Мазмұны
674
12 мин
08.07.2026
Жобалар бойынша есеп: әр теңгенің қай жобаға тиесілі екенін қалай білуге болады
Sergiy Shuldik
Financial Expert at Finmap
«Ақша жиі араласып кетеді. Кейде төлем күтіп отырамыз, бірақ бір жерге төлеу керек болады — сондықтан басқа жобадан ақша аламыз, кейін оны қалай да есепке алуға тырысамыз, бірақ бәрін толық жазып үлгеру мүмкін емес.»
— Олена, толық циклді івент-агенттіктің құрылтайшыларының бірі
Бұл оқиға сізге таныс. Дүйсенбіде В жобасындағы шұғыл шотты жабу үшін А клиентінің төлемінен 30 000 ₴ алдыңыз. Сейсенбіде қайтарамын деп өзіңізге уәде бердіңіз. Сәрсенбіде команданың жалақысын төлеу мерзімі келді, бейсенбіде күтпеген кепілдік қайтарымы болды, ал жұмада А клиенті сметаны түпкілікті бекітуді сұрайды.
Excel-ді ашасыз да түсіне алмайсыз: А жобасының бюджетінде іс жүзінде қанша қалды? В жобасы қанша тапты? 30 мың қайда кетті?
Кем дегенде 2 параллель жобаңыз болса — бұл мақала сізге арналған. Әр теңге өз жобасын білетіндей, ал сіз бюджет қалдығын нақты уақыт режимінде — асып түсетін күш жұмсамай-ақ — көретіндей есепті қалай орнатуға болатынын түсіндіреміз.
TL;DR — бұл нұсқаудан не аласыз
- ✅ Жобалық есептің қарапайым бухгалтериядан несімен ерекшеленетінін түсіну
- ✅ Бірінші аптадан-ақ жұмыс істейтін 5 қадамдық жүйе
- ✅ Қызмет көрсету бизнесіне арналған дайын санаттар + тегтер үлгісі
- ✅ Нақты кейс: 30-дан астам параллель брондаумен жұмыс істейтін івент-агенттік қаржысында қалай тәртіп орнатты
- ✅ Әдетте «еріп кететін» ақшаның тізімі — және оны дұрыс жобаға қалай қайтаруға болады
Неге Excel жобалық есеп емес, тек оның иллюзиясы
10 шағын бизнестің 9-ында жобалық есеп мынадай көрінеді: Google Sheets-те әр жобаға бөлек қойынды, плюс «бүкіл бизнес бойынша» жиынтық кесте. Теорияда — жүйе. Іс жүзінде — әр кеші сайын «кім, қанша, кімге төледі» деген сағаттық сессия.
Excel үш себеппен ұтылады:
1. Бір төлем = бір жоба. Әрқашан. Excel бөле алмайды. Ал өмір бөледі. Бухгалтер 3 жобаға қызмет көрсетеді, кеңсе жалдау ақысы 5-еуіне тиесілі, CRM жазылымы бүкіл бизнеске ортақ. Сіз не бүкіл шотты бір жобаға жазасыз (маржа туралы өзіңізді алдап), не қолмен 5 жол теруге тура келеді де, жиынтығы дұрыс шықсын деп дұға етесіз.
2. Бюджет қалдығы өзінен-өзі жаңармайды. Дүйсенбіде жобаға 100 000 ₴ жоспарладыңыз. Жұмаға дейін 47 000 ₴ жұмсадыңыз. Қанша қалды? Кестеде — 53 000 ₴. Шын мәнінде — 38 000 ₴, себебі курьерлерге 2 қолма-қол төлемді және бір банк комиссиясын жазуды ұмытып кеттіңіз. Бақылау иллюзиясы бақылаудың жоқтығынан да жаман.
3. Команда шатаспай дерек енгізе алмайды. Менеджерге негізгі кестеге қолжеткізу бердіңіз — формуланы бұзды. Бөлек үлгі жасадыңыз — қате толтырды. Форма құрдыңыз — ол қоқыс жинайды. Түпкі нәтиже: бәрін өзіңіз, кешкісін, қателермен енгізесіз.
