Como a Bogdanova Bureau aumentou a receita em 173% tratando as finanças como design
“US$ 7 por mês viram US$ 90 por ano. E isso é apenas uma ferramenta. No Finmap isso é rastreado de forma brilhante — você vê exatamente para onde vai o seu orçamento.”
— Olha Bogdanova, fundadora da Bogdanova Bureau
Desafio
A Bogdanova Bureau projeta espaços de convivência integrados para clientes privados e comerciais — arquitetura, interiores, design de produto e direção de arte — sob o comando da fundadora Olha Bogdanova, que se desligou de uma empresa de arquitetura maior para abrir o próprio escritório em 2018.
Negócios criativos baseados em projetos têm um ponto cego financeiro específico: em um trabalho curto, é fácil ver se as contas fecharam. Em um projeto longo, é muito mais difícil — é preciso controlar horas, conciliar saldos e fluxos de caixa, e registrar pequenas despesas constantemente, ou o lucro desaparece silenciosamente em revisões, atrasos e trabalho de "portfólio" não faturado. Bogdanova já tinha deixado para trás a fase mais caótica do negócio — aquela em que todo pagamento recebido é tratado como lucro —, mas ainda enfrentava três problemas concretos: precisava saber o custo real de cada projeto, sistematizar suas despesas para identificar o que podia ser otimizado e ir além do simples registro das movimentações de caixa, chegando a uma contabilidade gerencial de verdade, que pudesse usar para tomar decisões.
Solução
Bogdanova já tinha visto o Finmap funcionar na empresa anterior, onde uma contadora dedicada o utilizava, então, ao abrir seu próprio escritório, a escolha da ferramenta foi óbvia. Ela ativou um teste gratuito, aprendeu sozinha os fluxos de trabalho — carregar dados, configurar integrações, explorar as análises — e depois foi além, contratando uma consultora financeira do Finmap, decidindo que transformar os números em uma ferramenta estratégica de verdade exigia conhecimento especializado externo, e não apenas o uso autônomo da ferramenta.
Essa parceria mudou a forma como o escritório opera. Cada projeto agora é precificado com uma composição de custos estruturada, então, quando um cliente pede revisões extras, a equipe já sabe o tempo e o custo envolvidos. Cada cliente é configurado como um projeto separado dentro do Finmap, com receitas e despesas rastreadas de forma independente, para que Bogdanova veja a rentabilidade real e o ROI projeto a projeto, em vez de um número único e misturado. O escritório também construiu um sistema de fundos de reserva, incluindo um Fundo de Contingência que separa automaticamente 2% de cada recebimento para emergências — além de fundos adicionais para aluguel, treinamento e marketing, permitindo planejar com antecedência em vez de reagir. Até pequenos custos recorrentes são rastreados — Bogdanova destaca que US$ 7 por mês viram US$ 90 por ano, e o Finmap torna esses vazamentos visíveis, em vez de invisíveis.
Resultados
No período de um ano após implementar o sistema completo — Finmap somado a um acompanhamento financeiro constante —, a Bogdanova Bureau aumentou a receita em 173% e elevou a margem líquida em 286%, depois que a equipe analisou a rentabilidade por área, abandonou projetos de baixa margem e apostou nos que realmente geravam receita.
Os fundos de reserva também provaram seu valor quando a guerra em larga escala começou e paralisou a economia. Em vez de entrar em pânico, o escritório recorreu à reserva construída previamente, ao mesmo tempo em que otimizava despesas, reestruturava a equipe e realocava orçamentos — mantendo os projetos em andamento mesmo no período mais difícil. Essa estabilidade se tornou uma plataforma de lançamento: desde então, a Bogdanova Bureau assumiu projetos bem-sucedidos fora da Ucrânia e construiu relações estáveis com clientes estrangeiros em um novo mercado competitivo, com Bogdanova agora buscando menos projetos, porém maiores e mais lucrativos, apoiados pela mesma disciplina financeira.
