Аптасына 14 сағат «қаржыны қадағалады» — дегенмен тосыннан тап болды

«Банк қосымшасын электрондық поштадан да жиі ашатын едім. Әр жеткізушіге төлемді, әр клиенттің шотын, апта сайынғы қалдықты біліп отырдым — сонда да қыркүйекте бізді қиынға салған 280 000 ₴ тесігін көрмей қалдым.»

Ол IT-консалтинг қызметін көрсететін компанияны басқарады. Алты жыл жұмыс істеп келеді. Ұжымында он екі адам. Жылдық айналымы: ₴6 000 000. Сырттан қарасаң — тұрақты клиент базасы бар сәтті компания.

Оның өз есебі бойынша, күнделікті қаржыны бақылауға шамамен екі сағат жұмсайды. Таңертең — банк қосымшасы. Түскі үзілісте — кестені қарап шығу. Ұйықтар алдында — қалдыққа жылдам көз салу. Демалыс күндері — басында есептеп отыру. Барлығы: аптасына шамамен 14 сағат — жарты штаттық жұмысқа тең уақыт — «қаржыны қарап отыруға» кетеді.

Ал өткен жылы қыркүйектің аяғында ол 280 000 ₴ қаржы тапшылығын байқамай, оны 30 күн бұрын көре алмады. Ірі клиенттердің бірі төлемін 6 аптаға кешіктірді. Екі жаңа келісім тамыздан қазанға ауысты. ЄСВ төлеу мерзімі жетті. Бұл жағдайлардың бәрі шілденің ортасында-ақ көрінуі керек еді. Бірақ оның аптасына 14 сағаты қарап отыруға, ал бақылауға емес жұмсалды — осы екі сөздің айырмашылығы — бұл мақаланың негізгі тақырыбы.

Бұл қайшылық жайсыз көрінеді. Қаржыға көбірек уақыт жұмсау бақылауды күшейтпейді. Көбіне бұл тек мазасыздықты арттырады, ал нақты пайдалы сигнал азаяды. Бұл — ол мазасыз қарап отыруды нақты жүйемен алмастырғанда не өзгергені туралы әңгіме. Осы жолда ол айына 50-ден астам сағат уақытын қайтарып алды.

Қайшылық: қарап отыру — бақылау емес

Компаниясы қаржылық тұрғыдан күрделі көрінетіндей деңгейге жеткенде, көптеген негізін қалаушылар «қаржыны қатты бақылауда ұстау» деп атайтын әдетке үйренеді. Іс жүзінде бұл әдет мыналардан тұрады:

• Банк қосымшасын күніне бірнеше рет ашу
• Жұмысқа бара-жатқанда ақшаны ойша есептеп отыру
• Бухгалтер жіберген соңғы пайда-шығын есебіне бірден көз жүгірту
• Клиент төлем жасаған немесе жеткізуші шот жіберген сайын кестені ашу
• Кейбір түндері ұйықтамай, келесі айды есептеп жатып шығу

Бұл бақылау емес. Бұл — мазасыз қарап отыру. Ол стресс тудырады, сағаттарды жейді және пайдалы сигналды аз береді — өйткені бақыланатын деректер (бүгінгі банк қалдығы, осы аптадағы түсім) көбіне артық шу ғана, ал шын мәнінде маңызды сигналдар (90 күндік ақша ағыны болжамы, клиент бойынша үлестік пайда, тұрақты шығындар динамикасы) экранға тіпті шықпайды.

«Мен бақылап отырған нәрсе дұрыс емес еді. Бүгінгі қолдағы ақша қазан айы туралы ештеңе айтпайды. Банк қалдығы мәселені көрсеткенде, ол мәселе бірнеше апта бұрын пайда болған болады.»

Нақты қаржылық бақылау мазасыз қарап отырудан құрылымы жағынан мүлдем бөлек. Оның өз ырғағы бар. Шешім қабылдау құқығы нақты бөлінген. Анық белгіленген сигналдары бар. Және — қалай қызық болса да — ол әлдеқайда аз уақыт алады, өйткені әр минут дұрыс сұраққа жұмсалады, сол сәтте мазасыздандыратын кез келген сұраққа емес.

Бұл мақала осындай жүйені қалай орнату керегі туралы.

