Como a Gold Kitchen transformou 4 horas de contabilidade diária em segundos
A Gold Kitchen é uma empresa ucraniana que vende equipamentos profissionais para o setor HoReCa, atuando no varejo, em pedidos online e em entregas por atacado a parceiros. Desde que abriu mão do escritório em 2019, a empresa trabalha totalmente de forma remota, o que significa que cada área do negócio precisa de acesso compartilhado e atualizado aos números.
“Eu gastava quatro horas por dia só revisando e 'arrastando' recursos de um mês para outro.”
— Roman, dono da Gold Kitchen
Desafio
Antes do Finmap, o dono Roman administrava as finanças da empresa manualmente — reunindo dados de vários bancos e planilhas do Excel e conciliando tudo sozinho.
"Eu gastava quatro horas por dia só revisando e 'arrastando' recursos de um mês para outro", diz Roman. Era tempo que poderia ter sido investido em lançar novas frentes, atender clientes ou escalar o negócio, mas em vez disso se perdia na rotina.
O custo maior era a falta de visibilidade. Com as vendas divididas entre atacado, varejo e pedidos online, Roman não conseguia identificar qual canal realmente gerava lucro. "Eu não sabia qual era o meu faturamento nem quais áreas eram lucrativas. Tinha só uma ideia aproximada dos números", conta. Sem nenhum tipo de contabilidade gerencial, as decisões sobre gastos e investimentos eram tomadas por intuição, não por dados, e não havia como perceber uma lacuna de caixa antes que ela acontecesse.
Solução
Roman decidiu resolver o problema de forma sistemática, em vez de apenas remendá-lo. Ele contratou o Finmap e trouxe um especialista financeiro com mais de 20 anos de experiência trabalhando com grandes empresas e importadoras para ajudar a configurar tudo corretamente.
"O especialista financeiro é excelente. Fiquei muito agradavelmente surpreso. Conhecimento é a chave", diz Roman.
A implementação passou por várias etapas: mapear cada fonte de receita e despesa e dividi-las por área de negócio, configurar as categorias e regras automáticas do Finmap de acordo com a estrutura específica da Gold Kitchen, sincronizar dados por meio de integrações e importação de arquivos onde a integração direta não estava disponível — incluindo a conexão com o NovaPay e a configuração da contabilidade para as contas do Monobank — e treinar Roman e sua equipe para interpretar os dados sozinhos, em vez de esperar por relatórios manuais.
Resultados
A mudança apareceu diretamente na rotina diária de Roman. O tempo dedicado à gestão financeira caiu cerca de dez vezes — em vez de quatro horas por dia, bastam alguns cliques. Como Roman coloca: "Um segundo já é uma economia enorme de tempo; você consegue ver todas as suas finanças a qualquer hora do dia ou do ano".
Além da economia de tempo, Roman agora tem visibilidade total de receitas e despesas por categoria, uma visão clara de quais áreas do negócio são realmente lucrativas e uma base para prever lacunas de caixa e pagamentos — decisões que antes eram tomadas no feeling agora se baseiam em dados.
"Antes, existia uma contabilidade que funcionava mais para o fisco. Depois, passou a existir uma contabilidade gerencial que funciona para a empresa", diz Roman.
Com o modelo básico já implantado — categorias estruturadas, áreas de negócio separadas e a equipe envolvida na manutenção diária —, a Gold Kitchen agora olha para o futuro: usando o Finmap para prever lacunas de fluxo de caixa, otimizando despesas por área de negócio para melhorar as margens e abrindo novos canais de vendas em cima de uma contabilidade gerencial que já está em funcionamento.
"Agora temos mais do que uma contabilidade para relatórios; temos uma contabilidade gerencial que mostra o quadro real do negócio", diz Roman.
