Бизнесте ақшаны басқару шын мәнінде нені білдіреді (және неге көптеген иелер төрт деңгейдің үшеуін елеусіз қалдырады)

«Бір сұрақ қоюыма бола ма?» — дедім мен оған. «Қазір барлық бизнес шоттарыңда жалпы қанша қолма-қол ақша бар?» Ол сәл үнсіз қалды. «Шамамен 600. Мүмкін 800. Тексеріп көру керек шығар».

Ол электронды коммерция бизнесін жүргізеді. Жылдық айналым: 8 200 000 ₴. Бес қызметкер. Бес жыл жұмыс тәжірибесі. Кез келген бизнес-сауаттылық өлшемі бойынша ол бұл сұраққа үш секундта жауап бере алуы керек еді. Бірақ бере алмады.

Бұл оның немқұрайлы болғанынан емес еді. Керісінше — ол өткен айдың айналымын соңғы гривнясына дейін айта алды. Жарнама науқанынан сатып алуға дейінгі конверсия деңгейін білді. Ең көп сатылатын үш тауарын және олардың пайда мөлшерін атай алды.

Ал қолма-қол ақша ше? Ақшаны «тексеріп көру керек» болды.

Бұл бір ғана кәсіпкер туралы әңгіме емес. Бұл мен өсіп келе жатқан украин бизнестерінде ең жиі кездестіретін үлгі — және ол соншалықты кең тараған бір түсінбеушілікті көрсетеді, соғаны көптеген иелердің өздері де байқамайды. Ол түсінбеушілік мынада: олар банк шотының қалдығына қарауды «ақшаны басқару» деп есептейді. Бірақ бұл олай емес.

Бұл мақала бизнесте ақшаны басқарудың нақты нені білдіретіні туралы — және көптеген иелердің өздері байқамай өткізіп жіберетін төрт деңгейі туралы.

Парадокс: айналым көрінеді, ал ақша — жоқ

Бизнес жүргізгенде барлық назар айналымға түседі. Ол үшін арнайы дашбордтар бар. Бухгалтерлер оны ай сайын есеп береді. Инвесторлар сол туралы сұрайды. Бухгалтеріңіз пайда-шығын есебін дәл сол айналымға негіздеп құрады.

Қолма-қол ақшаға дерлік ешкім назар аудармайды. Көптеген иелер күніне бір рет банк шотына көз жүгіртіп, көңіл-күйі жақсарады немесе нашарлайды да, жұмысын жалғастыра береді.

Бұл — керісінше болу керек жайт. Айналым — бизнесіңіз сізге айтып отырған әңгіме. Ал қолма-қол ақша — шындық. Жылдық айналымы 8 млн ₴ болатын, бірақ әр айдың соңында шотында небәрі 80 000 ₴ қалатын бизнес — салауатты бизнес емес, ол бір төлемнің кешігуінен дағдарысқа түсетін бизнес. Ал айналымы 3 млн ₴ болғанымен, шотында тұрақты түрде 500 000 ₴ сақталып, ай сайын өсіп отыратын бизнес — барлық маңызды тұрғыдан алғанда әлдеқайда салауатты.

Иелердің мұны керісінше түсінуінің себебі — құрылымда жатыр. Айналым есеп беруге ыңғайлы бір таза сан түрінде келеді. Ал қолма-қол ақша алты шотқа, төрт валютаға, екі төлем жүйесіне, бір кассаға және «бизнес борышы» деп саналатын жеке несие картасына бөлініп жатады. Мұнда бір таза сан жоқ — сондықтан көптеген иелер оны қадағалап отыруды тоқтата салады.

Тұзақ дәл осында. Қолма-қол ақшаны өлшейтін адам ғана оны басқара алады. Өлшемейтін адамды ол әрқашан таңқалдырады.

Ақшаны басқарудың төрт деңгейі

Нақты ақша басқарудың төрт деңгейі бар. Дерлік әр бизнес 1-деңгейде сенімді түрде тұр, 2-деңгейде қалай-солай әрекет етеді, 3-деңгейге дерлік ешқашан жетпейді, ал 4-деңгейді тек «сезіммен» басқарады.