Төрт ырғақты бақылау циклі

Қаржылық бақылау — бір ғана әрекет емес. Ол төрт түрлі ырғақпен орындалатын төрт әрекет, әрқайсысының мақсаты да, жұмсалатын уақыты да бөлек. Бірге алғанда олар мәселелерді 30–90 күн бұрын байқайтын бақылау циклін құрайды.

Күн сайын — 5 минут — «Бүгін операциялық тұрғыдан қауіпсізбіз бе?»

Күнделікті қоятын жалғыз орынды сұрақ — соңғы 24 сағатта әдеттен тыс нәрсе болды ма деген сұрақ. Жалпы ақша қалдығына көз салу. Күдікті операцияларды тексеру. Сол ғана. Қаржыға күніне 5 минуттан артық жұмсалған уақыт — бақылау емес, мазасыздық.

Апта сайын — 30 минут — «Осы аптада жоспар бойынша барамыз ба?»

Апта сайын, жақсырағы дүйсенбі таңында, алдағы 14 күнге арналған төлем кестесін қарап шығыңыз. Осы апта ішінде күтіліп отырған, бірақ әлі түспеген клиент төлемдері бар ма? Жеткізушілерге төлеу мерзімі жеткен төлемдер бар ма? Өткен аптада алған міндеттемелердің ішінде мәселе туындап тұрған нәрсе бар ма? Бұл мәселелерді олар шешуші сәтке жетпей тұрып, 1–2 апта бұрын байқауға көмектеседі.

Ай сайын — 90 минут — «Өткен ай бізге не айтады?»

Әр айдың бірінші жексенбісі немесе дүйсенбісінде — 90 минуттық жүйелі талдау. Аяқталған ай бойынша толық пайда-шығын есебі. Болжаммен салыстырғандағы алшақтық — не жоспарланды, іс жүзінде не болды, айырма неден туындады. Осы айдың нақты жағдайына сүйеніп, 90 күндік ақша ағыны болжамын жаңарту. Негізгі көрсеткіштерді жаңарту: клиент бойынша үлестік пайда, тұрақты шығындар динамикасы, компанияға айлар бойынша қанша уақыт жетеді (runway).

Тоқсан сайын — 3 сағат — «Стратегиялық дұрыс жолдамыз ба?»

Тоқсанына бір рет — жарты күнге созылатын кездесу, жақсырағы бухгалтер немесе қаржы кеңесшісімен бірге. Үлкен сұрақтар: маусымдық үлгі бұрынғыдай ма? Баға саясатын өзгерту керек пе? Штат санын өзгерту керек пе? Дивиденд төлеу формулласы әлі де қолайлы ма? Клиент құрамында, шығындарда, маржада құрылымдық өзгерістер бар ма? Нақты стратегиялық шешімдер осы деңгейде қабылданады.

Жалпы жұмсалатын уақыт: аптасына шамамен 4 сағат — күнделікті көз салуды қоса алғанда. Бұл мазасыз қарап отыру жұмсайтын уақыттың үштен бірінен де аз. Ал нәтижесі әлдеқайда пайдалы.

Шешім қабылдау матрицасы — кім не туралы шешім қабылдайды

Нақты бақылаудың екінші тірегі — кім қандай шектен бастап не туралы шешім қабылдайтынының анықтығы. Көптеген негізін қалаушылар әдетте «бәріне мен шешім қабылдаймын» дегенге келеді — бұл жауапкершілікті білдіретін сияқты, бірақ шын мәнінде бақылауға кері әсер етеді. Бұл кептеліс тудырады. Кішкентай шешімдер де үлкен шешімдермен бірдей мұқият тексеріледі. Және негізін қалаушы стратегиялық жұмыс істеуге тиіс кезде ұсақ-түйекке батып кетеді.

