Como a Smartass Gym trocou o caos no caixa por um panorama financeiro claro
Smartass é uma academia em Kharkiv, Ucrânia, que atende centenas de clientes por dia. Entre mensalidades, visitas avulsas, sessões de personal training, aluguel de espaço e venda de suplementos esportivos, o negócio gera dezenas de transações por dia — além de salários de treinadores, custos de equipamentos, contas de consumo, impostos e reparos indo na direção contrária.
“Havia lacunas entre os relatórios e a realidade. O caixa era controlado separadamente. E isso não funcionava para mim de jeito nenhum — porque eu não tinha nenhuma visibilidade do fluxo de caixa.”
— Maksym, proprietário da Smartass Kharkiv
Desafio
O proprietário Maksym tinha um negócio movimentado, mas sem visibilidade. O caixa, em particular, era tratado fora do restante da contabilidade.
"Havia lacunas entre os relatórios e a realidade. O caixa era controlado separadamente. E isso não funcionava para mim de jeito nenhum — porque eu não tinha nenhuma visibilidade do fluxo de caixa", diz Maksym.
Os administradores reportavam de forma inconsistente — às vezes atrasados, às vezes com erros. "Algumas coisas eram contabilizadas, outras duplicadas, outras nem sequer eram registradas. O caixa era calculado separadamente", diz ele. Para descobrir quanto dinheiro realmente havia no caixa, Maksym precisava mandar mensagem aos administradores, esperar respostas e somar tudo ele mesmo na calculadora.
"Eu tinha que calcular tudo manualmente uma vez por semana ou por mês, tentando entender tudo de alguma forma. Era extremamente inconveniente. Ainda mais considerando que já tínhamos uma ferramenta para isso — e simplesmente não a usávamos", diz ele. Sem um panorama confiável do fluxo de caixa, Maksym não conseguia projetar dividendos nem planejar despesas maiores com antecedência — o negócio reagia às situações em vez de geri-las.
Solução
Maksym já sabia havia algum tempo que algo precisava mudar, mas a equipe estava sobrecarregada com o próprio dia a dia e ele não tinha tempo para se aprofundar nos números sozinho. O ponto de virada veio com a chance de trazer ajuda externa. "Quando vocês se ofereceram para ajudar a resolver isso, percebi que em poucos meses poderíamos virar o jogo", diz ele.
Trabalhando com um diretor financeiro, a Smartass reconstruiu o controle de caixa do zero: cada transação, desde pagamentos recebidos até depósitos em dinheiro, agora é registrada automaticamente, em vez de ser reconstruída a partir de mensagens aos administradores. A equipe também estabeleceu uma reunião semanal fixa de relatório, na qual Maksym recebe um panorama completo do que foi feito, do que está em andamento e quais pagamentos estão programados — substituindo a necessidade de checar números diariamente ou cobrar atualizações da equipe. Grandes compras, como equipamentos novos ou manutenção técnica, agora são distribuídas ao longo de vários meses, em vez de impactarem de uma só vez os números de um único mês.
"Começamos a alocar as despesas corretamente. Agora conseguimos planejar a manutenção técnica para o ano todo — em vez de levar um baque em um mês específico", diz Maksym.
Resultados
A diferença no dia a dia é imediata: acabaram as sessões noturnas com calculadora, acabou a necessidade de cobrar os administradores por totais de caixa. "Agora finalmente está tudo em ordem quando se trata de gerenciar o caixa. Eu vejo tudo claramente no sistema", diz Maksym.
O ritmo semanal também mudou a forma como ele trabalha. "É muito conveniente para mim, porque uma vez por semana revisamos tudo o que precisa ser discutido. Não preciso lembrar ninguém de nada", diz ele. Com números confiáveis ao seu lado, Maksym agora consegue planejar com antecedência em vez de apenas reagir — projetando dividendos, bônus da equipe e aumentos salariais com antecedência, em vez de decidir na hora.
Olhando para o futuro, a Smartass está construindo sobre essa base com orçamentos detalhados para vários meses à frente, uma estrutura de bônus mais transparente para a equipe e planejamento de cenários para mudanças como aumento do aluguel ou custo de equipamentos. Como Maksym resume: "Sim, claro que posso recomendar o Finmap!"
