Projektalapú könyvelés: hogyan hagyja abba a pénz összekeverését a megrendelések között

"Gyakran összekeverednek a pénzeszközök. Van, hogy egy kifizetésre várunk, de közben foglalnunk kell — ilyenkor pénzt veszünk el egy másik projektből, aztán valahogy próbáljuk rögzíteni, de sosem lehet mindent rögzíteni."

— Olena, egy teljes körű rendezvényszervező ügynökség társtulajdonosa

Ön is ismeri ezt a történetet. Hétfőn elvett 30 000-et A ügyfél befizetéséből, hogy kifizessen egy sürgős számlát a B projektre. Kedden visszaadja — megígérte magának. Szerdán megérkezett a csapat fizetése, csütörtökön egy váratlan kaució-visszatérítés, pénteken pedig A ügyfél a költségvetés összesítését kéri.

Megnyitja az Excelt, és nem érti: mennyi pénz maradt ténylegesen az A projekt költségvetésében? Mennyit keresett a B projekt? Hova tűnt a 30 ezer?

Ha legalább 2 párhuzamos projektje van — ez a cikk Önnek szól. Megnézzük, hogyan állítsa be a könyvelést úgy, hogy minden forint tudja, melyik projekthez tartozik, Ön pedig valós időben lássa a projekt költségvetésének egyenlegét — emberfeletti erőfeszítés nélkül.

TL;DR — mit kap ebből az útmutatóból

• ✅ Megérti, miben különbözik a projektalapú könyvelés a hagyományos könyveléstől
• ✅ Egy 5 lépéses rendszert, amely már az első héttől működik
• ✅ Kész kategória- és címke-sablont szolgáltató vállalkozásokhoz
• ✅ Valós esettanulmányt: hogyan tett rendet egy rendezvényszervező ügynökség 30+ párhuzamos foglalással
• ✅ Egy listát azokról a pénzekről, amelyek általában "elolvadnak" — és hogyan vezesse vissza őket a helyes projektre

Miért nem projektalapú könyvelés az Excel, hanem csak a könyvelés illúziója

A kisvállalkozások 9 esetében 10-ből a projektalapú könyvelés így néz ki: külön fül minden projekthez a Google Sheets-ben, plusz egy összesítő táblázat "az egész vállalkozásra". Szóban — rendszer. A gyakorlatban — minden este egy órás ülés arról, hogy "ki kinek fizetett".

Az Excel három ok miatt veszít:

1. Egy kifizetés = egy projekt. Mindig. Az Excel nem tud szétbontani. A valóság viszont igen. A könyvelő 3 projektet szolgál ki, az irodabérlet 5-öt, a CRM-előfizetés az egész vállalkozást. Vagy a teljes számlát egy projektre könyveli (hazudik magának a haszonkulcsról), vagy kézzel készít 5 sort, és imádkozik, hogy az összeg kijöjjön.

2. A költségvetés egyenlege nem frissül magától. Hétfőn 100 000-et terveztek a projektre. Péntekig 47 000-et költött el. Mennyi maradt? A táblázat szerint 53 000. A valóságban 38 000, mert elfelejtett rögzíteni 2 készpénzes futárfizetést és egy banki jutalékot. A kontroll illúziója rosszabb, mint annak hiánya.

3. A csapat nem tud adatot rögzíteni káosz nélkül. Hozzáférést adott a menedzsernek a fő táblázathoz — az elrontotta a képletet. Külön sablont készített — rosszul töltötte ki. Létrehozott egy űrlapot — az szemetet gyűjt. Az eredmény: mindent Ön rögzít, esténként, hibákkal.

💡 Meglátás: a projektalapú könyvelés nem "több oszlop az Excelben". Ez egy másik adatmodell, ahol egy tranzakció több projekthez is tartozhat különböző arányban, a költségvetés egyenlege pedig percenként újraszámolódik.

A projektalapú könyvelés 5 lépéses rendszere

1. lépés. Határozza meg, mit jelent Önnél a "projekt"

Ez nem retorika — ez a legfontosabb döntés a könyvelésben.

Projekt = az az egység, amelyre külön P&L-t szeretne látni.

Példák:

• 🎪 Rendezvényszervező ügynökség: egy esküvő = egy projekt. Nem "az összes esküvői terület" — az túl tág.
• 🏗️ Építőipar: egy objektum = egy projekt. Nem "az összes felújítás" — így nem látja a veszteségeseket.
• 💼 Ügynökség: egy ügyfél vagy egy retainer-szerződés = egy projekt.
• 🌷 Virágüzlet: nincs szükség projektekre — ott árukészlet-könyvelés kell. A kategóriák elegendők.
• 🎗️ Civil szervezet: egy célzott kampány = egy projekt. Különösen fontos az adományozói beszámolóknál.

