4 negocios, un solo sistema financiero: cómo Anita Solovey usa Finmap para gestionar proyectos con eficacia

Las empresas modernas se enfrentan a numerosos desafíos que, para superarse con éxito, a menudo exigen soluciones innovadoras. Cuando los emprendedores lanzan nuevos negocios o proyectos, la gestión financiera se vuelve clave para garantizar la estabilidad y el crecimiento de la empresa.

En este contexto, la experiencia de Anita Solovei y su director financiero, Bohdan Puzansky, resulta especialmente interesante. Con la ayuda de Finmap, lograron implantar un proceso sistemático de gestión financiera. En este caso práctico, analizamos en detalle cómo Finmap les ayudó a afrontar los retos derivados de la expansión del negocio y a conseguir resultados importantes en la gestión financiera.

Principales proyectos empresariales de Anita Solovei

Anita Solovei es una emprendedora que gestiona varios negocios en distintos sectores:

1. Página de Instagram Be My Guest, especializada en el alquiler de apartamentos por días en Kyiv, para que turistas y personas de negocios puedan alojarse durante estancias cortas en apartamentos cómodos.
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2. Hotel en Instagram Live.Here.Hotel, que ofrece a sus huéspedes habitaciones confortables y una atención personalizada, con especial énfasis en el estilo y la atmósfera.
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3. Campamento online "El camino del blogger naranja", un proyecto con cursos formativos para bloggers y para quienes quieren desarrollar su presencia online.
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4. Página de Instagram Blog de Anita Solovei, un blog personal donde Anita comparte experiencias, ideas y consejos con sus seguidores.

Anita Solovei desarrolla activamente estos proyectos combinando enfoques tradicionales e innovadores, lo que requiere una gestión financiera eficiente y una contabilidad precisa.

Retos a los que se enfrentaba el negocio

A medida que el negocio de Anita crecía y aumentaban las líneas de actividad, Bohdan Puzansky, el director financiero, empezó a encontrarse con muchas dificultades. Al principio, la contabilidad financiera se llevaba en Excel. Sin embargo, con la expansión de proyectos que abarcaban tanto actividades offline (alquiler de inmuebles, mini hotel) como actividades online (programas formativos, blog de Instagram), este enfoque dejó de ser eficiente. La gestión de gastos resultaba especialmente problemática, ya que a menudo se pagaba desde tarjetas personales, lo que mezclaba los datos y complicaba el análisis financiero.

Antes de la pandemia, el negocio se centraba activamente en el alquiler de inmuebles por días y gestionaba 60 apartamentos, lo que exigía registrar a diario un gran volumen de ingresos y gastos. La pandemia obligó a replantear prioridades: el foco se desplazó hacia el blog y los infoproductos, aumentando el número de líneas de negocio y complicando la contabilidad para un equipo de 20 personas.

Particularidades de los proyectos

Anita Solovei y su equipo gestionan varios negocios, cada uno con sus propias características:

1. Alquiler de apartamentos Be My Guest
   El alquiler de apartamentos por días requiere un seguimiento constante de ingresos y gastos, que cambian a diario. Llevar un registro exacto de cada transacción es fundamental para determinar la rentabilidad de cada apartamento.
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2. Live.Here.Hotel
   El negocio hotelero requiere no solo gestión financiera, sino también atención al cliente, lo que hace la contabilidad más compleja. Los gastos pueden incluir salarios del personal, mantenimiento y otros costes operativos.
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3. Cursos online
   La gestión de cursos online exige ordenar los gastos de publicidad, plataformas de aprendizaje y otros servicios vinculados al curso.
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4. Blog de Anita Solovei
   El blog también tiene sus propios gastos: creación de contenido, promoción, mantenimiento técnico, etc.
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Con la aparición de varias líneas de negocio, surgió la necesidad de simplificar el proceso, porque gestionar hojas de cálculo de Excel empezaba a consumir demasiado tiempo. La gran cantidad de datos dificultaba entender qué estaba ocurriendo realmente en el negocio.

