Jak LIBERT zaoszczędziła 8348 USD rocznie, zastępując arkusze kalkulacyjne Finmap
LIBERT świadczy usługi transportu klasy premium i biznesowej na Ukrainie — rezerwacje indywidualne i korporacyjne, oficjalny transport delegacji, logistykę wydarzeń, trasy międzynarodowe, pojazdy opancerzone na podróże wymagające podwyższonego bezpieczeństwa oraz anglojęzycznych kierowców. Andrij Antonenko założył firmę w 2008 roku i zbudował ją wokół prostej zasady: porządek ma znaczenie, zwłaszcza w finansach, dlatego od samego początku przeszkolił swój zespół w zakresie przejrzystego systemu raportowania.
“Wreszcie buduję uczciwe i przejrzyste relacje z całym moim zespołem, a to dla mnie jeden z kluczy do sukcesu.”
— Andrij Antonenko, właściciel LIBERT
Wyzwanie
Ta dyscyplina opierała się na pracy ręcznej. LIBERT działał na własnoręcznie tworzonych arkuszach kalkulacyjnych, a pod koniec roku oznaczało to uzgadnianie ponad dwunastu miesięcznych tabel, które stały się zbyt skomplikowane, by ufać im bez ciągłego podwójnego sprawdzania. Każdy wieczór niósł to samo ryzyko. „Jeśli wieczorem nie sprawdzisz wszystkiego względem tabel i dodatkowo nie zestawisz wszystkich wyników, albo gdzieś przeoczysz błąd, to jutro rozplątanie tego kłębka danych będzie niemożliwe!” — mówi Antonenko. Ilość pracy przerosła to, co jeden kierownik operacyjny mógłby rozsądnie wykonać w normalnych godzinach pracy, a systemy CRM, które LIBERT próbował wdrożyć, nie pasowały do tego, jak firma faktycznie działa — żaden z nich nie był zbudowany wokół kierowców, pojazdów i projektów tak, jak potrzebuje tego firma transportowa.
Rozwiązanie
Antonenko postanowił wypróbować Finmap. „System jest prosty i wszystko jest jasne. A spotkanie online z konsultantem wsparcia pozwoliło dostosować usługę dokładnie do formatu mojej firmy” — mówi.
Firma zbudowała swoją konfigurację Finmap wokół tego, jak faktycznie działa: każdy z około 20 kierowców LIBERT otrzymuje indywidualne konto, aby rejestrować wydatki wraz z paragonami i przypisywać je do projektu, dzięki czemu wydatki nigdy nie są zagadką w momencie, gdy trafiają do siedziby głównej. Poszczególne samochody są śledzone jako osobne projekty, pokazując koszty serwisowania i przychód według klasy pojazdu. Panel daje też Antonence wgląd w zużycie paliwa każdego kierowcy w odniesieniu do ustalonych limitów.
Rezultaty
Najbardziej wyraźnym rezultatem jest zatrudnienie, którego LIBERT nie musi już przeprowadzać. Zatrudnienie dodatkowego kierownika operacyjnego przy średnim miesięcznym wynagrodzeniu na Ukrainie w wysokości 750 USD kosztowałoby firmę około 8780 USD rocznie. Roczna subskrypcja Finmap kosztuje 432 USD — czysta oszczędność 8348 USD rocznie, oprócz kosztów płacowych i narzutów zarządczych, które wiązałyby się z nowym pracownikiem.
Na co dzień oznacza to też mniej czasu na uzgadnianie danych i więcej czasu na prowadzenie biznesu: limity paliwa, salda kierowców i rentowność poszczególnych pojazdów można teraz sprawdzić na panelu, zamiast odtwarzać je ze stosu tabel. Drugi rezultat trudniej ująć w liczbach, ale dla niego jest równie ważny: zaufanie w zespole. „Wreszcie buduję uczciwe i przejrzyste relacje z całym moim zespołem, a to dla mnie jeden z kluczy do sukcesu. Ważne, by wszystkiego wystarczało dla wszystkich, wtedy praca kierowców będzie komfortowa, a poziom naszej usługi będzie tylko rósł” — mówi.
Już zastanawia się, co jeszcze mógłby przejąć system: „Nawet nie wiedziałem, czy istnieją podobne programy czy konkurenci Finmap. I po co, skoro ten system w pełni mnie satysfakcjonuje? Dla naszej firmy byłoby dobrze mieć możliwość nie tylko wystawiania faktur w Finmap, ale też wydawania protokołów odbioru wykonanych usług”.