1-деңгей — Көрінімділік. Сіз қазір барлық ақшаңыздың қайда екенін 2% дәлдікпен шынымен білесіз бе? Әр шотта, әр әмиянда, әр ұсақ шығын кассасында, әр төлем жүйесінің қалдығында? Бұл — негіз. Онсыз басқа ештеңе жұмыс істемейді. Көптеген иелер негізгі шоттарын білетіндіктен өздерінде толық көрінімділік бар деп ойлайды. Олар долларлық жарнама шотын, еуролық жеткізушілерге алдын ала төлеу шотын, төлем жүйесіндегі «қалқымалы» қаражатты, ұсақ кассадағы ақшаны ұмытып кетеді. Нақты жалпы сома әдетте олар болжағаннан 15–25%-ға өзгеше болып шығады.

2-деңгей — Бөлу. Барлық ақшаны көре алғаннан кейін, оның қайда кететінін бақылай аласыз ба? Операциялық шығындарға — X%. Салық резервіне — Y%. Иесінің дивидендіне — Z%. Маркетингке белгіленген бюджет. Тауар қорын толтыруға шек қойылған. Бұл бухгалтердің түсінігіндегі «бюджеттеу» емес — бұл әр гривняға ол шоттан шықпас бұрын нақты міндет беру. 1-деңгейде қалып қойған иелер шығынды реактивті жасайды (шоттар қаншаны талап етсе, соншаны). 2-деңгейдегі иелер шығынды алдын ала жоспар бойынша жасайды.

3-деңгей — Болжау. 30, 60, 90 күннен кейін қанша қолма-қол ақшаңыз болатынын болжай аласыз ба? Болжау 2-деңгейді статикалық бюджеттен тірі жоспарға айналдырады. Ол алдағы дебиторлық қарыздарды, жеткізушілерге күтілетін төлемдерді, жалақы циклдерін, салық мерзімдерін, ақпандағы маусымдық құлдырауды ескереді. 3-деңгейдегі иелер жақсы да, нашар да айларға таңғалуды тоқтатады. Олар екеуіне де дайындала бастайды.

4-деңгей — Шешімдер. Шешім қабылдағанда — біреуді жұмысқа алу, жабдық сатып алу, жаңа клиентпен келісімшартқа отыру, бағаны көтеру — сіз алдымен ақшаға тигізетін әсерін модельдейсіз бе, әлде шешім қабылдап, үміттенесіз бе? 4-деңгейде ақшаны басқару операциялық емес, стратегиялық тәртіпке айналады. «Бізде бұған қаражат жете ме?» деген сұрақ енді «90 күндік ақша болжамымызды ескергенде, жұмысқа алудың ең қолайлы аптасы қашан?» деген сұраққа айналады.

Көптеген бизнестер 1,5-деңгейде жұмыс істейді. Оларда белгілі бір көрінімділік бар, бірақ толық емес. Бөлу туралы жалпы түсінігі бар, бірақ оны іс жүзінде сақтамайды. Мүлдем болжам жасамайды. Шешімдерді сезіммен қабылдап, кейін оны ақтап шығады.

1,5-деңгейден 4-деңгейге көшетін иелер әдетте мұны бір драмалық қадаммен емес, тоқсан сайын бір деңгейді ретімен енгізу арқылы жасайды. Алдымен көрінімділікті реттейді. Содан кейін бөлуді орнатады. Одан кейін болжам жасай бастайды. Ең соңында шешім қабылдау тәсілін өзгертеді.

Сіздің бір деңгейде тұрып қалғаныңыздың белгілері

Әр деңгейдің өз белгісі бар. Егер төмендегілердің үшеуін немесе одан көбін өз бизнесіңізден таныса, сіз сол деңгейде тұрып қалғансыз.

