Como a Viora Build Liberou 20 Horas por Semana ao Substituir Planilhas pelo Finmap
A Viora Build é uma construtora sediada em Portugal, que constrói vilas premium e de luxo, além de empreendimentos residenciais de vários andares para investidores privados e incorporadores que esperam tanto qualidade na construção quanto transparência nos números por trás dela. Como a maioria das construtoras baseadas em projetos, a Viora Build administra vários empreendimentos ao mesmo tempo, cada um com seu próprio orçamento, empreiteiros, cronograma de pagamentos e custos de materiais — uma estrutura em que é fácil perder o controle do que realmente acontece com o dinheiro.
“Trabalhar com o diretor financeiro liberou pelo menos 20 horas por semana para mim nas finanças.”
— Simon, Gerente de Operações na Viora Build
Desafio
Durante anos, a Viora Build administrou suas finanças da forma como muitas construtoras em crescimento fazem: no Google Sheets. Cada despesa era lançada manualmente e categorizada manualmente, projeto por projeto.
"Rastreávamos todas as despesas manualmente, e isso constantemente levava a erros. Precisávamos de um sistema que desse uma visão clara e ajudasse a planejar o crescimento", diz Simon, Gerente de Operações na Viora Build.
As lacunas iam além de erros de digitação. A empresa não tinha relatórios de DRE ou de fluxo de caixa, então as margens reais dos projetos permaneciam invisíveis muito depois do fato ocorrido. Não havia calendário de pagamentos, o que deixava o negócio exposto a lacunas de caixa. E como vários projetos grandes eram executados em paralelo, um único erro de cálculo carregava risco financeiro real.
"Precisávamos de uma pessoa que pudesse preparar relatórios adequados de DRE e fluxo de caixa, fazer detalhamentos por meses e trimestres, cuidar do planejamento financeiro e preparar propostas comerciais para investidores", explica Simon. A empresa sabia que a automação era necessária desde cedo, mas restrições de recursos adiaram essa mudança até que o negócio pudesse arcar com ela.
Solução
Assim que a Viora Build teve capital para agir, ela avançou em duas frentes ao mesmo tempo. Primeiro, contratou um gerente financeiro para assumir a categorização de operações, a construção de relatórios e o planejamento financeiro — um cargo que desde então evoluiu para uma posição de diretor financeiro, lidando com trabalho mais estratégico.
"No início, trabalhávamos no formato de um gerente financeiro: ele categorizava todas as operações, construía relatórios. E agora estamos trabalhando em um nível mais profundo, no formato de um diretor financeiro, quando ele executa decisões estratégicas e nos fornece relatórios", diz Simon.
Segundo, a empresa transferiu todas as operações financeiras do Google Sheets para o Finmap, ganhando rastreamento em nível de categoria, saldos de contas em tempo real e relatórios de DRE e fluxo de caixa sob demanda. Com o básico implementado, a equipe agora está indo um passo além: integrando finanças, compras e estimativa de custos em um único sistema ERP, para que o planejamento de compras, o controle de custos e os certificados de conclusão permaneçam sincronizados.
Resultados
A gestão financeira deixou de ser reativa, e a liderança passou a ter uma visão clara de cada projeto.
A vitória mais imediata foi o tempo. "Trabalhar com o diretor financeiro liberou pelo menos 20 horas por semana para mim nas finanças", diz Simon — horas que ele agora dedica a desenvolver o negócio em vez de correr atrás de números.
A segunda vitória foi a precisão. "Agora conseguimos calcular com precisão as margens dos nossos projetos e, graças a isso, o lucro líquido", observa Simon. Com um calendário de pagamentos implementado, a equipe também tem uma visão clara do que está por vencer e quais certificados de conclusão ainda precisam ser emitidos, eliminando o achismo que antes cercava as lacunas de caixa.
Compras, finanças e estimativa de custos agora funcionam em sincronia, em vez de silos separados, economizando tempo para toda a equipe de gestão, não apenas para Simon. Com a implantação do ERP em andamento, a Viora Build está se posicionando para sua próxima fase: assumir projetos maiores com a confiança que vem de saber exatamente onde o dinheiro está.
"Agora conseguimos planejar nossas finanças sem nos encurralar. Isso dá confiança e liberdade para crescer", diz Simon.
