Как заложить сезонные пики продаж в бюджет розницы

Розница редко распределена равномерно. Садовый центр живёт с весны, магазин игрушек — с декабря, магазин купальников — с трёх летних месяцев. Наступает пик, касса работает, и владелец делает вывод, что год идёт хорошо.

Потом приходят тихие месяцы — и денег нет. Никто ничего не украл и не растратил: бюджет просто никогда не разделял «выручку, которая пришла в декабре» и «выручку, которая декабрю принадлежит».

Почему годовой бюджет прячет проблему

Годовой бюджет, поделённый на двенадцать равных частей, удобен и неверен. Он показывает средний месяц, которого не бывает: реальные месяцы либо втрое больше, либо вдвое меньше среднего, и ни один не ведёт себя как план.

Хуже то, что годовой взгляд кладёт закупку товара и его продажу в одну коробку. В сезонной рознице между ними месяцы. Вы платите поставщикам в сентябре за товар, который станет деньгами в декабре, — а бюджет показывает и то, и другое внутри «IV квартала», будто деньги никуда не уходили.

Стройте бюджет вокруг цикла, а не календаря

Начинайте со своей сезонности, а не с января. Возьмите последние два-три года и отметьте помесячно, что реально приходило. Большинство розничных бизнесов обнаруживает, что год имеет три отчётливые фазы: набор, когда закупается товар, пик, когда он продаётся, и провал, когда постоянные расходы остаются, а выручка — нет.

Планируйте каждую фазу отдельно, потому что каждая задаёт свой вопрос:

• Набор — сколько товара можно купить, чтобы не остаться без денег до пика?
• Пик — сколько из этих денег уже обещано поставщикам и провалу?
• Провал — на сколько должно хватить остатка и что является минимумом, чтобы его пережить?

Разделите выручку пика, пока не потратили

Практический шаг — заранее решить, куда уйдут деньги пика. Возьмите сумму, которую ожидаете, и разделите её на бумаге на три части: что возвращает стоимость уже купленного товара, что покрывает провал, и только затем — что свободно.

Пример. Магазин подарков ожидает 900 000 в декабре. Товар на сезон стоил 520 000, оплачен в сентябре и октябре. Постоянные расходы с января по март — 210 000, ожидаемая выручка этих месяцев — 90 000, то есть провал требует 120 000. Из 900 000 по-настоящему свободны лишь 260 000. Владелец, который видит «отличный месяц» и вкладывает 400 000 в новое направление, уже создал себе февральскую проблему.

Смотрите на недели, а не на месяц

Внутри пика тайминг важен не меньше суммы. Товар обычно оплачен до начала пика, карточные платежи заходят с задержкой в несколько дней, выплаты маркетплейсов могут отставать на две недели. Декабрь, который отлично завершится, вполне может содержать неделю, когда на счету не хватает на зарплаты.

Недельный разрез в пиковый период — это разница между «знать» и «узнать постфактум». Вести его ничего не стоит, и это единственное место, где виден разрыв во времени. Подробнее — почему прибыль и деньги это не одно и то же.

Планируйте провал, пока деньги ещё есть

Лучшее время планировать низкий сезон — высокий, потому что именно тогда у вас ещё есть варианты. Решения, которые легко даются в декабре — договориться об условиях оплаты, решить, чего не дозаказывать, согласовать временное снижение аренды, — в феврале становятся отчаянными.

Запишите план провала до того, как пик закончится: какие постоянные расходы, какой минимальный остаток, что режете первым, если выручки не хватит. План, составленный с деньгами на счету, — совсем другой документ, чем составленный без них. Смотрите также как пережить низкие месяцы.

С чего начать

Поднимите помесячную выручку за два года и отметьте три фазы. Сложите постоянные расходы провала и вычтите выручку, на которую честно рассчитываете, — это то, что должен покрыть пик этого года прежде всего остального. Дальше планируйте пик понедельно, а не помесячно.

В Finmap видно деньги по неделям и категориям, поэтому разрыв между оплатой товара и поступлением за него перестаёт быть сюрпризом. Попробовать бесплатно 7 дней.