3–10 млн ₴ айналымы бар украиналық қызмет көрсету компаниясы үшін жұмыс істейтін шешім қабылдау матрицасы шамамен мынадай болады:

| Шешім түрі | Негізін қалаушы | Операциялық менеджер | Бухгалтер | Кеңесші |

|---|---|---|---|---|

| Стратегиялық бағыт, баға саясаты, нарық | Шешім қабылдайды | Хабардар етіледі | Хабардар етіледі | Кеңес береді |

| Айлық құны ₴50 мыңнан асатын жұмысқа алу | Шешім қабылдайды | Кеңес береді | Хабардар етіледі | – |

| Айлық құны ₴50 мыңнан аз жұмысқа алу | Бекітеді | Шешім қабылдайды | – | – |

| ₴30 мыңнан аз шығын, тұрақты немесе бір реттік | Хабардар етіледі | Шешім қабылдайды | – | – |

| ₴30 мың – ₴100 мың шығын | Бекітеді | Ұсыныс жасайды | Қарап шығады | – |

| ₴100 мыңнан асатын шығын | Шешім қабылдайды | Ұсыныс жасайды | Қарап шығады | Кеңес береді |

| Салықтық сәйкестік, есеп беру | Хабардар етіледі | – | Шешім қабылдайды | – |

| Меншік иесінің ақша алуы мен дивидендтер | Шешім қабылдайды | – | Қарап шығады | Кеңес береді |

| Күнделікті операциялық жұмыс | – | Шешім қабылдайды | – | – |

Нақты шектер емес, принциптің өзі маңыздырак. Әр шешім түрінің «шешім қабылдайтын» бір адамы бар — жауапкершіліктің жалғыз нүктесі — ал басқалары бекітеді, хабардар етіледі немесе кеңес береді. Ешбір шешімнің иесі болмауы мүмкін емес. Ешбір шешім бәріне бірдей тиесілі болмауы керек.

Бұл матрица пайда болғаннан кейін, «қаржыны қарап отыру» негізін қалаушының үздіксіз әрекеті болудан қалады да, реттелген сәттердің қатарына айналады. 5 минуттық күнделікті көз салу «әдеттен тыс нәрсе бар ма?» деген сұрақтың жауабын береді. 30 минуттық апталық талдау «алдағы 14 күнде менің шешімім қажет нәрсе бар ма?» деген сұраққа жауап береді. Күндердің көпшілігінде жауап «жоқ» және «ешнәрсе» болады — сонда негізін қалаушы қайтадан компанияны дамытуға кіріседі.

Мазасыз бақылаудың төрт кері үлгісі

Ондаған украиналық кәсіпкерлермен өткізілген консультациялық кездесулерде дәл осы төрт кері үлгі қайта-қайта қайталанады. IT-консалтинг компаниясының негізін қалаушы әйел осы төрт үлгінің барлығын жасаған.

Бірінші кері үлгі. Банк қалдығын күн сайын тексеру. «Қалай тұрмыз екен» деп банк қосымшасын күніне бірнеше рет ашу. Бұл әдет аптасына бірнеше сағатты жұтады және дерлік пайдалы сигнал бермейді — өйткені күнделікті ауытқулар негізінен шу ғана. Күнделікті қоюға болатын жалғыз орынды сұрақ — «әдеттен тыс нәрсе бар ма?» — және бұған 90 секунд жетеді, 90 минут емес.

Екінші кері үлгі. Пайда-шығынды бір тұтас сан ретінде қарау. Бөлшектемей, тұтас пайда-шығын санына қарап, тыныштанып қалу (немесе үрейлену). Нақты талдау бөлшектеуді талап етеді: клиент бойынша, қызмет түрі бойынша, ай бойынша, шығын санаты бойынша. Жалпы сан жақсы көрінгенімен, оның астындағы құрылым бұзылып жатуы мүмкін. Кері үлгі — құрамдас бөліктерге ешқашан қарамау.

Үшінші кері үлгі. «Уақыт болғанда қарап шығамын» тұзағы. Ай сайынғы және тоқсан сайынғы талдауларды «жағдай тынышталғанда» дегенге жылыстату. Ол ешқашан тынышталмайды — бизнес жүргізудің табиғаты осындай. Ай сайынғы талдау жалақы төлеу циклі сияқты, күнтізбеде тұрақты уақыты бар іс-шара болуы керек. Оны бір рет өткізіп жіберу — үш рет қатарынан өткізіп жіберу дегенді білдіреді, содан кейін алты айдан соң бір нәрсенің түбегейлі өзгергенін байқайсыз.

Төртінші кері үлгі. «Әр шешімді негізін қалаушы қабылдауы керек» тұзағы. «Егер қате болса ше?» деп шығын немесе операциялық шешімдерді ешкімге бермеу. Нәтижесінде негізін қалаушы аптасына бірнеше сағатын 2 000 ₴ көлеміндегі шешімдерге жұмсайды, ал 200 000 ₴ көлеміндегі стратегиялық шешімдер керегінше назар алмайды. Мұны шешім қабылдау матрицасы түзетеді — ол импровизация емес, тұрақты түрде қолданылатын жүйе болуы керек.

