Cuprins
720
12 min
08.07.2026
Contabilitate pe proiecte: cum să nu mai amesteci banii între comenzi
Sergiy Shuldik
Financial Expert at Finmap
"Adesea banii se amestecă între ei. Undeva așteptăm o plată, dar trebuie să facem o rezervare — luăm bani din alt proiect, apoi cumva încercăm să-i evidențiem separat, dar nu reușim să-i evidențiem pe toți."
— Olena, coproprietară a unei agenții de evenimente full-cycle
Recunoști această poveste. Luni ai luat 30 000 din plata clientului A, ca să achiți o factură urgentă pentru proiectul B. Marți restitui — ți-ai promis. Miercuri a venit salariul echipei, joi — o restituire neașteptată de garanție, vineri clientul A cere să finalizați devizul.
Deschizi Excel și nu poți înțelege: cât a mai rămas de fapt din bugetul proiectului A? Cât a câștigat proiectul B? Unde s-au dus cei 30 de mii?
Dacă ai cel puțin 2 proiecte în paralel — acest articol e pentru tine. Vom analiza cum să configurezi contabilitatea astfel încât fiecare leu să-și știe proiectul, iar tu să vezi restul de buget în timp real — fără eforturi supraomenești.
TL;DR — ce vei obține din acest ghid
- ✅ Înțelegerea în ce diferă contabilitatea pe proiecte de cea contabilă obișnuită
- ✅ Un sistem în 5 pași, care funcționează din prima săptămână
- ✅ Un șablon gata de categorii + etichete pentru afaceri de servicii
- ✅ Un caz real: cum o agenție de evenimente cu peste 30 de rezervări în paralel a pus ordine
- ✅ Lista banilor care de obicei "se dizolvă" — și cum îi readuci la proiectul corect
De ce Excel nu e contabilitate pe proiecte, ci o iluzie a contabilității
Excel pierde din trei motive:
1. O plată = un proiect. Întotdeauna. Excel nu știe să împartă. Dar realitatea știe. Contabilul deservește 3 proiecte, chiria biroului — 5, abonamentul la CRM — toată afacerea. Ori treci toată factura pe un singur proiect (te minți singur despre marjă), ori faci 5 rânduri manual și te rogi ca suma să iasă.
2. Restul de buget nu se actualizează singur. Luni erau planificați 100 000 pentru proiect. Până vineri ai cheltuit 47 000. Cât a mai rămas? În tabel — 53 000. În realitate — 38 000, pentru că ai uitat să notezi 2 plăți cash către curieri și un comision bancar. Iluzia controlului e mai gravă decât lipsa lui.
3. Echipa nu poate introduce date fără haos. Ai dat managerului acces la tabelul principal — a stricat o formulă. Ai făcut un șablon separat — l-a completat greșit. Ai creat un formular — adună gunoi. Rezultatul: introduci totul singur, seara, cu greșeli.
💡 Idee-cheie: contabilitatea pe proiecte nu înseamnă "mai multe coloane în Excel". Este un model de date diferit, în care o tranzacție poate aparține mai multor proiecte în proporții diferite, iar restul de buget se recalculează în fiecare minut.
Sistemul în 5 pași pentru contabilitatea pe proiecte
Pasul 1. Definește ce înseamnă "proiect" anume pentru tine
Nu e o simplă formulare — e cea mai importantă decizie în contabilitate.
Proiect = unitatea pentru care vrei să vezi un P&L separat.
Exemple:
- 🎪 Agenție de evenimente: o nuntă = un proiect. Nu "toată direcția de nunți" — e prea general.
- 🏗️ Construcții: un obiectiv = un proiect. Nu "toate renovările" — nu vei vedea care sunt în pierdere.
- 💼 Agenție: un client sau un contract retainer = un proiect.
- 🌷 Magazin de flori: proiectele nu sunt necesare — acolo e contabilitate pe marfă. Categoriile sunt suficiente.
- 🎗️ ONG: o campanie de strângere de fonduri = un proiect. Deosebit de important pentru raportarea către donatori.
Regula de bază: dacă nu poți spune "proiectul s-a închis pe profit" sau "proiectul e pe pierdere" — nu e un proiect, ci o direcție. Refă-l.
