Como orçar os picos sazonais de vendas no varejo

O varejo raramente é distribuído de forma uniforme. Um centro de jardinagem vive da primavera, uma loja de brinquedos de dezembro, uma loja de moda praia de três meses de verão. O pico chega, o caixa trabalha, e o dono conclui que o ano vai bem.

Depois vêm os meses calmos e o dinheiro sumiu. Ninguém roubou nada e nada foi desperdiçado: o orçamento simplesmente nunca separou «a receita que chegou em dezembro» da «receita que pertence a dezembro».

Por que o orçamento anual esconde o problema

Um orçamento anual dividido em doze partes iguais é confortável e errado. Ele mostra um mês médio que nunca acontece: seus meses reais são três vezes maiores ou metade da média, e nenhum se comporta como o plano.

Pior ainda, a visão anual coloca a compra de mercadoria e a venda na mesma caixa. No varejo sazonal há meses entre elas. Você paga fornecedores em setembro por produtos que viram dinheiro em dezembro — e o orçamento mostra as duas coisas dentro do «Q4», como se o dinheiro nunca tivesse saído.

Monte o orçamento em torno do ciclo, não do calendário

Comece pela sua própria sazonalidade em vez de janeiro. Pegue os últimos dois ou três anos e marque, mês a mês, o que realmente entrou. A maioria dos varejistas descobre que o ano tem três fases distintas: um acúmulo em que a mercadoria é comprada, um pico em que ela é vendida e um vale em que os custos fixos continuam e a receita não.

Orce cada fase separadamente, porque cada uma faz uma pergunta diferente:

• Acúmulo — quanta mercadoria podemos comprar sem ficar sem caixa antes do pico?
• Pico — quanto desse dinheiro já está comprometido com fornecedores e com o vale?
• Vale — por quanto tempo o restante precisa durar e qual é o mínimo para atravessá-lo?

Divida a receita do pico antes de gastá-la

O movimento prático é decidir com antecedência para onde vai o dinheiro do pico. Pegue o valor esperado e divida no papel em três partes: o que devolve a mercadoria já comprada, o que cobre o vale e só então o que fica livre.

Um exemplo. Uma loja de presentes espera 900.000 em dezembro. A mercadoria da temporada custou 520.000, paga em setembro e outubro. Os custos fixos de janeiro a março são 210.000 e a receita esperada desses meses é 90.000 — ou seja, o vale precisa de 120.000. Dos 900.000, apenas 260.000 estão realmente livres. Quem lê 900.000 como «um mês excelente» e reinveste 400.000 numa linha nova já criou o problema de fevereiro.

Olhe as semanas, não o mês

Dentro de um pico, o momento importa tanto quanto o total. A mercadoria costuma ser paga antes do pico começar, os pagamentos com cartão entram com alguns dias de atraso e os repasses de marketplaces podem demorar duas semanas. Um dezembro que termina brilhante ainda pode conter uma semana em que não há o suficiente na conta para os salários.

Uma visão semanal durante o pico é a diferença entre saber e descobrir depois. Não custa nada mantê-la e é o único lugar onde a defasagem aparece — mais em por que lucro e dinheiro não são a mesma coisa.

Planeje o vale enquanto o dinheiro ainda está lá

O melhor momento para planejar a baixa temporada é a alta, porque é quando você ainda tem opções. Decisões fáceis em dezembro — negociar prazos de pagamento, decidir o que não repor, acertar uma redução temporária de aluguel — viram desespero em fevereiro.

Escreva o plano do vale antes do pico acabar: quais são os custos fixos, qual deve ser o saldo mínimo e o que você cortará primeiro se a receita faltar. Um plano feito com dinheiro em caixa é um documento diferente de um feito sem ele. Veja também como atravessar os meses fracos.

Por onde começar

Puxe a receita mensal dos últimos dois anos e marque suas três fases. Some os custos fixos do vale e subtraia a receita que você honestamente espera: esse número é o que o pico deste ano precisa cobrir antes de qualquer outra coisa. Depois planeje o pico por semana, não por mês.

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