1-деңгейде тұрып қалу (көрінімділік жоқ):

• 30 секундта жалпы қолма-қол ақша қалдығыңызды 50 000 ₴ дәлдікпен айта алмайсыз
• Ұмытып кеткен шоттан шығып кеткен төлем сізді «таңқалдырады»
• Бухгалтердің айлық есебі — сіз біріктірілген сандарды сол айда алғаш рет көретін сәт
• «Ыңғайлы болу үшін» бизнесіңіз үшін пайдаланатын жеке картаңыз бар

2-деңгейде тұрып қалу (бөлу жоқ):

• Сіздің «бюджетіңіз» кез келген адам ашып көре алатын құжатта емес, тек басыңызда өмір сүреді
• «Бізде бұған, шамасы, қаражат бар шығар» деген сөйлем аптасына бір реттен жиі айтылады
• Салық төлемдері әр тоқсанда бір мерзімде болатынына қарамастан, әрқашан күтпеген жайт сияқты сезіледі
• Иесінің дивидендтері белгіленген кесте бойынша емес, «ақша болғанда» ғана беріледі

3-деңгейде тұрып қалу (болжам жоқ):

• «Бұл ай ауыр болды» деген сөз сізді жылына бір реттен жиі таңғалдырады
• Әлсіз айдың басталғанын оның ішінде білесіз, одан 30 күн бұрын емес
• Келесі 60 күнді модельдемей, тек «қазір ақша жеткілікті» деген негізде жаңа міндеттемелер аласыз
• «Ең үлкен клиентіміз келесі ай төлемін 30 күнге кешіктірсе ше?» деген сценарийді ешқашан модельдеген емессіз

4-деңгейде тұрып қалу (қаржы деректерін стратегиялық пайдаланбау):

• Жұмысқа алу шешімдері «дұрыс сияқты көрінгенде» қабылданып, кейін ақталады
• Жаңа жабдық сатып алу сіз болжамаған уақытша қолма-қол ақша тапшылығын тудырады
• Баға өзгерістері маржа есептеуіне емес, «сезімге» негізделіп жасалады
• Соңғы 12 айдағы шешімдеріңіздің қолма-қол ақша тұрғысынан қанша тұрғанын айта алмайсыз

Бұл тізімнің мақсаты ешкімді жаман сезіндіру емес. Мақсат — айналымы 3 млн ₴-ден асатын көптеген бизнестерде толығымен жетіспейтін кемінде бір деңгей бар екенін көрсету — және ол әдетте 3-деңгей болып шығады.

Айналымы 8,2 млн ₴ кәсіпкер үшін не өзгерді

Мақаланың басындағы кәсіпкерге қайта оралайық. Сол әңгімеден кейін ол шешім қабылдады: тоқсан сайын бір жетіспейтін деңгейді 1-деңгейден бастап енгізу.

Бірінші тоқсан — көрінімділік. Ол әр шотты картаға түсірді: гривнялық операциялық шот, гривнялық жинақ шоты, жарнамаға арналған долларлық шот, еуропалық жеткізушілерге арналған еуролық шот, қоймадағы касса, төлем жүйесіндегі «қалқымалы» қаражат, жеткізушілерге алдын ала төлемдер. Барлығы — тоғыз шот. Оның бұрынғы түсінігі: «үш немесе төрт». Ол барлық шоттардың қалдығын жинайтын бір ортақ дашборд орнатты. Ол алғаш рет толық деректермен жүктелгенде, біріктірілген сома оның болжағанынан 312 000 ₴-ге көп болып шықты — бұл ақша ол ұмытып кеткен екі шотта тұрып қалған екен.

Екінші тоқсан — бөлу. Барлық ақшаны көре алғаннан кейін, ол оның қайда кететініне құрылым енгізді. Бизнеске түскен әр төлем (ойша және аударымдар арқылы) бес «себетке» бөлінді: операциялық (60%), салық резерві (12%), тауар қорын толтыру қоры (15%), иесінің дивиденді (10%), стратегиялық резерв (3%). Стратегиялық резерв алты айда 0 ₴-ден 185 000 ₴-ге дейін өсті — бұл бұрын ешбір мақсатсыз «операциялыққа» сіңіп кете беретін ақша еді.