Pasul 2. Împarte cheltuielile în 3 tipuri
Nu toate cheltuielile sunt egale. Iată o clasificare care îți economisește ore de confuzie:
| Tip | Exemplu | Cum se distribuie |
|---|---|---|
| Directe de proiect | Materiale, plata către subcontractor, chirie de echipament pentru proiect | Integral pe 1 proiect |
| Comune de proiect | Contabilul care gestionează 3 contracte | Se împart între proiecte proporțional (50/30/20 sau egal) |
| Generale de gestiune | Chiria biroului, Slack, salariul tău ca proprietar | NU se distribuie pe proiecte — separat, la "Overhead" |
⚠️ Cea mai frecventă greșeală — să treci chiria biroului pe proiecte. Atunci fiecare proiect are "marjă negativă" și nu mai înțelegi dacă afacerea e profitabilă. Ține overhead-ul separat — vei vedea marja reală a proiectelor.
Pasul 3. Configurează structura în Finmap (15 minute)
Aici intră în joc instrumentul. Să vedem pe exemplul unei agenții de evenimente:
Categorii (aceasta e o structură universală de cheltuieli — ca niște rubrici):
- Venituri:
Оплата клієнта,Передоплата,Постоплата - Cheltuieli:
Локація,Кейтеринг,Декор,Команда,Маркетинг,Overhead
Proiecte (acestea sunt comenzile concrete):
Весілля Іванових 12.07Ювілей Петренко 28.07Корпоратив Acme Corp 15.08Дитячий день народження Софія 02.09
Etichete (acestea sunt criterii suplimentare — pentru analitică):
Тип події: весілля / корпоратив / дитячеЛокація: Київ / Львів / виїздСезон: high / low
🎯 Structura categorii × proiecte × etichete îți oferă o analitică 3D. Poți întreba: "Cât am câștigat din nunți la Lviv în sezonul high?" — și primești răspunsul în 2 secunde.
Pasul 4. Împarte plățile la introducere
Caz: plătești unui fotograf freelancer 18 000 lei pentru o săptămână de lucru. A filmat la două nunți.
❌ În Excel — ori treci toți cei 18 000 pe o singură nuntă, ori faci 2 rânduri manual, ori renunți și îi arunci la overhead.
✅ În Finmap — o singură operațiune, butonul "Împarte", două proiecte: 10 000 la nunta Ivanov, 8 000 la nunta Petrenko. Suma se potrivește automat, fiecare proiect își vede partea sa, marja e reală.
💡 Poți împărți nu doar pe proiecte, ci și pe categorii. O factură mare de la hipermarket — ai trecut o parte ca "Decor", o parte ca "Echipă (produse pentru ziua de filmare)". Realist.
Pasul 5. Urmărește bugetul proiectului în timp real
În dashboard-ul proiectului vezi:
- Cât a plătit deja clientul / cât mai datorează
- Cât s-a cheltuit din buget / cât a mai rămas
- Marja prognozată la ritmul actual de cheltuieli
- "Zonele roșii" — categoriile unde s-a depășit bugetul
Acesta e chiar momentul în care încetezi să te încurci. Nu "deschid Excel vineri, calculez" — ci intri în dashboard în 5 secunde între apeluri.
Caz real: agenție de evenimente cu peste 30 de proiecte în paralel
- 📉 Până la 30 de proiecte active în diverse etape (cerere → avans → lucru → plată finală)
- 📉 5 persoane în echipa financiară, fiecare cu propriul Google Sheet
- 📉 Banii "se amestecau" — luau dintr-un proiect, promiteau să restituie din altul, nu restituiau
- 📉 Managerii de proiecte nu aveau acces la finanțe — o întrebau pe Olena
- 📉 O dată pe lună — o reconciliere completă, care dura 2 zile
Ce s-a schimbat după trecerea la Finmap:
| Metrică | Înainte | După 60 de zile |
|---|---|---|
| Timp pentru reconcilierea finanțelor | 2 zile/lună | 30 min/săptămână |
| Numărul tranzacțiilor "pierdute" | ~12% | sub 1% |
| Manageri care își văd bugetul | 0 din 5 | 5 din 5 |
| Precizia marjei proiectului | ±20% | ±2% |
| "Apeluri către Olena cu întrebări financiare" | 8-10/zi | 1-2/săptămână |
Ce a făcut Olena:
- A configurat roluri: managerii de proiecte văd doar proiectele lor, nu afacerea în ansamblu
- A conectat PFA-ul și compania europeană într-un singur cont — a văzut profitul real al întregii afaceri
- A configurat un bot de Telegram pentru cheltuieli cash — managerii introduc date fără login în sistem
- A setat reguli automate care categorizează automat 80% din tranzacții
"Clar. Sută la sută clar." — reacția finală a Olenei la demo. Și exact așa trebuie să sune contabilitatea: clar.
Checklist: ești pregătit pentru contabilitatea pe proiecte?
