a vállalkozás?

Ahogy Anita vállalkozása növekedett, és egyre több irányba bővült, Bohdan Puzansky pénzügyi igazgatónak számos nehézséggel kellett megküzdenie. Kezdetben a pénzügyi nyilvántartás Excelben zajlott. A projektek bővülésével azonban — amelyek egyszerre fedtek le offline területeket (ingatlan-bérbeadás, mini-hotel) és online tevékenységeket (oktatási programok, Instagram-blog) — ez a megoldás egyre kevésbé működött. Különösen a kiadások kezelése okozott gondot, mert a pénzt gyakran magánkártyákról költötték el, ami összekeverte az adatokat, és megnehezítette a pénzügyi elemzést.

A pandémia előtt a vállalkozás aktívan foglalkozott rövid távú lakáskiadással: 60 apartmant kezeltek, ami naponta nagy mennyiségű bevétel és kiadás rögzítését igényelte. A járvány miatt újra kellett gondolniuk a prioritásokat: a fókusz a blogra és az infotermékekre került át, ami tovább növelte az irányok számát, és a 20 fős csapat számára még összetettebbé tette a könyvelést.

A projektek sajátosságai

Anita Solovei és csapata több vállalkozást kezel, mindegyiknek megvannak a maga sajátosságai:

1. Be My Guest apartmankiadás
   A rövid távú apartmankiadásnál folyamatosan követni kell a naponta változó bevételeket és kiadásokat. Minden tranzakció pontos rögzítése kulcsfontosságú ahhoz, hogy lássák az egyes lakások jövedelmezőségét.
   ‍
2. Live.Here.Hotel
   A szállodai üzletág nemcsak pénzügyi menedzsmentet, hanem vendégkiszolgálást is igényel, ami tovább bonyolítja a nyilvántartást. A költségek között szerepelhetnek munkabérek, karbantartás és egyéb működési költségek.
   ‍
3. Online kurzusok
   Az online kurzusok működtetéséhez rendszerezni kell a hirdetési, oktatási platformokkal kapcsolatos és egyéb szolgáltatási költségeket.
   ‍
4. Anita Solovei blogja
   A blognak is megvannak a saját kiadásai: tartalomgyártás, promóció, technikai fenntartás és így tovább.
   ‍

Amikor több üzletág is megjelent, egyre sürgetőbbé vált a folyamat egyszerűsítése, mert az Excel-táblák kezelése túl sok időt vitt el. A nagy adatmennyiség miatt nehéz volt átlátni, mi történik valójában a vállalkozásban.

Ezért a Finmap előtt a következő feladatok álltak:

• Rendszerezni a nyilvántartást, hogy látható legyen a teljes üzleti kép, valamint külön-külön az egyes területek adatai.
• Egyszerűsíteni az adminisztrációt, és kevesebb időt tölteni vele.
• Átláthatóvá tenni az adatokat, hogy bármikor gyorsan megérthető legyen a vállalkozás pénzügyi helyzete, hosszas elemzés nélkül.

Új pénzügyi alapelvek kialakítása

Bohdan már az elején úgy döntött, hogy nem hoz létre több külön céget a rendszerben, hanem egyetlen vállalkozáson belül vezeti a nyilvántartást, Projektekre bontva. Hiszen a cég lényegében egy. Van egy közös bankszámla, ahonnan a pénz a különböző üzletágak között oszlik meg.

Ezért kényelmesebb volt egy cégen belül több projektet létrehozni, hogy lássák:

• mennyi pénze van összesen a vállalkozásnak;
• hogyan oszlanak meg a pénzáramlások;
• melyik üzletág működik jól, és melyik nem.

A Finmap 1.0 első bevezetésekor a rövid távú lakáskiadási üzletágban minden apartman külön projektként szerepelt. Így végül 70 projekt jött létre. Ez egyrészt segített követni az egyes lakások jövedelmezőségét.

