Como a KLEI substituiu suposições financeiras por clareza em tempo real
A KLEI fabrica adesivos — não os de produção em massa, mas duráveis e cuidadosamente acabados, feitos na Ucrânia. Fundada em 2017 por Mykyta Anikanov, a empresa começou como uma operação de dez pessoas que parecia mais uma família do que um negócio. Cresceu rápido: os pedidos vinham de clientes internacionais como Reface, Wix, Banda Agency e Wikimedia, e clientes de lugares tão distantes quanto o Canadá estavam dispostos a esperar semanas pela entrega sem nenhum investimento adicional em marketing.
“Abro o Finmap, vejo o saldo, as despesas futuras, ainda no positivo — e sigo em frente.”
— Mykyta Anikanov, fundador da KLEI
Desafio
O crescimento não veio acompanhado de visibilidade. As finanças da KLEI estavam espalhadas entre contas bancárias separadas, planilhas e as anotações mentais do próprio Anikanov. Os pedidos variavam muito — de um único adesivo a lotes de 10.000 unidades, recorte de contorno, kits ou pedidos corporativos — e cada tipo de pedido tinha sua própria estrutura de custos, que a equipe não conseguia enxergar com facilidade. Métodos de pagamento variados criavam lacunas de caixa e, à medida que o saldo bancário se aproximava de zero mesmo com o aumento dos pedidos, Anikanov não conseguia responder à pergunta básica: a KLEI era realmente lucrativa ou só estava ocupada?
"Finanças sempre foram meu ponto fraco — era realmente difícil para mim", ele diz. O estresse tinha um ritmo próprio: "Antes, eu ficava calmo por dois dias e depois estressado por duas semanas. Agora é o contrário — estou sempre calmo".
Solução
A KLEI implementou o Finmap no outono de 2021 e o usou para consolidar todas as contas, planilhas e anotações mentais em um só lugar, com saldo ao vivo e calendário de pagamentos substituindo o retrato defasado que a equipe costumava montar depois dos fatos. Duas mudanças se destacaram.
Primeiro, assim que o Finmap tornou as contas a receber visíveis, a equipe identificou um padrão de clientes que pagavam com atraso e mudou o negócio para uma política de pagamento antecipado apenas. "Depois de implementar a gestão financeira, vi no Finmap que realmente tínhamos contas a receber. Então simplesmente dissemos: certo, a partir de agora — só com pagamento antecipado", diz Anikanov.
Segundo, a KLEI criou uma estrutura de categorias dentro do Finmap — categorias separadas para adesivos avulsos e kits de adesivos — para finalmente conseguir ver quais tipos de pedido eram realmente lucrativos, em vez de julgar o negócio apenas pelo saldo total. "Antes, a gente só olhava o total: entrou dinheiro — então estava tudo bem. Mas quando começamos a dividir por tipo de pedido, vimos que nem tudo era igualmente lucrativo", ele diz.
Ele também criou uma rotina em torno do sistema, em vez de tratá-lo como uma solução pontual: "Dedique tempo às finanças toda semana. Mesmo 30 minutos analisando os números dão mais do que suposições ou intuição. Um fundador deve saber o que cada número significa — e tomar decisões com base em fatos".
Resultados
A mudança mais clara é como Anikanov começa o dia agora. "Abro o Finmap, vejo o saldo, as despesas futuras, ainda no positivo — e sigo em frente. Antes, eu tinha que checar três contas bancárias, planilhas, anotações — e mesmo assim ficar inseguro", ele diz.
Essa mudança de checar três lugares para checar um só liberou tempo e atenção que antes iam para a ansiedade financeira. Até 2025, a KLEI havia captado investimento e começado a construir sua própria unidade de produção, abriu novas contas e implementou uma nova estrutura financeira à altura do seu crescimento — o tipo de marco difícil de alcançar enquanto ainda se está adivinhando a lucratividade pedido a pedido.
Quando perguntado o que diria a outro fundador na mesma posição, Anikanov aponta para o hábito, não para o software: conheça seus números, verifique-os toda semana e deixe que os fatos — não a intuição — guiem a próxima decisão.