💡 Инсайт: жобалық есеп — бұл «Excel-де көбірек баған» дегенді білдірмейді. Бұл — басқа деректер моделі, онда бір транзакция бірнеше жобаға әртүрлі пропорцияда тиесілі бола алады, ал бюджет қалдығы әр минут сайын қайта есептеледі.
5 қадамдық жобалық есеп жүйесі
1-қадам. Сіз үшін нақты «жоба» деген не екенін анықтаңыз
Бұл риторика емес — бұл есепте қабылданатын ең маңызды шешім.
Жоба = сіз бөлек пайда мен зиян есебін (P&L) көргіңіз келетін бірлік.
Мысалдар:
- 🎪 Івент-агенттік: бір той = бір жоба. «Барлық тойлар бағыты» емес — бұл тым жалпы.
- 🏗️ Құрылыс: бір объект = бір жоба. «Барлық жөндеу жұмыстары» емес — олай зиян шегіп жатқандарын байқамайсыз.
- 💼 Агенттік: бір клиент немесе бір тұрақты келісімшарт = бір жоба.
- 🌷 Гүл дүкені: жобалар қажет емес — бұл қойма есебі. Санаттардың өзі жеткілікті.
- 🎗️ ҮЕҰ: бір мақсатты науқан = бір жоба. Донорларға есеп беру үшін бұл әсіресе маңызды.
Практикалық ереже: егер «жоба пайдамен жабылды» немесе «жоба зиян шегуде» деп айта алмасаңыз — бұл жоба емес, бизнес бағыты. Оны қайта қараңыз.
2-қадам. Шығындарды 3 түрге бөліңіз
Барлық шығын бірдей емес. Міне, сағаттаған шатасуды үнемдейтін жіктеме:
| Түрі | Мысал | Қалай бөлу керек |
|---|---|---|
| Тікелей жобалық | Материалдар, мердігерге төлем, жобаға арналған жабдық жалдау | Толығымен 1 жобаға |
| Ортақ жобалық | 3 келісімшартқа қызмет көрсететін бухгалтер | Жобалар арасында пропорционалды бөліңіз (50/30/20 немесе тең бөліп) |
| Жалпы үстеме шығындар | Кеңсе жалдау ақысы, Slack, иесі ретінде өз жалақыңыз | Жобаларға бөлінбейді — «Үстеме шығындар» деп бөлек сақталады |
⚠️ Ең жиі кездесетін қате — кеңсе жалдау ақысын жобаларға жатқызу. Сонда әр жоба «теріс маржа» көрсетеді де, бизнестің жалпы тиімді екенін білу мүмкін болмай қалады. Үстеме шығындарды бөлек ұстаңыз — жобаларыңыздың нақты маржасын көресіз.
3-қадам. Finmap-та құрылымды баптаңыз (15 минут)
Дәл осы жерде құрал іске қосылады. Івент-агенттік мысалын қарастырайық:
Санаттар (бұл шығынның әмбебап құрылымы — рубрикалар сияқты):
- Кірістер:
Клиент төлемі,Алдын ала төлем,Соңғы төлем - Шығыстар:
Алаң,Кейтеринг,Декор,Команда,Маркетинг,Үстеме шығындар
Жобалар (бұлар нақты тапсырыстар):
Ивановтардың тойы 12.07Петренконың мерейтойы 28.07Acme Corp корпоративтік іс-шарасы 15.08Софияның балалар туған күні 02.09
Тегтер (бұлар аналитикаға арналған қосымша өлшемдер):
Іс-шара түрі: той / корпоративтік / балаларЛокация: Киев / Львов / көшпеліМаусым: жоғары / төмен
🎯 Санаттар × жобалар × тегтер құрылымы сізге 3D аналитика береді. Сіз «Жоғары маусымда Львовтағы тойлардан қанша таптық?» деп сұрай аласыз — және 2 секундта жауап аласыз.
4-қадам. Төлемдерді енгізу кезінде бірден бөліңіз
Бұл — бүкіл Excel моделін бұзатын функция.