- Ai notat 5-10 proiecte active cu denumiri concrete și termene limită
- Ai împărțit cheltuielile în directe / comune / overhead
- Ai creat categorii universale (10-15 buc, nu mai mult)
- Știi pentru ce perioadă planifici bugetul (săptămână / lună / durata proiectului)
- Ai stabilit cine din echipă va avea acces și la ce anume
- Ești gata să investești 2-3 ore la început, ca să economisești apoi zile întregi
Dacă ai bifat 5+ — intră în Finmap și pornește. Primul proiect îți va lua 20 de minute, apoi — mai rapid decât o cafea.
Întrebări frecvente (FAQ)
Câte proiecte înseamnă prea multe?
Tehnic, în Finmap nu există limite. Practic — dacă ai peste 50 de proiecte active simultan, merită să le grupezi în programe (de exemplu, "Proiecte 2026 Q3"). Altfel dashboard-ul devine supraîncărcat.
Poți schimba structura categoriilor după ce ai pornit deja?
Da. Categoriile pot fi redenumite, îmbinate și poți muta tranzacții între ele. Dar refacerea structurii la fiecare 2 luni e un simptom că nu ai definit "ce înseamnă un proiect" de la început. Revino la Pasul 1.
Dar dacă proiectul durează 6 luni? Cum calculezi marja?
Urmărește marja din două perspective: acumulată de la începutul proiectului și pentru luna curentă. Prima îți arată imaginea de ansamblu, a doua — dacă ești pe plus acum. În Finmap ambele dashboard-uri sunt disponibile din start.
Pot ține contabilitate pe proiecte și în același timp pe echipe/departamente?
Da. Categorii + Proiecte + Etichete sunt 3 axe independente. Introdu echipa ca etichetă ("Echipă: Kiev", "Echipă: Lviv") — și obții un raport în oricare dintre cele trei perspective.
Am nevoie de un financiar dacă țin contabilitatea în Finmap?
Depinde de cifra de afaceri. Până la 1–2 milioane lei/lună — te descurci singur sau cu un asistent. Peste acest nivel — merită să aduci un specialist, dar nu pentru introducerea datelor, ci pentru analiză și recomandări. Finmap preia mecanica, financiarul — strategia.
Cum rămâne cu datele din lunile anterioare? Le pot transfera?
Da, dar recomandăm să introduci nu "tot istoricul pe 3 ani", ci ultimele 3 luni + luna curentă. E suficient ca să construiești planuri și să vezi trendul. Mai adânc de atât — muncă inutilă, datele sunt învechite.
Ce urmează
📌 Înregistrează-te în Finmap → creează primul proiect → introdu 5 operațiuni cu împărțire → uită-te la marjă. Totul la un loc — 25 de minute. Dacă nu ți se potrivește — nu ai pierdut nimic.
Și dacă vrei să afli cum să configurezi contabilitatea cash (pentru că în fiecare afacere 20-40% din operațiuni se fac în afara băncii) — următorul articol din blogul nostru: "Dezordinea e mereu în cash": cum îmblânzești contabilitatea de casă într-o săptămână.
Articolul a fost scris pe baza consultațiilor reale cu clienți Finmap. Toate numele și cifrele din cazuri au fost modificate.
Distribuie conținut valoros — devino o sursă de inspirație
Frequently Asked Questions
How many projects is too many?
Technically, Finmap has no limits. In practice — if you have more than 50 simultaneously active projects, it's worth grouping them into programs (for example, "Projects 2026 Q3"). Otherwise the dashboard gets overloaded.
Can I change the category structure after I've started?
Yes. Categories can be renamed, merged, and transactions moved between them. But reworking the structure every 2 months is a symptom that you didn't define "what a project is" at the start. Go back to Step 1.
What if a project lasts 6 months? How do I calculate the margin?
Look at the margin in two dimensions: cumulative since the project started and for the current month. The first shows the overall picture, the second — whether you're in the black right now. In Finmap, both dashboards come out of the box.
Can I keep accounting by projects and by teams/departments at the same time?
Yes. Categories + Projects + Tags are 3 independent axes. Set up the team as a tag ("Team: Kyiv", "Team: Lviv") — and you'll get a report in any of the three dimensions.
Do I need a financial specialist if I keep accounting in Finmap?
It depends on turnover. Up to ₴1–2M/month — you manage on your own or with an assistant. Above that — it's worth bringing in a specialist, but not for entering data, rather for analysis and recommendations. Finmap takes on the mechanics, the specialist — the strategy.
What about data from previous months? Should I import it?
Yes, but we recommend entering not "the entire 3-year history", but the 3 previous months + the current one. That's enough to build plans and see the trend. Going deeper is wasted work — the data is outdated.
Mai ai întrebări?
Suntem gata să răspundem.
Finmap support
