De cadernos manuscritos a um negócio de 54 milhões de UAH: a história da ThinkGlobal

Desafio

Yana Moskovchenko não pretendia construir um império de negócios — tudo começou com a busca de uma mãe por uma escola que não “quebrasse” o espírito da filha, como ela sentia que o sistema estatal fazia. Essa busca a levou a comprar a franquia da escola particular ThinkGlobal em 2017, junto com um centro de primeira infância que depois se tornou o jardim de infância KUKU Kids, além de uma série de acampamentos em família GLOBAL FRIENDS.

Durante anos, ela cuidou das finanças da forma como muitos fundadores fazem no início: manualmente. Cadernos registravam quanto entrava e saía em cada unidade, e Moskovchenko precisava conciliar os números sozinha — e eles frequentemente não batiam. Até visitar pessoalmente uma unidade ou ligar para alguém lá, ela não fazia ideia de quanto dinheiro realmente havia no caixa. Ela descreve como tentava constantemente manter tudo na cabeça: onde esquecemos de registrar algo, por que há uma falta, por que não bate com o Excel. “Era um pesadelo”, diz ela. “Nem quero lembrar disso.”

A incerteza chegou ao limite no início da invasão em larga escala, quando Moskovchenko considerou vender a escola por causa da instabilidade — antes de perceber que tentar vender um negócio controlado apenas por uma planilha Excel era, nas palavras dela, pouco profissional.

Solução

Moskovchenko ouviu falar do Finmap em uma conferência e o implementou em todo o negócio. A adoção não foi imediata — sua equipe inicialmente resistiu, como a maioria das equipes resiste a qualquer sistema novo. Ela conseguiu convencê-los com um argumento simples: ninguém mais quer lavar roupa à mão, e isso equivalia a instalar uma lava-louças para as finanças da escola. A equipe do Finmap conduziu um treinamento de integração para o pessoal dela, e em um mês os mesmos funcionários que haviam resistido diziam: “Como a gente vivia sem isso antes?”

Hoje, Moskovchenko administra duas unidades da escola e um jardim de infância, cada uma com seu próprio administrador e caixa, categorizando os pagamentos dentro do Finmap. Ela pode verificar o saldo de qualquer caixa a qualquer momento e acompanha os acampamentos GLOBAL FRIENDS como um projeto separado, para ver exatamente quanto pode ir para publicidade e quanto é lucro líquido. Ao definir a mensalidade do próximo ano, ela agora se baseia em dados financeiros reais do Finmap, em vez de suposições.

Resultados

O resultado mais evidente é a visibilidade. Moskovchenko diz que, com o Finmap, ela pode estar em outra cidade, abrir o celular e ver o estado real do negócio — uma checagem de dois minutos em vez de um pesadelo de conciliação. Ao se preparar para uma entrevista recente, ela consultou os números no aplicativo em poucos minutos: receita anual de cerca de 54 milhões de UAH (aproximadamente US$ 1.272.770), com rentabilidade de aproximadamente 46% para as escolas e cerca de 14% para o jardim de infância.

Desde então, ela passou a defender que o controle financeiro seja tratado como um fundamento do negócio, e não como uma tarefa chata, dizendo a outros fundadores que entram no setor educacional para calcular o modelo financeiro antes de começar, não depois. Como ela coloca, o custo da ferramenta não é nada perto das horas de trabalho manual que ela substituiu — e da liberdade que isso lhe deu, em suas palavras, para focar “no amor, no crescimento, na oportunidade de sentir o gosto deste universo”.