Облік по проєктах: як зробити, щоб кожна гривня знала свій проєкт

"Часто кошти змішуються між собою. Десь ми чекаємо оплату, а потрібно бронювати — беремо гроші з іншого проєкту, потім якось намагаємось зафіксувати, але все не зафіксуєш."

— Олена, співвласниця івент-агенції повного циклу

Ти впізнаєш цю історію. У понеділок взяв 30 000 з оплати клієнта А, щоб закрити терміновий рахунок на проєкт Б. У вівторок повернеш — пообіцяв собі. У середу прийшла зарплата команді, у четвер — несподіване повернення депозиту, у пʼятницю клієнт А просить підбити кошторис.

Ти відкриваєш Excel і не можеш зрозуміти: скільки реально лишилось у бюджеті проєкту А? Скільки заробив проєкт Б? Куди делись 30 тисяч?

Якщо у тебе хоча б 2 паралельні проєкти — ця стаття для тебе. Розберемо, як налаштувати облік так, щоб кожна гривня знала свій проєкт, а ти бачив залишок бюджету в реальному часі — без надлюдських зусиль.

TL;DR — що ти отримаєш після цього гайду

• ✅ Розуміння, чим проєктний облік відрізняється від звичайного бухгалтерського
• ✅ 5-крокову систему, яка працює з першого тижня
• ✅ Готовий шаблон категорій + тегів для сервісного бізнесу
• ✅ Реальний кейс: як івент-агенція з 30+ паралельними бронюваннями навела порядок
• ✅ Список грошей, які зазвичай "розчиняються" — і як їх повернути на правильний проєкт

Чому Excel — це не облік по проєктах, а ілюзія обліку

У 9 з 10 малих бізнесів облік по проєктах виглядає так: окрема вкладка на кожен проєкт у Google Sheets, плюс зведена таблиця "по всьому бізнесу". На словах — система. На практиці — щовечора годинна сесія "хто куди заплатив".

Excel програє з трьох причин:

1. Один платіж = один проєкт. Завжди. Excel не вміє розщеплювати. А реальність — вміє. Бухгалтер обслуговує 3 проєкти, оренда офісу — 5, підписка на CRM — увесь бізнес. Ти або вписуєш весь рахунок на один проєкт (брешеш собі про маржу), або робиш 5 рядочків руками і молишся, щоб сума зійшлась.

2. Залишок бюджету не оновлюється сам. У понеділок планувалось 100 000 на проєкт. До п'ятниці витратив 47 000. Скільки лишилось? У табличці — 53 000. У реальності — 38 000, бо ти забув записати 2 готівкові оплати кур'єрам і одну комісію банку. Ілюзія контролю гірша за його відсутність.

3. Команда не може вносити дані без хаосу. Дав менеджеру доступ до головної таблиці — він зламав формулу. Зробив окремий шаблон — він заповнив його неправильно. Створив форму — вона збирає смітник. Підсумок: вносиш усе сам, вечорами, з помилками.

💡 Інсайт: проєктний облік — це не "більше колонок у Excel". Це інша модель даних, де одна транзакція може належати кільком проєктам у різних пропорціях, а залишок бюджету перераховується щохвилини.

5-крокова система проєктного обліку

Крок 1. Визнач, що таке "проєкт" саме для тебе

Це не риторика — це найважливіше рішення в обліку.

Проєкт = одиниця, на яку ти хочеш дивитись окремий P&L.

Приклади:

• 🎪 Івент-агенція: одне весілля = один проєкт. Не "весь напрямок весіль" — занадто крупно.
• 🏗️ Будівництво: один об'єкт = один проєкт. Не "усі ремонти" — не побачиш збиткові.
• 💼 Агенція: один клієнт або один retainer-контракт = один проєкт.
• 🌷 Магазин квітів: проєкти не потрібні — там товарний облік. Категорій вистачить.
• 🎗️ ГО: одна цільова кампанія = один проєкт. Особливо важливо для звітності донорам.

Правило великого пальця: якщо ти не зможеш сказати "проєкт зачинився прибутково" або "проєкт у збитку" — це не проєкт, а напрямок. Перероби.

Крок 2. Розділи витрати на 3 типи

Не всі витрати рівні. Ось класифікація, яка економить години плутанини:

⚠️ Найчастіша помилка — записувати оренду офісу на проєкти. Тоді в кожного проєкту "червона маржа", і ти не розумієш чи бізнес взагалі рентабельний. Тримай overhead окремо — побачиш реальну маржу проєктів.

