Шағын бизнесте қаржыны басқару: барлығын жадыда ұстау мүмкін болмай қалғанда

«Бес жыл бойы бизнесті өз басымда жүргіздім. Бәрін білетінмін. Бизнес соған жетерлік шағын еді. Содан кейін мен білмейтін бір сейсенбі келді — және білмегенімнің құны сол аптада-ақ көрінді.»

Алты қызметкері бар, айналымы ₴2,2 млн болатын, үшінші жылын аяқтап келе жатқан шағын мамандандырылған бизнестің негізін қалаушы «бәрін өз басымда ұстаймын» деген тәсілдің аяқталған сәтін баяндады.

Бес жыл бойы ол ақшаны көптеген шағын бизнес иелері сияқты басқарды. Телефоннан банк шотының қалдығын күн сайын тексеретін. Шоттарды келген бойда төлейтін. Жалақыны бухгалтер есептейтін. Пайда мен шығын есебі тоқсан сайын жасалатын. Кім оған қанша борышты екенін жадында ұстайтын. Бұл жұмыс істейтін. Бизнес соған жетерлік шағын болатын.

Сосын бір сейсенбі келді. Осы аптада төлейді деп ойлаған екі клиент төлемеді. Ұмытып кеткен жеткізушінің шотының мерзімі сәрсенбіге дейін екен. Бухгалтер есепке алынбаған салық төлемі туралы хабарласты. Жалақыны жұма күні беру керек еді. Мұның әрқайсысы жеке алғанда дағдарыс емес еді. Бәрі бірге жиналғанда дағдарысқа айналды — өйткені бұлардың ешқайсысы бір жерде тұрмағандықтан, олардың бір-біріне қалай әсер ететінін көру мүмкін болмады.

Ол сол аптаны әрең өткізді. Содан кейін бизнесіне бұрыннан керек болған нәрсені — нақты қаржы басқармасын — орнату үшін отырды.

Бұл мақала дәл сол өтпелі кезең туралы — «шағын бизнес» иесі қаржыны басында ұстай алатындай шағын болған кез қашан аяқталады және одан кейін не орнату керек екені туралы.

Қайшылық: иесінің басы — ең жақсы жүйе, бірақ уақытша ғана

Шағын бизнестің алғашқы жылында иесінің басы қаржыны басқарудың нақ өзі дұрыс жүйесі болып табылады. Небәрі 2 клиент бар. 1 банк шоты. Айына 6 жазылым. Иесі оның бәрін біледі, өйткені бәрін өзі баптаған. Мұндай күрделілік деңгейіне «жүйе» орнатудың шығыны жай ғана есте сақтаудан қымбатырақ түседі.

Дамып келе жатқан бизнестің 2–3-жылдығына қарай бұл жағдай өзгереді. Клиенттер саны 8–10-ға жетеді. Жазылымдар 30-дан асады. Бірнеше банк шоты. Бірнеше қызметкердің жалақысы. Салық мерзімдері. Әртүрлі жеткізушілер. 6-шы айда жұмыс істеген ойдағы модель 30-шы айда бірте-бірте әлсірейді. Иесі мұны бәрі бір нүктеде тоғысатын сейсенбіге дейін байқамайды.

Бұл шектеу айналым мөлшеріне емес, күрделілікке байланысты. Айналымы ₴1,5 млн, тұрақты 1 клиенті және 1 өнім бағыты бар бизнес иесінің басында толық сыяды. Ал сол айналымдағы, бірақ 12 клиенті, 3 қызмет бағыты, әртүрлі валютасы және 4 қызметкері бар бизнес — мүлдем сыймайды.

Жалпы негіз — басқарушылық есептің нақты не екені — тірек мақалада → Басқарушылық есеп түсіндірмесі.

Жадыдағы модельден асып кеткеніңіздің бес белгісі

Біріншісі — соңғы алты айда тұрақты төлемді ұмытып қалдыңыз. Есіңізден шыққан жазылым, күтпеген жерден шыққан салық төлемі, назардан тыс қалған жеткізуші шоты. Бұл — жадыдағы модель деректерді жоғалта бастағанының белгісі.

Екіншісі — «барлық шоттарда қанша қолма-қол ақшамыз бар» деген сұраққа 30 секундта жауап бере алмадыңыз. ₴100 мың дәлдікпен емес, ₴10 мың дәлдікпен. Егер жауап табу үшін төрт бағдарламаны ашып, қолмен қосу керек болса — шекарадан асып кеткенсіз.

Үшіншісі — бухгалтердің айлық есебі сізді жылына бір реттен жиі, оң немесе теріс жағынан таңғалдырады. «Ойлағаннан көп тапқан екенбіз» немесе «ойлағаннан аз тапқан екенбіз» деген таңданыс күнделікті ойдағы бейнеңіздің шындықтан алшақтап кеткенін көрсетеді. Жылына бір рет — қалыпты жайт. Тоқсан сайын болса — бұл дабыл.