Кейс: сіз фрилансер фотографқа апталық жұмысы үшін 18 000 ₴ төлейсіз. Ол екі тойда түсірді.
❌ Excel-де — сіз я бүкіл 18 000 ₴-ды бір тойға жазасыз, я қолмен 2 жол жасайсыз, я қолыңызды сілтеп, оны үстеме шығындарға тастайсыз.
✅ Finmap-та — бір транзакция, «Бөлу» батырмасы, екі жоба: Ивановтарға 10 000 ₴, Петренкаларға 8 000 ₴. Жиынтық автоматты түрде сәйкес келеді, әр жоба өз үлесін көреді, ал маржа шынайы болады.
💡 Тек жобалар бойынша ғана емес, санаттар бойынша да бөле аласыз. Гипермаркеттен алынған үлкен чек — оның бір бөлігін «Декор» деп, екінші бөлігін «Команда (түсірілім күніне тамақ)» деп жазасыз. Өмірге жақын.
5-қадам. Жоба бюджетін нақты уақыт режимінде бақылаңыз
Finmap-тағы әр жоба үшін жоспар қоясыз: күтілетін кіріс + шығын бюджеті. Содан кейін жүйе есептеуді өзі жасайды.
Жоба дашбордында мыналарды көресіз:
- Клиент қазірдің өзінде қанша төледі / әлі қанша борышы бар
- Бюджеттің қанша бөлігін жұмсадыңыз / қанша қалды
- Ағымдағы шығын қарқынындағы болжамды маржа
- «Қызыл аймақтар» — асыра жұмсаған санаттар
Дәл осы сәтте сіз шатасуды тоқтатасыз. «Жұмада Excel-ді ашып, санап шығамын» емес — қоңыраулар арасында 5 секундта дашбордты ашасыз.
Нақты кейс: 30-дан астам параллель жобамен жұмыс істейтін івент-агенттік
Олена (аты өзгертілген) толық циклді івент-агенттігінің иесі. Finmap-қа көшпес бұрын:
- 📉 Түрлі кезеңдегі 30-ға дейін белсенді жоба (сұраныс → алдын ала төлем → жұмыс → соңғы төлем)
- 📉 Қаржы тобында 5 адам, әрқайсысы өзінің Google Sheets кестесін жүргізетін
- 📉 Ақша «араласып кететін» — бір жобадан алып, екіншісінен қайтарамын деп уәде беретін, бірақ қайтармайтын
- 📉 Жоба менеджерлерінің қаржыға қолжетімділігі болмайтын — олар Оленадан сұрайтын
- 📉 Айына бір рет — 2 күнге созылатын толық салыстыру
Көшкеннен кейін не өзгерді:
| Көрсеткіш | Дейін | 60 күннен кейін |
|---|---|---|
| Қаржыны салыстыруға кеткен уақыт | Айына 2 күн | Аптасына 30 минут |
| «Жоғалған» транзакциялар саны | ~12% | 1%-дан аз |
| Өз бюджетін көретін менеджерлер | 5-тің 0-і | 5-тің 5-і |
| Жоба маржасының дәлдігі | ±20% | ±2% |
| «Оленаға қаржы сұрақтарымен қоңырау шалу» | Күніне 8-10 | Аптасына 1-2 |
Олена не істеді:
- Рөлдерді баптады: жоба менеджерлері тек өз жобаларын көреді, жалпы бизнесті емес
- Бір есепшотқа жеке кәсіпкерлікті және еуропалық компанияны қосты — және бүкіл бизнестің нақты пайдасын көрді
- Қолма-қол шығындар үшін Telegram-бот баптады — менеджерлер жүйеге кірмей-ақ дерек енгізеді
- Транзакциялардың 80%-ын автоматты түрде санаттайтын авто-ережелер орнатты
«Түсінікті. Жүз пайыз түсінікті». — Оленаның демоға деген соңғы реакциясы осындай болды. Ал есеп дәл осылай естілуі керек: түсінікті.
Чек-парақ: жобалық есепке дайынсыз ба?
