Como a Mathema substituiu um erro de US$ 250 no Excel por controle financeiro diário
“Tive sorte com minhas finanças, sempre ouvi pessoas inteligentes, e todas diziam a mesma coisa: controle suas finanças.”
— Vitalii Shkil, cofundador da Mathema
Desafio
A Mathema é uma escola de matemática online que hoje realiza mais de 20.000 aulas por mês para mais de 2.000 alunos. Nem sempre foi assim, e também não começou na Finmap — o cofundador Vitalii Shkil organizava as finanças iniciais da empresa em Excel, como fazem a maioria dos fundadores. Funcionava, até que a escala alcançou o negócio. As planilhas que deveriam dar a Shkil uma visão financeira completa nunca chegavam a entregar isso de fato — as atualizações atrasavam, e o negócio pagava o preço de formas difíceis de prever. Em um incidente, um erro em uma fórmula do Excel custou US$ 250 à empresa, e a equipe levou duas horas de busca só para descobrir onde o número tinha saído errado.
Para Shkil, esse tipo de falha pesava mais do que pesaria para um fundador de primeira viagem. Ele entrou no negócio já com conhecimento de contabilidade financeira e não estava disposto a deixar que uma planilha fosse o teto de quão bem ele poderia aplicar esse conhecimento. "Tive sorte com minhas finanças, sempre ouvi pessoas inteligentes, e todas diziam a mesma coisa: controle suas finanças", diz ele.
Solução
Desde março de 2021, a Mathema faz sua gestão financeira na Finmap. Shkil conectou as contas bancárias da empresa para que as transações fossem lançadas automaticamente, em vez de digitadas manualmente — eliminando justamente a etapa de entrada manual em que o erro de US$ 250 havia surgido. Ele também configurou acessos por função para a equipe, para que as pessoas pudessem registrar e ver os números relevantes para sua área do negócio sem que todo usuário precisasse de visibilidade financeira total.
O hábito diário é o monitoramento do fluxo de caixa — uma visão do mesmo dia do que está entrando e saindo, substituindo o quadro atrasado e sujeito a erros que o Excel costumava dar a ele. Além dessa checagem diária, Shkil revisa mensalmente a DRE e o demonstrativo de fluxo de caixa, e acompanha especificamente os pagamentos da primeira aula, já que essa métrica mostra se os novos alunos estão de fato se convertendo em clientes pagantes, e não apenas se cadastrando. Ele usa os mesmos números para manter a estrutura de custos da Mathema sob revisão constante, buscando categorias que valem a pena otimizar à medida que a escola cresce. "Eu já vinha aplicando meu conhecimento de contabilidade financeira a um novo negócio, tornando-o financeiramente saudável desde o início", diz ele.
Resultados
A Mathema cresceu e hoje é uma escola que realiza mais de 20.000 aulas por mês para mais de 2.000 alunos, com relatórios financeiros que já não dependem de alguém se lembrar de atualizar corretamente uma planilha, ou de detectar um erro antes que ele custe dinheiro de verdade. Sob a disciplina diária de fluxo de caixa que Shkil construiu em torno da Finmap, a empresa relata que nunca mais caiu em um gap de caixa — exatamente o tipo de ponto cego que custou US$ 250 e duas horas perdidas ao negócio na época em que o Excel era todo o sistema.
Para Shkil, a escolha da ferramenta nunca foi puramente financeira. "Também quero apoiar produtos ucranianos bacanas como a Finmap", diz ele.