Төртіншісі — қаржылық әсерін дәл білмегендіктен шешім қабылдауды кейінге қалдырдыңыз. Жұмысқа алу шегерілді. Жабдық сатып алу туралы ұзақ ойландыңыз. Серіктестікке бармадыңыз. Мұндай кідірістер — қаржыны толық басқармаудың жасырын құны, әрі олар жинала береді.

Бесіншісі — соңғы 12 айда салық төлемі сізді таңғалдырды. Салық мерзімдері жария, алдын ала белгілі және күнтізбеде бір жыл бұрын жоспарланады. Осы жерде таңдану — қаржыны басқарудағы үлкенірек олқылықтың алғашқы белгісі.

Егер соңғы 6 айда осылардың үшеуі немесе одан көбі орын алса, сіз ойдағы модельден асып кеткенсіз. Мақаланың басындағы сейсенбі бәрібір келеді, тек қашан болатыны ғана белгісіз.

Шағын бизнес деңгейінде «қаржыны басқару» деген не?

Шағын бизнестегі қаржыны басқару ірі корпорациялардағыдай күрделі болудың қажеті жоқ. Ол жеңіл, бірақ тұрақты түрде төрт нәрсені қамтуы керек. Біріншісі — қолма-қол ақшаны көру. Ақша жатқан барлық жерлердің апта сайын жаңартылатын жиынтық көрінісі. Банк шоттарының қалдықтары, төлем жүйелеріндегі қаражат, кассадағы қолма-қол ақша. Тек негізгі шот емес.

Екіншісі — төлем күнтізбесі. Алдағы 14–30 күнге күтілетін түсімдер мен төлемдердің көрінісі. Иесіне қай күндер тар болатынын, қай күндер бос екенін көрсетеді. Төлем күнтізбесі туралы мақала →

Үшіншісі — қарапайым пайда-шығын есебі. Ай сайын, қажет болғанша бөлшектеп (клиент, өнім бағыты немесе қызмет бойынша). Күрделі болудың қажеті жоқ. Тек «пайдамыз шын мәнінде қайдан келеді?» деген сұраққа жауап беруі керек.

Төртіншісі — тоқсан сайынғы «денсаулық тексеруі». Үш сұрақ: жұмсағаннан көп табамыз ба және қаншаға көп? пайда қайдан келеді? шығындар құрылымында назар аударатын өзгеріс бар ма? Әр үш айда жарты сағат, оған қоса жылына бір рет толық қайта қарауға бір сағат.

Бар болғаны осы. Төрт жеңіл құрам бөлігі. Оларды жүргізуге айына 4–6 сағат кетеді. Олар сол «сейсенбіні» болдырмайды және бизнесті өсіретін шешімдерді көрсетеді.

Оны қалай орнату керек (жеңіл 30 күндік жоспар)

1-ші апта. Ақша жатқан барлық шоттарды тізіп шығыңыз. Жиынтық көрініс жасаңыз (кесте немесе платформа арқылы). «Қанша қолма-қол ақшамыз бар?» деген сұраққа 30 секундта жауап бере алатын деңгейге жетіңіз.

2-ші апта. 30 күндік төлем күнтізбесін жасаңыз. Күтілетін түсімдерді (сенімділік деңгейімен) және міндетті төлемдерді (маңыздылығымен) тізіңіз. Тар күндерді анықтаңыз. Мүмкіндігінше мерзімдерді қайта келісіңіз.

3-ші апта. Өткен тоқсанға бөлшектелген пайда-шығын есебін жасаңыз. Клиент немесе өнім бойынша — қайсысы пайдалы болса. Сандар сізді таңғалдырады.

4-ші апта. Айына 30 минуттық тұрақты тәртіп орнатыңыз: 15 минут күнтізбені жаңартуға, 15 минут пайда-шығын есебін қарауға. Мұны әр ай сайын бір мезгілге жоспарлаңыз.

30 күннен кейін сізде нағыз басқару жүйесі пайда болады. Бухгалтер өз жұмысын жалғастыра береді. Ал сіз бәрін басыңызда алып жүруді тоқтатасыз.

📌 Шағын бизнес үшін жеңіл қаржы басқармасының қалай жұмыс істейтінін көріңіз — қолма-қол ақшаны көру, төлем күнтізбесі, қарапайым пайда-шығын есебі, тоқсан сайынғы тексеру — барлығы бір жүйеде. 20 минуттық Finmap демосын брондаңыз. Finmap демосын брондау →

Related topics: Ақша ағынындағы алшақтық: оны қалай анықтап, қалай болдырмауға болады · Шағын бизнестің қаржылық моделі: ол не және оны қалай құру керек