Jak Intelligent System urosła o ~150% w roku pandemii dzięki Finmap
“Kalendarz płatności pomógł nam planować przychody i wydatki, dzięki czemu wiedzieliśmy, czy mamy lukę gotówkową albo gdzie może ona wystąpić. Mieliśmy czas, żeby zareagować i uniknąć takiej sytuacji.”
— Mykola Mostovoy, założyciel, Intelligent System
Wyzwanie
Mykola Mostovoy budował swoją firmę budowlaną tak, jak robi to większość wykonawców na początku: szybko, na własnych barkach i w Excelu. Gdy firma prowadziła już dziesięć osobnych ekip z Warszawy — z międzynarodowym zespołem złożonym z pracowników z Ukrainy, Mołdawii, Gruzji, Białorusi i Polski — takie podejście przestało się sprawdzać. Każda ekipa prowadziła własny budżet na materiały i zużywalne środki, ale nigdzie nie było jednego miejsca, w którym widać całościowy obraz: którzy klienci faktycznie zapłacili, ile wydaje się na zakupy i wynagrodzenia, które projekty są rentowne, a które nie, oraz jaki sprzęt leży w magazynach na dziesięciu różnych placach budowy. Przed wdrożeniem Finmap wszystko to żyło w rozproszonych plikach Excela, a uzgadnianie liczb jednej ekipy z drugą pochłaniało czas, którego zespół nie miał.
Zewnętrzne polskie biuro rachunkowe firmy nie było w stanie zamknąć tej luki. Jego raporty docierały dwa do trzech tygodni po fakcie — wystarczające do rozliczeń, ale bezużyteczne przy decyzji, którą trzeba było podjąć w tym samym tygodniu. Oczywistym rozwiązaniem — zatrudnieniem dyrektora finansowego na pełen etat w Warszawie — wiązał się realny koszt: około 8000 PLN (ok. €2000) miesięcznie, wydatek, na który Mostovoy nie był gotów zdecydować się dla roli, której zasadności nie potrafił jeszcze w pełni uzasadnić. „Potrzebowaliśmy bardziej bieżącego narzędzia do rachunkowości zarządczej, które pokazywałoby nam, gdzie zarabiamy, gdzie tracimy pieniądze i gdzie moglibyśmy działać efektywniej” — mówi.
Rozwiązanie
Mostovoy skonsolidował budżety wszystkich dziesięciu ekip w Finmap, z dostępem opartym na rolach, dzięki czemu kierownicy projektów, brygadziści i kierowcy widzą i wprowadzają tylko to, co dotyczy ich części biznesu. Zamiast gromadzić dokumenty na potrzeby comiesięcznej uzgodnienia, pracownicy sami rejestrują transakcje przychodów, wydatków i przelewów na bieżąco, korzystając z trzech głównych punktów wprowadzania danych w Finmap.
Główny ciężar dźwigają dwie funkcje. Raport przepływów pieniężnych daje Mostovoyowi aktualny na bieżąco obraz tego, gdzie naprawdę przepływają pieniądze, ekipa po ekipie. Kalendarz płatności pozwala mu planować przychody i wydatki z wyprzedzeniem, zamiast odkrywać niedobór dopiero wtedy, gdy stał się już problemem. „Kalendarz płatności pomógł nam planować przychody i wydatki, dzięki czemu wiedzieliśmy, czy mamy lukę gotówkową albo gdzie może ona wystąpić. Mieliśmy czas, żeby zareagować i uniknąć takiej sytuacji” — mówi.
System stał się też niezaplanowaną siecią bezpieczeństwa. Pewnego września pracownik zgubił fakturę na 4500 PLN (ok. €1000) i zupełnie o niej zapomniał — dopóki księgowi nie zaczęli rozliczać dokumentów za dany miesiąc i nie odkryli, że jej brakuje. Ponieważ transakcja była już zarejestrowana w Finmap, firma wykryła lukę, zanim pieniądze zostały bezpowrotnie utracone. „Dobrze, że przepuścił to wszystko przez Finmap” — mówi Mostovoy.
Rezultaty
Dzięki codziennej widoczności we wszystkich dziesięciu ekipach firma budowlana Mostovoya urosła o około 150% w ciągu jednego roku — mimo pandemii. Osobne przedsięwzięcie w jego portfolio, prowadzone na Finmap w branży fintech, urosło w tym samym okresie o 400%.
Równie wymowne jest to, kogo Mostovoy wciąż nie musiał zatrudnić. „Na poziomie, na jakim działamy, powinniśmy byli dawno zatrudnić kogoś do finansów. Ale z usługą Finmap na razie nie ma takiej potrzeby” — mówi, omijając koszt rzędu 8000 PLN miesięcznie, a jednocześnie zachowując codzienną, uporządkowaną widoczność w każdej ekipie.
Zapytany wprost, dlaczego wybrał Finmap, Mostovoy nie sięga po wskaźnik finansowy. „Bo to jest fajne!” — mówi.