30 минутта жасай алатын әр тармаққа ✅ қойыңыз:
- ☐ 5-10 белсенді жобаны нақты атаулары мен мерзімдерімен жаздыңыз
- ☐ Шығындарды тікелей / ортақ / үстеме деп бөлдіңіз
- ☐ Әмбебап санаттар жасадыңыз (10-15, одан көп емес)
- ☐ Бюджетті қай кезеңге жоспарлайтыныңызды білесіз (апта / ай / жоба ұзақтығы)
- ☐ Командада кімге қолжетімділік беретініңізді және нақты неге беретініңізді шештіңіз
- ☐ Кейін күндерді үнемдеу үшін басында 2-3 сағат жұмсауға дайынсыз
Егер сізде 5-тен көп белгі қойылса — Finmap-қа кіріп, бастаңыз. Бірінші жоба 20 минут алады, содан кейін — кофе қайнатудан да тезірек болады.
Ары қарай не істеу керек
Осы жерге дейін кем дегенде бір рет басыңызбен келіскен болсаңыз — сынап көретін уақыт келді.
📌 Finmap-қа тіркеліңіз → алғашқы жобаңызды құрыңыз → бөлумен 5 транзакция енгізіңіз → маржаға қараңыз. Барлығы бірге — 25 минут. Ұнамаса — ештеңе жоғалтпайсыз.
Бұл мақала Finmap клиенттерімен өткізілген нақты кеңестер негізінде жазылған. Кейстердегі барлық аттар мен цифрлар өзгертілген.
Мұны да оқыңыз
Құнды мазмұнмен бөлісіңіз — түсініктер көзі болыңыз
Жиі қойылатын сұрақтар
Жоба саны қаншада тым көп болады?
Техникалық тұрғыдан Finmap-та шектеу жоқ. Іс жүзінде — егер бір мезгілде 50-ден астам белсенді жобаңыз болса, оларды бағдарламаларға топтастырған жөн (мысалы, «2026 Q3 жобалары»). Әйтпесе дашборд шамадан тыс жүктеледі.
Бастағаннан кейін санат құрылымын өзгерте аламын ба?
Иә. Санаттардың атын өзгертуге, оларды біріктіруге және транзакцияларды бір санаттан екіншісіне ауыстыруға болады. Бірақ құрылымды әр 2 айда бір қайта құру — басында «жоба деген не» екенін анықтамағаныңыздың белгісі. 1-қадамға қайта оралыңыз.
Жоба 6 ай созылса ше? Маржаны қалай есептеймін?
Маржаны екі өлшемде қараңыз: жоба басталғаннан бергі жиынтық және ағымдағы ай бойынша. Біріншісі жалпы көріністі көрсетеді, екіншісі — қазір пайдада екеніңізді. Finmap-та екі дашборд та дайын күйде беріледі.
Жобалар бойынша және командалар/бөлімдер бойынша есепті бір мезгілде жүргізе аламын ба?
Иә. Санаттар + Жобалар + Тегтер — 3 тәуелсіз өлшем. Команданы тег ретінде баптаңыз («Команда: Киев», «Команда: Львов») — және осы үш өлшемнің кез келгені бойынша есеп аласыз.
Finmap-та есеп жүргізсем, қаржы маманы қажет пе?
Бұл айналымға байланысты. Айына 1–2 млн ₴-ға дейін — өзіңіз немесе көмекшімен басқарасыз. Одан жоғары болса — маман тартқан жөн, бірақ дерек енгізу үшін емес, талдау мен ұсыныстар үшін. Finmap механиканы өз мойнына алады, маман — стратегияны.
Алдыңғы айлардың деректері ше? Оларды импорттау керек пе?
Иә, бірақ «толық 3 жылдық тарихты» емес, соңғы 3 ай + ағымдағы айды енгізуді ұсынамыз. Бұл жоспар құруға және трендті көруге жеткілікті. Одан тереңірек кету — бекер еңбек, деректер бәрібір ескірген.
Сұрақтарыңыз қалды ма?
Оларға жауап беруге дайынбыз.
Finmap support