Másrészt ennyi projekt már bonyolította a nyilvántartást, mert sok költség közös volt. Ilyen például a törölközők, ágyneműk és takarítószerek beszerzése. Egyetlen kiadás keletkezett, de azt 70 projekt között kellett szétosztani. Emiatt a Finmap első használata meglehetősen nagy kihívást jelentett.

A menedzsmentstratégia fejlődése

A pandémia kezdetével jelentősen visszaesett a rövid távú kiadások iránti kereslet. Anita és Bohdan látták, hogy a vállalkozás hatékonysága csökkent, miközben az időráfordítás továbbra is magas maradt. Úgy döntöttek, hogy a legtöbb lakást hosszú távra adják ki, és az ingatlanok egy részét elengedik. A fő fókusz az oktatási kurzusokra és a blogra került át.

Most Bohdan 7 projektet kezel a Finmap rendszerében a korábbi 70 helyett. Az összes apartmant egy projektbe vonták össze, mert a legtöbbet hosszú távra adják ki, és az adatok hónapról hónapra nem változnak jelentősen. Ugyanakkor annak köszönhetően, hogy egy fizetés több projekt között is felosztható, továbbra is hatékonyan tudják kezelni az egyes lakások pénzügyeit külön-külön. A részletes nyilvántartáshoz címkéket használnak, amelyekkel gyorsan áttekinthetők az egyes ingatlanokra vonatkozó információk.

Kategóriák és fizetési naptár

Bohdan aktívan használja a Kategóriák funkciót a Finmapben, hogy átláthatóan ossza fel a kiadásokat és bevételeket a vállalkozás különböző területei között. Ez a funkció segít neki könnyen strukturálni a pénzáramlásokat, és elkülöníteni az ingatlankezeléshez, az oktatási projektekhez és a bloghoz kapcsolódó fizetéseket. Így Bohdan nemcsak az összképet látja, hanem részletesen elemezni tudja az egyes üzletágakat is.

A Kategóriák segítenek gyorsan felismerni, hol változik a pénzügyi teljesítmény, így időben tud reagálni és módosítani a stratégiát. Ez különösen fontos, mert az egyes projektek pénzáramlása nagyon eltérő lehet: az ingatlanok stabil, hosszú távú bevételt hoznak, míg az oktatási kurzusok és a blog esetében a szezonalitás vagy a piaci kereslet miatt dinamikusabb változások jelentkezhetnek. Az ilyen pénzügyi rendszerezettségnek köszönhetően Bohdan könnyebben irányítja a vállalkozást, és gyorsabban hoz megalapozott döntéseket. Emellett a Fizetési naptárt is használja a bevételek és kiadások tervezésére, ami segít követni a pénzbeáramlást és elkerülni a likviditási hiányokat.

Nagyon kényelmes kategóriákkal jelölni a tételeket, és követni, mire mennyi pénz megy el. Ez abban is segít, hogy időben észrevegyék, amikor bizonyos változó költségek fix költséggé válnak, így a jövőre nézve be lehet tervezni őket a Fizetési naptárba.

A Finmap Fizetési naptárában bevételeket és kiadásokat lehet tervezni. Ráadásul ha előre rögzíted a várható kiadásokat vagy beérkező összegeket, a Fizetési naptár megmutatja, elegendő lesz-e a pénz, vagy fennáll-e a cash gap, vagyis a likviditási hiány kockázata.

Hogyan egyszerűsíthető a pénzügyi nyilvántartás: Bohdan tippjei a hatékony pénzügyi menedzsmenthez‍

A pénzügyi nyilvántartás elsőre ijesztő feladatnak tűnhet, különösen akkor, amikor a projektek és a kiadások elkezdenek felhalmozódni. Bohdan azonban gyakorlati tippeket oszt meg, amelyek segítenek rendet tenni a pénzügyekben és elkerülni a felesleges stresszt:

• Rögzítsd az adatokat naponta. Ha ez nem megy, legalább jegyzetelj, mert különben már aznap estére is könnyű elfelejteni a részleteket.
  ‍

• Kösd össze a számlákat és kártyákat a Finmapben, hogy a tranzakciók automatikusan bekerüljenek a rendszerbe.
  ‍