Дәл осы төрт үлгі негізін қалаушылардың аптасына 14 сағат қаржыға жұмсап, сонда да тосын жағдайға тап болатын себебі. Бұл әрекеттер өнімді көрінгенімен, бақылауды қамтамасыз етпейді.

Консалтинг компаниясы 90 күнде нені өзгертті

Қыркүйектегі қаржы тапшылығынан кейін — оны ол жеке несие желісінен қолайсыз пайыздармен жауып шықты — негізін қалаушы үш өзгеріс жасады.

Ол төрт ырғақты циклді енгізді. Күн сайын сағат 8:30-да, электрондық поштаны тексеруден бұрын, 5 минуттық көз салу. Апта сайын дүйсенбі таңында 30 минуттық талдау. Ай сайын әр айдың бірінші жексенбісінде 90 минуттық қорытынды, оның 30 минутына бухгалтер қосылады. Тоқсан сайын бухгалтер мен сырттан тартылған қаржы кеңесшісімен бірге 3 сағаттық кездесу. Бұл ырғақтардың бәрі күнтізбеде өз орны бар, ешбір «шұғыл» мәселе үшін ауыстырылмайтын, талқыланбайтын кездесулерге айналды.

Ол операциялық менеджермен бірге шешім қабылдау матрицасын құрды. ₴30 мыңға дейінгі шығын шешімдері толықтай операциялық менеджерге берілді. Айлық құны ₴50 мыңнан аз жұмысқа алу шешімдерін операциялық менеджер қабылдайды, негізін қалаушы бекітеді. Осы шектерден жоғары болса, шешімді негізін қалаушы қабылдайды. Матрица оның үстелінде басылған қағаз түрінде және команда қарай алатын Notion бетінде тұрды.

Ол белгіленген сәттерден тыс банк қосымшасын ашуды тоқтатты. Нақты тыйым салынған әдет ережесі. Телефонындағы қосымша ол бармайтын қалтаға жылыстатылды. Сағат 8:30-дағы тексеру — жалғыз қарайтын уақыты болды. Мазасыздық тарта бастаған сайын — ал бұл алғашқы үш аптада жиі болды — ол мұны «дүйсенбіде апталық талдауда талқылайтын мәселелер» тізіміне жазып отырды.

Он екі апта өткен соң:

• Аптасына қаржыға жұмсалатын уақыт: ~14 сағаттан ~4 сағатқа дейін азайды (тек ырғақ бойынша белгіленген уақыт)
• Күндізгі мазасыз тексерулер: 5-ші аптаға дейін 6+ реттен 0-ге дейін азайды
• Іс жүзінде қабылданған стратегиялық шешімдер: бірінші тоқсанда 11, алдыңғы тоқсанда 4 (себебі енді олар тактикалық ұсақ-түйек шешімдермен ығыстырылмады)
• Қаржылық тосын жағдайлар: нөл. Қазан-қараша аралығындағы сату әлсіздігі тамыздың ортасында-ақ байқалды және алдын ала басқарылды (үш шотқа ертерек төлеу үшін жеңілдік берілді, екі жабдық сатып алу кейінге қалдырылды, несие желісі қолданылмай қалды).
• Таза пайда: тоқсан бойы шамамен өзгеріссіз қалды (~₴380 мың) — жүйенің әсері 12 аптада емес, бірнеше тоқсанда көрінеді. Бірақ ол қайтарып алған айына 50-ден астам сағат төртінші тоқсанда екі жаңа клиентті тартуға жұмсалды, бұл компанияны жыл сайынғы негізде 18%-ға өсірді.

«Ең таңғаларлығы — бақылауымның көбейгені емес еді. Таңғаларлығы — бұрынғыдан аз әрекет етіп жүріп, көбірек бақылауға ие болғаным. Мазасыздық — бақылау емес. Ол жай ғана «қаржы» деген жапсырмасы бар мазасыздық қана.»

Тақырыптың негізі: Шағын бизнестің қаржысын басқару: өз басыңыздан асып түскенде