Como a LIBERT economizou US$ 8.348 por ano ao substituir planilhas pelo Finmap
A LIBERT oferece transporte premium e executivo na Ucrânia — reservas individuais e corporativas, transporte oficial de delegações, logística de eventos, rotas internacionais, veículos blindados para viagens com exigências de segurança elevadas e motoristas que falam inglês. Andriy Antonenko fundou a empresa em 2008 e a construiu sobre um princípio simples: ordem importa, especialmente em finanças, por isso treinou sua equipe desde cedo em um sistema de relatórios claro.
“Finalmente estamos construindo relações honestas e transparentes com toda a minha equipe, o que é uma das chaves do sucesso para mim.”
— Andriy Antonenko, proprietário da LIBERT
Desafio
Essa disciplina era manual. A LIBERT operava com planilhas caseiras e, no fim do ano, isso significava conciliar mais de doze tabelas mensais que se tornaram complexas demais para confiar sem checagem constante. Cada noite trazia o mesmo risco. "Se à noite você não conferir tudo com as tabelas e não listar adicionalmente todos os resultados, ou perder algum erro em algum lugar, amanhã será impossível desembaraçar essa confusão de dados!", diz Antonenko. O volume de trabalho havia superado o que um único gerente de operações conseguiria lidar razoavelmente em horário normal, e os sistemas de CRM que a LIBERT experimentou ao longo do caminho não se encaixavam na forma como o negócio realmente funcionava — nenhum deles foi construído em torno de motoristas, veículos e projetos da maneira que uma empresa de transporte precisa.
Solução
Antonenko decidiu experimentar o Finmap. "O sistema é simples e tudo é claro. E a reunião online com o consultor de suporte permitiu personalizar o serviço exatamente para o formato do meu negócio", diz ele.
A empresa construiu sua configuração do Finmap em torno de como realmente opera: cada um dos cerca de 20 motoristas da LIBERT recebe uma conta individual para registrar despesas com recibos e vinculá-las a um projeto, de modo que os gastos nunca sejam um mistério quando chegam à matriz. Os carros individuais são acompanhados como projetos próprios, mostrando custos de manutenção e receita por classe de veículo. Um painel também dá a Antonenko visibilidade sobre o consumo de combustível de cada motorista em relação aos seus limites.
Resultados
O resultado mais evidente é uma contratação que a LIBERT não precisa mais fazer. Contratar um gerente de operações adicional, com o salário médio mensal na Ucrânia de US$ 750, custaria à empresa cerca de US$ 8.780 por ano. A assinatura anual do Finmap custa US$ 432 — uma economia líquida de US$ 8.348 por ano, além da folha de pagamento e dos custos administrativos que uma nova contratação acrescentaria.
No dia a dia, isso também significa menos tempo gasto em conciliações e mais tempo dedicado a administrar o negócio: limites de combustível, saldos dos motoristas e a lucratividade por veículo agora podem ser verificados em um painel, em vez de reconstruídos a partir de uma pilha de tabelas. O outro resultado é mais difícil de quantificar, mas é igualmente importante para ele: a confiança dentro da equipe. "Finalmente estamos construindo relações honestas e transparentes com toda a minha equipe, o que é uma das chaves do sucesso para mim. É importante que haja o suficiente para todos, então o trabalho dos motoristas será mais confortável e o nível do nosso serviço só vai crescer", diz ele.
Ele já está pensando no que mais o sistema poderia assumir: "Eu nem sabia se existiam programas semelhantes ou concorrentes do Finmap. E por quê, se esse sistema me satisfaz completamente? Seria bom para o nosso negócio poder não apenas emitir faturas no Finmap, mas também fornecer certificados de serviços concluídos."