Por eso, se plantearon las siguientes tareas para Finmap:

• Sistematizar la contabilidad para ver la imagen global del negocio y los datos de cada línea por separado.
• Simplificar la contabilidad y dedicarle menos tiempo.
• Hacer que los datos fueran visuales, de modo que en cualquier momento se pudiera entender rápidamente la situación financiera del negocio sin invertir tiempo en análisis.

Nuevos principios financieros

Bohdan decidió desde el principio no crear varias empresas dentro del servicio, sino llevar la contabilidad en una sola, dividiéndola por Proyectos. Al fin y al cabo, la empresa es esencialmente una. Existe una cuenta bancaria general desde la que el dinero se distribuye entre las distintas líneas.

Por eso resultaba más cómodo crear varios proyectos dentro de una misma empresa para ver:

• cuánto dinero tiene el negocio en total;
• cómo se distribuyen los flujos financieros;
• qué línea funciona bien y cuál no.

En la primera implementación de Finmap 1.0, cada apartamento del negocio de alquiler por días se creó como un proyecto independiente. En total, terminaron siendo 70 proyectos. Por un lado, esto ayudaba a controlar la rentabilidad de cada apartamento.

Por otro lado, esa cantidad de proyectos complicaba la contabilidad, porque muchos gastos eran compartidos. Por ejemplo, la compra de toallas, ropa de cama y productos de limpieza. Había un solo gasto, pero debía repartirse entre 70 proyectos. Por eso, el primer uso de Finmap fue bastante desafiante.

Evolución de las estrategias de gestión

Con el inicio de la pandemia, la demanda de alquileres por días cayó de forma significativa. Anita y Bohdan vieron que la eficiencia del negocio había bajado, aunque la dedicación seguía siendo alta. Decidieron alquilar la mayoría de los apartamentos a largo plazo y prescindir de parte de los inmuebles. El foco principal pasó a estar en los cursos formativos y el blog.

Ahora, Bohdan gestiona 7 proyectos en Finmap en lugar de 70. Todos los apartamentos se agruparon en un solo proyecto, ya que la mayoría se alquilan a largo plazo y los datos apenas cambian de un mes a otro. Aun así, gracias a la posibilidad de dividir un pago entre varios proyectos, pueden gestionar eficazmente las finanzas de cada apartamento por separado. Para llevar un registro más detallado utilizan etiquetas, lo que permite consultar rápidamente la información de cada inmueble.

Categorías y calendario de pagos

Bohdan utiliza activamente la funcionalidad de Categorías en Finmap para asignar con claridad gastos e ingresos a las distintas áreas del negocio. Esta función le permite estructurar fácilmente los flujos financieros, separando los pagos relacionados con la gestión inmobiliaria, los proyectos educativos y el blog. Gracias a ello, Bohdan no solo ve la imagen general, sino que también analiza en detalle cada línea de negocio.

Las Categorías le ayudan a detectar rápidamente dónde se producen cambios en los resultados financieros, lo que le permite reaccionar a tiempo y ajustar la estrategia. Esto es especialmente importante porque los flujos financieros pueden variar mucho entre proyectos: el sector inmobiliario aporta ingresos estables a largo plazo, mientras que los cursos formativos y el blog pueden registrar cambios más dinámicos por la estacionalidad o la demanda del mercado. Con esta organización financiera, a Bohdan le resulta más fácil gestionar el negocio y tomar decisiones bien fundamentadas con rapidez. También utiliza el Calendario de pagos para planificar ingresos y gastos, lo que ayuda a controlar las entradas de dinero y evitar desfases de liquidez.

Es muy cómodo marcarlos con categorías y seguir cuánto dinero se gasta y en qué. Esto también ayuda a detectar cuándo algunos gastos variables pasan a ser fijos, para poder planificarlos en el Calendario de pagos de cara al futuro.

En el Calendario de pagos de Finmap, se pueden planificar Ingresos y Gastos. Además, si añades gastos o cobros futuros, el Calendario de pagos mostrará si habrá dinero suficiente o si existe riesgo de un desfase de caja.

