Jak SITNIKS CRM zamieniła finansowy chaos w pierwszą inwestycję
“Po wdrożeniu Finmap pozyskaliśmy naszą pierwszą inwestycję.”
— Artem Sitnikov, CEO i współzałożyciel SITNIKS CRM
Wyzwanie
SITNIKS CRM tworzy oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami dla małych i średnich firm na Ukrainie. Podobnie jak wiele rozwijających się firm SaaS, na początku prowadziła finanse tak, jak robi to większość startupów: we własnoręcznie tworzonych arkuszach Excel.
Założyciel Artem Sitnikov szybko natrafił na ograniczenia takiego podejścia. Arkusze wymagały ciągłej aktualizacji, jedna błędna formuła mogła zepsuć cały raport, a dostęp działał na zasadzie „wszystko albo nic” — pracownicy widzieli albo wszystkie dane, albo żadnych. Co gorsza, nie było sposobu, by śledzić, kto i co zmienił, więc liczby mogły po cichu przestać cokolwiek znaczyć.
Dla firmy liczącej na pozyskanie zewnętrznego kapitału ta luka miała jeszcze większe znaczenie: inwestorzy oczekują jasnych, wiarygodnych liczb, a Sitnikov potrzebował systemu, który mógłby je dostarczać na żądanie. Postawił sobie za cel znalezienie systemu zarządzania finansami, który skróci czas poświęcany na księgowość, wyeliminuje ręczne wprowadzanie danych, zautomatyzuje raportowanie i da liczby na tyle przejrzyste, by pokazać je inwestorom.
Rozwiązanie
SITNIKS CRM przeniosła zarządzanie finansami na Finmap. Jednym z pierwszych obaw było bezpieczeństwo: podłączenie firmowych kont bankowych do zewnętrznego narzędzia wydawało się ryzykowne. W praktyce Finmap działa jako agregator, a nie powiernik środków — pieniądze pozostają we własnych bankach firmy (zespół korzysta między innymi z Wise i Santander), a Finmap po prostu pobiera dane o transakcjach, aby zautomatyzować obliczenia i raportowanie.
Dzięki integracjom bankowym i regułom automatyzacji codzienne wprowadzanie i przetwarzanie danych wymaga dziś minimalnej ingerencji ze strony Sitnikova lub jego menedżerów. Elastyczne ustawienia dostępu pozwoliły mu delegować zarządzanie finansami pracownikom bez utraty kontroli, uwalniając czas na skalowanie biznesu i pozyskiwanie inwestorów.
Centralnym elementem systemu jest raport zysków i strat Finmap, który Sitnikov nazywa „złotem Finmap” — konsoliduje wyniki według kategorii, kontrahenta i projektu, z filtrowaniem pozwalającym zagłębić się w poszczególne wskaźniki, przy zachowaniu prostoty samego raportu. Obok niego raport przepływów pieniężnych generuje się teraz automatycznie na podstawie zebranych danych o transakcjach. SITNIKS CRM zaczęła też korzystać z dedykowanego raportu należności, by wychwytywać klientów płacących z opóźnieniem w danym miesiącu, tak by zespół mógł zareagować, zanim zamieni się to w problem z płynnością finansową.
Rezultaty
Rutyna finansowa, która wcześniej pochłaniała czas Sitnikova, jest dziś w dużej mierze zautomatyzowana, a liczby firmy są na tyle uporządkowane, że można je na żądanie przekazywać stronom zewnętrznym. Potencjalni i obecni inwestorzy mogą w każdej chwili zobaczyć przepływy finansowe firmy, wydatki i przyszłe zobowiązania, co zdaniem Sitnikova buduje zaufanie, dzięki któremu negocjacje są bardziej przekonujące. Należności wpływają teraz bardziej przewidywalnie, co pomogło firmie unikać luk gotówkowych.
Najwyraźniejszy dowód tej zmiany, jak mówi sam Sitnikov: po wdrożeniu Finmap SITNIKS CRM pozyskała swoją pierwszą inwestycję.
Jego rada dla innych założycieli przygotowujących się do pozyskania finansowania jest prosta — zacznij korzystać z porządnego narzędzia finansowego jak najwcześniej, utrzymuj raportowanie na tyle przejrzyste, by inwestorzy i partnerzy dokładnie widzieli, jak działa firma i jak zostaną wykorzystane ich pieniądze, i wykorzystuj tę przejrzystość, by wychwytywać problemy, gdy są jeszcze niewielkie.
