Sjabloon factuuroverzicht
Het factuuroverzicht is de werklijst: één regel per factuur, met factuurdatum, vervaldatum, bedrag, wat al betaald is en hoeveel dagen hij te laat is. Dit is het bestand dat je opent om te beslissen wie vanochtend gebeld wordt.
Dit is bewust geen ouderdomsanalyse. Een ouderdomsoverzicht verdeelt het openstaande bedrag in bakjes van 30, 60 en 90 dagen en zegt hoe erg het is; het overzicht zegt wat je vandaag doet. Wil je het geaggregeerde beeld, gebruik er dan het sjabloon ouderdomsanalyse debiteuren naast — ze beantwoorden verschillende vragen en de meeste financiële teams houden beide bij.
De belvolgorde moet uit het blad komen, niet uit je hoofd. Sorteren op bedrag zet de grote factuur bovenaan; sorteren op dagen zet de oudste bovenaan. De bruikbare rangschikking combineert beide: bedrag maal dagen te laat. Een kleine, stokoude factuur is meestal een geschil dat niemand heeft vastgelegd, terwijl een grote die een week te laat is vaak één herinnering van betaling verwijderd is.
Houd rekening met deelbetalingen, anders begint het blad binnen een maand te liegen. Echte klanten betalen het grootste deel van een factuur en houden de betwiste regel in; een overzicht met alleen de status betaald of niet schrijft of alles als ontvangen af, of blijft het volle bedrag aanmanen. Een kolom betaald en een kolom openstaand lossen dat op, en het is het openstaande bedrag dat optelt tot wat je echt tegoed hebt.
Wat hier veroudert is het koppelen van ontvangsten aan facturen: geld komt binnen als bankregel met een omschrijving die niets hoeft te betekenen. Finmap stemt die bij binnenkomst af tegen openstaande facturen, zodat de statuskolom de bank weerspiegelt en niet het moment waarop iemand het bestand voor het laatst bijwerkte.