Үшінші тоқсан — болжау. Ол 90 күндік жылжымалы ақша болжамын енгізді. Апта сайын 20 минуттық шолу. Болжам оның басқа жағдайда нақты уақытта ғана білетін мәселесін алдын ала анықтады: тамыз айы қолма-қол ақша тапшылығына түсетін еді, өйткені 8 тамызда ірі жеткізушіден жеткізу түсуі керек болатын (380 мың ₴), ал ең үлкен көтерме сатып алушысы 25 тамызда 30 күндік мерзіммен төлейтін еді. Мұны шілденің басында біле отырып, ол үш нәрсе жасады — жеткізушіден 14 күндік мерзім алды, көтерме клиенттен тамыз үшін ерте төлеу жеңілдігін сұрады және ай бойы операциялық шотта көбірек ақша ұстады. Тамыз айы дүрбелеңсіз, тыныш плюспен аяқталды.

Төртінші тоқсан — шешімдер. Енді әрбір маңызды шешім «бұл 90 күндік болжамда қалай көрінеді?» деген сүзгіден өтеді. Ол екінші маркетологты қарашада жалдады — алғашында қалаған қазанда емес, өйткені қазан айының болжамы тартылып тұрған еді, ал қараша айының екінші аптасында болжам жеңілдегенде. Дәл сол себеппен ол жабдық сатып алуды алты аптаға кейінге қалдырды. Бұл шешімдердің ешқайсысы шектеу сияқты сезілмеді — олар негізделген таңдау сияқты сезілді.

Он екі айдан кейін бизнестің айналым қарқыны бұрынғыдай қалды (жылдық шамамен 12% өсім, бұрынғысынша), бірақ ақшамен қарым-қатынасы мүлдем басқаша болды. Ай соңындағы қолма-қол ақша қалдығы орта есеппен 940 000 ₴ болды, бұл жүйе енгізілгенге дейінгі 260 000 ₴ орташа көрсеткіштен әлдеқайда жоғары. Өткен жылы бұрын қысқа мерзімді несие алуға мәжбүр ететін екі күтпеген шығын енді стратегиялық резервтен стресссіз төленді. Ал «қазір қанша қолма-қол ақшаң бар?» деген сұраққа ол екі секундта жауап береді.

Айналым өзгерген жоқ. Оған деген көзқарас өзгерді.

Иелерді тоқтатып тұратын мифтер

Басқа жағынан ақылды кәсіпкерлерді 1,5-деңгейде ұстап тұратын үш миф бар.

Бірінші миф: «Мұны менің бухгалтерім жасайды».

Бухгалтеріңіз салықтық сәйкестікпен, есеп берумен және бухгалтерлік есеппен айналысады. Бұл ақшаны басқарудан мүлдем басқа сала. Бухгалтер сізге не болғаны туралы айлық есеп береді. Ал ақшаны басқару не болатыны туралы — және бұл сізден талап етіледі, олардан емес.

Екінші миф: «Біз үлкейгенде нағыз жүйе орнатамын».

1,5-деңгей тұзағы масштаб өскен сайын жақсармайды, керісінше нашарлайды. Бөлу тәртібі жоқ 3 млн ₴ бизнес бөлу тәртібі жоқ 10 млн ₴ бизнеске айналады, тек шоттар саны 4 есе көбейеді. Деңгейді енгізудің дұрыс уақыты — оның жоқ екенін байқаған тоқсан.

Үшінші миф: «Ақшаны басқару — қаржыгерлердің ісі».

Бұл деңгейдегі ақшаны басқару — бухгалтерлік есеп емес. Бұл бизнесті жақсы жүргізудің операциялық тәртібі. Төрт деңгейді түсінетін және іске асыратын жаңадан бастаған кәсіпкер оларды ешқашан құрмаған отыз жылдық тәжірибесі бар ветераннан жоғары нәтиже көрсетеді. Бұл — математикалық емес, шешім қабылдау дағдысы.

Тақырып негізі: Шағын бизнестегі қаржыны басқару: өз басыңыз жеткіліксіз болғанда