• Ha több projekted vagy üzletágad van, de ugyanazok az emberek dolgoznak bennük, érdemes a béreket külön kezelni a projektektől, és önálló költségkategóriát létrehozni nekik. Például ha van egy hoteled, egy blogod és egy kurzusod, de ugyanaz a marketinges kezeli mindegyik közösségi médiáját.
  ‍
• Ha ezt nem választod szét, nehéz lesz minden bért arányosan hozzárendelni az összes projekthez. Csak egyetlen üzletághoz kötni pedig félrevezető, mert akkor egy projekt viselné az összes költséget.
  ‍
• Ne habozz kapcsolatba lépni a Finmap ügyfélszolgálatával.
  ‍

Átláthatóság és kontroll: milyen eredményeket hozott a Finmap Anita Solovei vállalkozásában?

A Finmap bevezetése lehetővé tette Anita Solovei és csapata számára, hogy rendszerezzék a pénzügyi nyilvántartást, és minden adatot egy helyre gyűjtsenek. Most már kényelmesen követhető a vállalkozás teljes pénzügyi helyzete és az egyes projektek mutatói is. Az automatizációnak és az átlátható riportoknak köszönhetően a pénzügyi kontroll sokkal egyszerűbb lett, a kiadások pedig érthetőbbé váltak.

• Anita Solovei mind a 7 projektjének pénzügyi nyilvántartása rendszerezetté vált. Most minden adat egy helyen van. Könnyű áttekinteni a teljes vállalkozás pénzügyi állapotát, és külön-külön az egyes projektek adatait is.
  ‍
• Bohdan bármikor ellenőrizni tudja, mennyi pénz van az egyes számlákon és kártyákon. Már nem kell külön belépnie minden bank online felületére. Ráadásul azonnal látszik, hogy a kártyán lévő pénzből mennyi tartozik a vállalkozáshoz. Ez különösen hasznos akkor, ha vannak olyan kártyák, amelyeket üzleti és magáncélokra is használnak.
  ‍
• Most Bohdan és Anita pontosan tudják, milyen kiadásokat engedhet meg magának a vállalkozás. A Finmap tartalmazza a tervezett kiadásokat és az aktuális számlaegyenlegeket. Könnyű felmérni, mennyi marad a hónap végén, és belefér-e valamilyen extra költés.
  ‍
• Most már a kisebb kiadások is bekerülnek a nyilvántartásba, például a banki díjak, amelyeket korábban nem követtek, mert egyenként jelentéktelennek tűntek. Egy hónap vagy egy év alatt azonban ezek komoly költséggé állhatnak össze.
  ‍
• A riportokat már nem kell kézzel elkészíteni — a Finmap program önállóan elvégzi az elemzést. Most bárki, akinek szüksége van rá, hozzáférhet és láthatja a vállalat teljes képét. A riportok átláthatóságának köszönhetően pedig még azok is értik, mi történik a vállalkozásban, akik nem mozognak otthonosan a pénzügyekben.
  ‍
• A nyilvántartás egyszerűbb lett. Kevesebb idő megy el az adatok rögzítésére és elemzésére.
  ‍

Bohdan Puzansky pénzügyi igazgató és Anita Solovei vállalkozó a Finmap rendszer bevezetésével sikeresen megoldották pénzügyi menedzsmenttel kapcsolatos problémáikat. A program segített rendszerezni a nyilvántartást, egyszerűsíteni a pénzügyi folyamatokat, és jelentős eredményeket elérni a kiadások és bevételek kontrolljában. A Finmap lehetővé tette Anita Solovei és csapata számára, hogy az üzlet fejlesztésére és új ötletek megvalósítására koncentráljanak, miközben a pénzügyi folyamatokban megmaradt a stabilitás és az átláthatóság.

A pénzügyi adatok rendszerezésének és a pénzügyi menedzsmentet támogató kényelmes eszközöknek köszönhetően Anita Solovei cégei ma már hatékonyan tudják tervezni és kontrollálni kiadásaikat, biztosítva a stabil pénzügyi növekedést.