Ökölszabály: ha nem tudja kijelenteni, hogy "a projekt nyereséggel zárult" vagy "a projekt veszteséges" — akkor ez nem projekt, hanem egy terület. Alakítsa át.

2. lépés. Ossza fel a kiadásokat 3 típusra

Nem minden kiadás egyenlő. Íme egy osztályozás, amely órákat spórol meg a zűrzavarból:

⚠️ A leggyakoribb hiba — az irodabérletet a projektekre könyvelni. Ekkor minden projektnél "piros a marzs", és nem érti, hogy a vállalkozás egyáltalán nyereséges-e. Tartsa külön az overheadet — akkor látja a projektek valós marzsát.

3. lépés. Állítsa be a struktúrát a Finmapben (15 perc)

Itt lép színre az eszköz. Nézzük meg egy rendezvényszervező ügynökség példáján:

Kategóriák (ez a kiadások univerzális struktúrája — mint a rovatok):

• Bevételek: Ügyfélfizetés, Előleg, Végszámla
• Kiadások: Helyszín, Étkeztetés, Dekoráció, Csapat, Marketing, Overhead

Projektek (ezek konkrét megrendelések):

• Ivanov-esküvő 12.07
• Petrenko-évforduló 28.07
• Acme Corp céges rendezvény 15.08
• Sofia gyerekszülinap 02.09

Címkék (ezek további dimenziók — az elemzéshez):

• Esemény típusa: esküvő / céges rendezvény / gyerekbuli
• Helyszín: Kyjiv / Lviv / kiszállás
• Szezon: high / low

🎯 A kategóriák × projektek × címkék struktúra 3D-elemzést biztosít Önnek. Megkérdezheti: "Mennyit kerestünk a lvivi esküvőkön a high seasonben?" — és 2 másodperc alatt választ kap.

4. lépés. Bontsa szét a kifizetéseket rögzítéskor

Ez az a funkció, amely szétzúzza az egész Excel-modellt.

Eset: kifizet egy fotós szabadúszónak 18 000 UAH-t egy hét munkáért. Két esküvőn fotózott.

❌ Excelben — vagy a teljes 18 000-et egy esküvőre könyveli, vagy kézzel 2 sort készít, vagy elengedi, és az overheadbe teszi.

✅ A Finmapben — egy tranzakció, "Felosztás" gomb, két projekt: 10 000 az Ivanov-esküvőre, 8 000 a Petrenko-eseményre. Az összeg automatikusan egyezik, minden projekt látja a saját részét, a marzs valós.

💡 Nemcsak projektek között lehet felosztani, hanem kategóriák között is. Egy nagy hipermarketes számlát — egy részét "Dekoráció", másik részét "Csapat (élelmiszer a forgatási napra)" kategóriára könyvelte. Ez a valóság.

5. lépés. Kövesse a projekt költségvetését valós időben

Minden projekthez tervet állít be a Finmapben: várható bevételek + kiadási költségvetés. Ezután a rendszer maga számol.

A projekt irányítópultján látható:

• Mennyit fizetett már az ügyfél / mennyivel tartozik még
• Mennyit költött el a költségvetésből / mennyi maradt
• A várható marzs a jelenlegi költési ütem mellett
• "Piros zónák" — kategóriák, ahol túlköltekezett

Ez az a pillanat, amikor Ön abbahagyja a zavarodottságot. Nem "pénteken megnyitom az Excelt, kiszámolom" — hanem 5 másodperc alatt belenéz az irányítópultba két hívás között.

Valós eset: rendezvényszervező ügynökség 30+ párhuzamos projekttel

Olena (fiktív név) egy teljes körű rendezvényszervező ügynökség tulajdonosa. A Finmapre való áttérés előtt:

• 📉 Akár 30 aktív projekt különböző szakaszokban (megkeresés → előleg → munka → végszámla)
• 📉 5 fő a pénzügyi csapatban, mindenki a saját Google Sheetjét vezette
• 📉 A pénzeszközök "összekeveredtek" — elvettek egy projektből, megígérték, hogy egy másikból visszaadják, de nem adták vissza
• 📉 A projektmenedzsereknek nem volt hozzáférésük a pénzügyekhez — Olenától kérdeztek
• 📉 Havonta egyszer — teljes egyeztetés, ami 2 napig tartott

Mi változott az áttérés után:

Mit tett Olena:

1. Beállította a szerepköröket: a projektmenedzserek csak a saját projektjeiket látják, nem a teljes vállalkozást
2. Összekapcsolta az egyéni vállalkozását és az európai céget egyetlen fiókban — így látta a teljes vállalkozás valós profitját
3. Beállított egy Telegram-botot a készpénzes kiadásokhoz — a menedzserek bejelentkezés nélkül rögzíthetnek
4. Automatikus szabályokat állított be, amelyek a tranzakciók 80%-át automatikusan kategorizálják

"Érthető. Száz százalékig érthető." — Olena végső reakciója a bemutatóra. És pontosan így kell hangoznia a könyvelésnek: érthetően.