Крок 3. Налаштуй структуру у Finmap (15 хвилин)

Тут вступає у гру інструмент. Розглянемо на прикладі івент-агенції:

Категорії (це універсальна структура витрат — як рубрики):

• Доходи: Оплата клієнта, Передоплата, Постоплата
• Витрати: Локація, Кейтеринг, Декор, Команда, Маркетинг, Overhead

Проєкти (це конкретні замовлення):

• Весілля Іванових 12.07
• Ювілей Петренко 28.07
• Корпоратив Acme Corp 15.08
• Дитячий день народження Софія 02.09

Теги (це додаткові розрізи — для аналітики):

• Тип події: весілля / корпоратив / дитяче
• Локація: Київ / Львів / виїзд
• Сезон: high / low

🎯 Структура категорії × проєкти × теги дає тобі 3D-аналітику. Ти можеш питати: "Скільки заробили на весіллях у Львові у high-season?" — і отримати відповідь за 2 секунди.

Крок 4. Розщеплюй платежі при внесенні

Це фішка, яка ламає всю модель Excel.

Кейс: оплачуєш фрилансеру-фотографу 18 000 грн за тиждень роботи. Він знімав на двох весіллях.

❌ В Excel — або вписуєш усі 18 000 на одне весілля, або робиш 2 рядки руками, або забиваєш і вішаєш в overhead.

✅ У Finmap — одна операція, кнопка "Розділити", два проєкти: 10 000 на Іванових, 8 000 на Петренко. Сума автоматично сходиться, кожен проєкт бачить свою частку, маржа правдива.

💡 Розщеплювати можна не лише по проєктах, а й по категоріях. Великий рахунок з гіпермаркету — частину розписав як "Декор", частину як "Команда (продукти на знімальний день)". Реалістично.

Крок 5. Дивись бюджет проєкту в реальному часі

На кожен проєкт у Finmap встановлюєш план: очікувані доходи + бюджет витрат. Далі — система рахує сама.

У дашборді проєкту видно:

• Скільки клієнт уже заплатив / скільки ще винен
• Скільки витратили з бюджету / скільки лишилось
• Прогнозовану маржу при поточному темпі витрат
• "Червоні зони" — категорії, де перевитратили

Це і є той самий момент, коли ти перестаєш плутатись. Не "відкрию Excel у п'ятницю, порахую" — а зайшов у дашборд за 5 секунд між дзвінками.

Реальний кейс: івент-агенція з 30+ паралельними проєктами

Олена (умовне ім'я) володіє івент-агенцією повного циклу. До переходу на Finmap:

• 📉 До 30 активних проєктів у різних стадіях (запит → передоплата → робота → постоплата)
• 📉 5 людей у фін-команді, кожен веде свою Google Sheet
• 📉 Кошти "змішувалися" — брали з одного проєкту, обіцяли повернути з іншого, не повертали
• 📉 Менеджери проєктів не мали доступу до фінансів — питали Олену
• 📉 Раз на місяць — повна звірка, яка займала 2 дні

Що змінилось після переходу:

Що зробила Олена:

1. Налаштувала ролі: менеджери проєктів бачать тільки свої проєкти, не загальний бізнес
2. Підключила ФОП та європейську компанію в одному акаунті — побачила реальний прибуток усього бізнесу
3. Налаштувала Telegram-бот для готівкових витрат — менеджери вносять без логіну в систему
4. Поставила автоправила, які 80% транзакцій категоризують автоматично

"Зрозуміло. Сто відсотків зрозуміло." — фінальна реакція Олени на демо. І саме так має звучати облік: зрозуміло.

Чек-лист: ти готовий до проєктного обліку?

Постав ✅ напроти кожного пункту, який можеш зробити за 30 хв:

• ☐ Виписав 5-10 активних проєктів з конкретними назвами та дедлайнами
• ☐ Розділив витрати на прямі / спільні / overhead
• ☐ Створив універсальні категорії (10-15 шт, не більше)
• ☐ Знаєш, на який період плануєш бюджет (тиждень / місяць / тривалість проєкту)
• ☐ Визначив, хто з команди матиме доступ і до чого саме
• ☐ Готовий вкласти 2-3 години на старті, щоб потім економити дні

Якщо 5+ галочок — заходь у Finmap і запускайся. Перший проєкт займе 20 хвилин, далі — швидше за каву.

Що далі

Якщо до цього моменту ти кивнув головою хоча б раз — час спробувати.

📌 Зареєструйся в Finmap → створи перший проєкт → внеси 5 операцій з розщепленням → подивись маржу. Усе разом — 25 хвилин. Якщо не зайде — нічого не втратив.

Спробувати безкоштовно 14 днів →

Стаття написана на основі реальних консультацій клієнтів Finmap. Усі імена та цифри в кейсах змінено.

Читайте також

• P&L звіт: як читати і навіщо власнику
• Маржинальність по клієнтах: як знайти 20% клієнтів, які дають 80% прибутку
• Каса бізнесу vs особиста: як розділити чисто (навіть якщо ти ФОП)