Sjabloon projectkosten in de bouw
Projectkostenbewaking vergelijkt wat één werk kost met de prijs waarvoor je het verkocht hebt, uitgesplitst naar kostensoorten: loon, materiaal, onderaanneming, materieel. Een aannemer kan een winstgevend jaar afsluiten dat bestaat uit projecten die stuk voor stuk verlies draaiden, en nooit weten welke.
De kolom die in de meeste sheets ontbreekt is de verplichte kost: opdracht gegeven, maar nog niet gefactureerd. Een project kan er uitzien alsof 60% van het budget op is terwijl de onderaannemer die de rest opmaakt al getekend heeft. Budget, verplicht, werkelijk en prognose eindkosten horen op dezelfde regel, want midden in een werk telt alleen de prognose: wat het bij oplevering gaat kosten, niet wat het tot nu toe kostte.
Kostensoorten moeten weinig genoeg zijn dat de mensen op de bouw ze echt gebruiken, en fijn genoeg om iets te zeggen. De informatie zit meestal in het scheiden van loon, materiaal en onderaanneming: een overschrijding op materiaal wijst op prijzen of verlies, dezelfde overschrijding op loon wijst op de calculatie of de planning. Eén totaalbedrag per project vertelt je alleen dat je geld kwijt bent.
Twee regels bepalen of het sjabloon op de werkelijkheid van een bouwplaats lijkt: meerwerk en de ingehouden waarborg. Werk dat is uitgevoerd maar niet getekend is kost zonder prijs, en zo hoort het in de sheet. De waarborg die tot het eind van de garantieperiode wordt ingehouden is verdiend geld dat je maanden niet ziet. Zonder die twee is de marge die de sheet toont geen getal waarmee je naar de bank gaat.
Kosten komen binnen via bankbetalingen, leveranciersfacturen en loon, en daarom veroudert projectbewaking in een spreadsheet binnen weken. Finmap koppelt elk van die posten meteen aan een project, zodat de kostenkant actueel blijft zonder maandelijkse reconstructie.