Ellenőrzőlista: készen áll a projektalapú könyvelésre?

Tegyen ✅ jelet minden pont mellé, amelyet 30 perc alatt el tud végezni:

• Felírt 5-10 aktív projektet konkrét névvel és határidővel
• Felosztotta a kiadásokat közvetlen / megosztott / overhead kategóriákra
• Létrehozott univerzális kategóriákat (10-15 db, nem többet)
• Tudja, milyen időszakra tervezi a költségvetést (hét / hónap / projekt teljes időtartama)
• Meghatározta, ki a csapatból milyen hozzáféréssel rendelkezik
• Kész 2-3 órát befektetni az indításnál, hogy utána napokat spóroljon

Ha 5+ pipát tett — lépjen be a Finmapbe, és induljon el. Az első projekt 20 percet vesz igénybe, utána gyorsabb, mint egy kávé.

Gyakori kérdések (GYIK)

Hány projekt már túl sok?

Technikailag a Finmapben nincs korlát. Gyakorlatilag — ha 50-nél több egyidejűleg aktív projektje van, érdemes programokba csoportosítani őket (például "Projektek 2026 Q3"). Ellenkező esetben az irányítópult túlzsúfolt lesz.

Megváltoztatható a kategóriák struktúrája már az indulás után?

Igen. A kategóriák átnevezhetők, összevonhatók, és a tranzakciók áthelyezhetők közöttük. De ha a struktúrát 2 havonta átalakítja, az annak a jele, hogy az elején nem határozta meg, mi is a "projekt". Térjen vissza az 1. lépéshez.

És ha a projekt 6 hónapig tart? Hogyan számolja a marzsot?

Nézze a marzsot két bontásban: a projekt kezdete óta felhalmozott és a jelenlegi hónapra vonatkozó. Az első megmutatja az összképet, a második azt, hogy éppen most plusz szinten van-e. A Finmapben mindkét irányítópult alapból elérhető.

Vezethetek könyvelést projektek szerint és egyidejűleg csapatok/részlegek szerint is?

Igen. A Kategóriák + Projektek + Címkék 3 független tengely. A csapatot vigye fel címkeként ("Csapat: Kyjiv", "Csapat: Lviv") — és bármelyik három bontásban megkapja a jelentést.

Szükségem van pénzügyi szakemberre, ha a Finmapben vezetem a könyvelést?

A forgalomtól függ. 1–2 millió UAH/hó alatt egyedül vagy egy asszisztenssel is elboldogul. Efölött érdemes szakembert bevonni, de nem az adatrögzítéshez, hanem az elemzéshez és javaslatokhoz. A Finmap átveszi a mechanikát, a pénzügyi szakember a stratégiát.

Mi legyen az előző hónapok adataival? Átvigyem őket?

Igen, de javasoljuk, hogy ne "a teljes 3 éves történetet" vigye be, hanem az előző 3 hónapot + a jelenlegit. Ez elegendő ahhoz, hogy terveket készítsen, és lássa a trendet. Ennél mélyebbre menni felesleges munka — az adatok elavultak.

Mi következik

Ha eddig a pontig legalább egyszer bólintott — itt az ideje kipróbálni.

📌 Regisztráljon a Finmapben → hozza létre az első projektet → rögzítsen 5 tranzakciót felosztással → nézze meg a marzsot. Mindez összesen 25 perc. Ha nem válik be — semmit sem veszít.

14 napos ingyenes próba →

Ha pedig szeretné megtudni, hogyan állítsa be a készpénzes könyvelést (mivel minden vállalkozásnál a tranzakciók 20-40%-a a bankon kívül zajlik) — a következő cikk a blogunkon: "A rendetlenség mindig a készpénzben van": hogyan szelídítse meg a cash-flow könyvelést egy hét alatt.

A cikk a Finmap valós ügyfélkonzultációi alapján készült. Az esetekben szereplő nevek és számok megváltoztatva.