Cómo simplificar la contabilidad financiera: los trucos de Bohdan para una gestión eficaz‍

La contabilidad financiera puede parecer una tarea abrumadora, sobre todo cuando se acumulan proyectos y gastos. Sin embargo, Bohdan comparte trucos prácticos que ayudan a ordenar las finanzas y evitar estrés innecesario:

• Introduce la información a diario. Pero si no puedes, al menos toma notas; de lo contrario, incluso esa misma tarde ya se te habrán olvidado cosas.
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• Conecta cuentas y tarjetas en Finmap para que las transacciones se registren automáticamente.
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• Si tienes varios proyectos o líneas de negocio, pero en ellos trabajan los mismos empleados, es mejor separar los salarios de los proyectos y convertirlos en una categoría de gasto aparte. Por ejemplo, si tienes un hotel, un blog y un curso, pero el mismo especialista en marketing gestiona las redes sociales de todos ellos.
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• Si no se hace así, resulta difícil repartir cada salario entre todos los proyectos. Y asignarlo a una sola línea tampoco es correcto, porque un proyecto asumiría los costes de todos.
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• No dudes en contactar con el equipo de soporte de Finmap.
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Transparencia y control: resultados de usar Finmap en el negocio de Anita Solovei

La implementación de Finmap permitió a Anita Solovei y a su equipo sistematizar la contabilidad financiera y reunir todos los datos en un solo lugar. Ahora es cómodo seguir tanto el estado financiero general del negocio como los indicadores de cada proyecto. Gracias a la automatización y a los informes transparentes, el control financiero se ha vuelto mucho más sencillo y los gastos, más comprensibles.

• La contabilidad financiera de los 7 proyectos de Anita Solovei quedó sistematizada. Ahora todos los datos están en un solo lugar. Es cómodo consultar tanto la información sobre la situación financiera de todo el negocio como la de cada proyecto por separado.
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• En cualquier momento, Bohdan puede comprobar cuánto dinero hay en cada cuenta y en cada tarjeta. Ya no necesita entrar por separado en las bancas online de cada entidad. Además, se ve de inmediato cuánto dinero de la tarjeta pertenece al negocio. Esto resulta especialmente práctico cuando hay tarjetas que se usan tanto para el negocio como para gastos personales.
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• Ahora, Bohdan y Anita saben exactamente qué gastos puede permitirse el negocio. Finmap contiene información sobre los gastos previstos y sobre cuánto dinero hay actualmente en las cuentas. Es fácil calcular qué quedará al final del mes y si pueden destinar dinero a algo adicional.
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• Ahora también se registran gastos pequeños, como las comisiones bancarias, que antes no se controlaban porque las cantidades parecían insignificantes. Sin embargo, a lo largo de un mes o un año se convierten en costes importantes.
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• Ya no hace falta preparar informes manualmente: el programa Finmap realiza el análisis por sí solo. Ahora cualquier persona que lo necesite puede acceder y ver la imagen completa de la empresa. Y gracias a la claridad de los informes, incluso quienes no entienden mucho de finanzas pueden ver qué está pasando en el negocio.
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• La contabilidad se ha vuelto más sencilla. Ahora se dedica menos tiempo a introducir información y analizarla.
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Bohdan Puzansky, director financiero, y la emprendedora Anita Solovei lograron resolver con éxito sus retos de gestión financiera al implementar el sistema Finmap. Esta herramienta les permitió ordenar la contabilidad, simplificar los procesos financieros y conseguir resultados importantes en el control de gastos e ingresos. Finmap ayudó a Anita Solovei y a su equipo a centrarse en el desarrollo del negocio y en poner en marcha nuevas ideas, garantizando estabilidad y transparencia en los procesos financieros.

Gracias a la sistematización de los datos financieros y a herramientas cómodas de gestión financiera, las empresas de Anita Solovei ahora pueden planificar y controlar sus gastos de forma eficaz, asegurando un crecimiento financiero estable.