Como a Intelligent System cresceu ~150% em um ano de pandemia com o Finmap

Desafio

Mykola Mostovoy construiu sua empresa de construção do jeito que a maioria dos empreiteiros faz no início: rápido, na base do improviso e usando Excel. Quando a empresa já operava dez equipes separadas a partir de Varsóvia — com um time internacional formado por profissionais da Ucrânia, Moldávia, Geórgia, Bielorrússia e Polônia —, essa abordagem já não funcionava mais. Cada equipe mantinha seu próprio orçamento para materiais e insumos, mas não havia um único lugar onde se pudesse ver o quadro completo: quais clientes realmente haviam pagado, quanto estava saindo em compras e salários, quais projetos eram lucrativos e quais não eram, ou qual equipamento estava parado nos estoques em dez obras diferentes. Antes do Finmap, tudo isso vivia espalhado em planilhas do Excel, e conciliar os números de uma equipe com os de outra consumia um tempo que o time não tinha.

A contabilidade polonesa terceirizada da empresa não foi criada para fechar essa lacuna. Seus relatórios chegavam duas a três semanas depois dos fatos — bons para declarações fiscais, inúteis para uma decisão que precisava ser tomada naquela mesma semana. A solução óbvia, contratar um diretor financeiro em tempo integral em Varsóvia, tinha um custo real: cerca de 8.000 PLN (aproximadamente € 2.000) por mês, um gasto que Mostovoy não estava disposto a assumir por um cargo que ainda não conseguia justificar plenamente. "Precisávamos de uma ferramenta de contabilidade gerencial mais ágil, que nos mostrasse onde estávamos lucrando, onde estávamos perdendo dinheiro e onde poderíamos operar com mais eficiência", diz ele.

Solução

Mostovoy consolidou os orçamentos das dez equipes dentro do Finmap, com acesso baseado em funções, de modo que gerentes de projeto, encarregados e motoristas veem e registram apenas o que é relevante para sua parte do negócio. Em vez de acumular documentos para uma conciliação no fim do mês, os funcionários registram as transações de receita, despesa e transferência eles mesmos, no momento em que acontecem, usando os três pontos de registro principais do Finmap.

Dois recursos carregam o peso do dia a dia. O relatório de Fluxo de Caixa dá a Mostovoy uma leitura no mesmo dia de para onde o dinheiro está realmente indo, equipe por equipe. O Calendário de Pagamentos permite que ele planeje receitas e despesas com antecedência, em vez de descobrir um déficit somente depois que ele já virou um problema. "O calendário de pagamentos nos ajudou a planejar receitas e despesas, para sabermos se tínhamos uma lacuna de caixa ou onde ela poderia ocorrer. Tivemos tempo para reagir e evitar essa situação", diz ele.

O sistema também acabou se tornando uma rede de segurança não planejada. Certo mês de setembro, um funcionário perdeu uma fatura de 4.500 PLN (cerca de € 1.000) e simplesmente esqueceu dela — até que os contadores foram fechar os documentos do mês e perceberam que faltava. Como a transação já estava registrada no Finmap, a empresa percebeu a lacuna antes que o dinheiro fosse perdido de vez. "Ainda bem que ele registrou tudo no Finmap", diz Mostovoy.

Resultados

Com visibilidade diária em todas as dez equipes, a construtora de Mostovoy cresceu cerca de 150% em um único ano — mesmo com a pandemia. Outro negócio em seu portfólio, operado com o Finmap no setor fintech, cresceu 400% no mesmo período.

Igualmente revelador é a contratação que Mostovoy ainda não precisou fazer. "No nível em que operamos, já deveríamos ter contratado alguém há muito tempo para cuidar das finanças. Mas, com o serviço do Finmap, ainda não há essa necessidade", diz ele — evitando aquele custo de cerca de 8.000 PLN por mês, ao mesmo tempo em que mantém uma visibilidade diária e estruturada em cada equipe.

Questionado diretamente sobre por que adotou o Finmap, Mostovoy não recorre a um indicador financeiro. "Porque é legal!", diz ele.