Saisonale Umsatzspitzen im Einzelhandel richtig budgetieren

Der Einzelhandel ist selten gleichmäßig verteilt. Ein Gartencenter lebt vom Frühling, ein Spielzeugladen vom Dezember, ein Bademodengeschäft von drei Sommermonaten. Die Spitze kommt, die Kasse läuft, und der Inhaber schließt daraus, dass das Jahr gut läuft.

Dann kommen die ruhigen Monate und das Geld ist weg. Nichts wurde gestohlen und nichts verschwendet — das Budget hat schlicht nie getrennt zwischen «Umsatz, der im Dezember ankam» und «Umsatz, der dem Dezember gehört».

Warum das Jahresbudget das Problem verdeckt

Ein Jahresbudget, geteilt durch zwölf gleiche Teile, ist bequem und falsch. Es zeigt einen Durchschnittsmonat, den es nie gibt: Ihre echten Monate sind entweder dreimal größer oder halb so groß wie der Durchschnitt, und keiner verhält sich wie der Plan.

Schlimmer noch: Die Jahressicht legt Wareneinkauf und Warenverkauf in dieselbe Schublade. Im saisonalen Handel liegen Monate dazwischen. Sie zahlen im September an Lieferanten für Ware, die im Dezember zu Geld wird — und das Budget zeigt beides innerhalb von «Q4», als wäre das Geld nie abgeflossen.

Bauen Sie das Budget um den Zyklus, nicht um den Kalender

Beginnen Sie mit Ihrer eigenen Saisonalität statt mit dem Januar. Nehmen Sie die letzten zwei bis drei Jahre und markieren Sie Monat für Monat, was tatsächlich hereinkam. Die meisten Händler stellen fest, dass ihr Jahr drei klare Phasen hat: einen Aufbau, in dem Ware gekauft wird, eine Spitze, in der sie verkauft wird, und ein Tal, in dem die Fixkosten weiterlaufen und der Umsatz nicht.

Budgetieren Sie jede Phase getrennt, denn jede stellt eine andere Frage:

• Aufbau — wie viel Ware können wir kaufen, ohne vor der Spitze ohne Geld dazustehen?
• Spitze — wie viel von diesem Geld ist bereits Lieferanten und dem Tal versprochen?
• Tal — wie lange muss der Rest reichen, und was ist das Minimum, um es zu überstehen?

Teilen Sie den Spitzenumsatz auf, bevor Sie ihn ausgeben

Der praktische Schritt ist, vorab zu entscheiden, wohin das Geld der Spitze geht. Nehmen Sie den erwarteten Betrag und teilen Sie ihn auf dem Papier in drei Teile: was die bereits gekaufte Ware zurückzahlt, was das Tal deckt, und erst dann, was frei ist.

Ein Beispiel. Ein Geschenkeladen erwartet 900.000 im Dezember. Die Saisonware kostete 520.000, bezahlt im September und Oktober. Die Fixkosten von Januar bis März betragen 210.000, der erwartete Umsatz dieser Monate 90.000 — das Tal braucht also 120.000. Von den 900.000 sind nur 260.000 wirklich frei. Wer 900.000 als «großartigen Monat» liest und 400.000 in eine neue Linie steckt, hat sich sein Februarproblem bereits geschaffen.

Schauen Sie auf Wochen, nicht auf den Monat

Innerhalb einer Spitze zählt das Timing genauso viel wie die Summe. Ware wird meist vor Beginn der Spitze bezahlt, Kartenzahlungen kommen mit einigen Tagen Verzug, Marktplatz-Auszahlungen können zwei Wochen nachlaufen. Ein Dezember, der glänzend endet, kann trotzdem eine Woche enthalten, in der das Konto für die Löhne nicht reicht.

Eine Wochensicht durch die Spitzenzeit ist der Unterschied zwischen wissen und hinterher erfahren. Sie kostet nichts und ist der einzige Ort, an dem die zeitliche Lücke sichtbar wird — mehr dazu in warum Gewinn und Geld nicht dasselbe sind.

Planen Sie das Tal, solange das Geld noch da ist

Die beste Zeit, die flaue Saison zu planen, ist die geschäftige — denn dann haben Sie noch Optionen. Entscheidungen, die im Dezember leichtfallen — Zahlungsziele verhandeln, entscheiden, welche Ware nicht nachbestellt wird, eine befristete Mietminderung vereinbaren — werden im Februar zur Verzweiflungstat.

Schreiben Sie den Talplan auf, bevor die Spitze endet: wie hoch die Fixkosten sind, wie hoch der Mindestsaldo sein muss und was Sie zuerst kürzen, wenn der Umsatz ausbleibt. Ein Plan mit Geld auf dem Konto ist ein anderes Dokument als einer ohne. Siehe auch wie man die schwachen Monate übersteht.

Womit anfangen

Holen Sie die Monatsumsätze der letzten zwei Jahre und markieren Sie Ihre drei Phasen. Addieren Sie die Fixkosten Ihres Tals und ziehen Sie den Umsatz ab, den Sie ehrlich erwarten — diese Zahl muss die diesjährige Spitze zuerst decken. Planen Sie die Spitze dann wöchentlich, nicht monatlich.

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