P&L по напрямах в IT-компанії: розробка, підтримка, аутстаф

IT-компанія рідко робить щось одне. Усередині зазвичай живуть кілька напрямів одночасно: продуктова розробка, аутсорс чи аутстаф, підтримка, іноді ще SEO, дизайн або консалтинг. На рівні всієї компанії цифри виглядають пристойно — є оборот, є прибуток наприкінці року. Але це середня температура по лікарні: один напрям може бути надприбутковим, а інший — роками тихо з'їдати те, що заробив перший.

Поки ви дивитесь тільки на загальний звіт про прибутки й збитки, ви цього не бачите. P&L по напрямах — це той самий звіт, але розкладений на кожен напрям окремо. Він відповідає на питання, яке визначає стратегію компанії: на чому ми реально заробляємо, а що тримаємо за звичкою.

Розберемо покроково, як його побудувати, подивимось на живому прикладі з цифрами і на те, які рішення він дає. Якщо управлінський облік для вас поки нова тема, почніть із базової статті Управлінський облік для IT-компанії простими словами.

Чому загальний P&L приховує правду

Уявіть компанію з оборотом 12 млн грн на рік і прибутком 1,5 млн. На перший погляд усе добре: бізнес у плюсі, рентабельність близько 12%. Власник спокійний і продовжує розвивати всі напрями однаково.

А тепер розкладемо цей самий результат по напрямах. Виявляється, продуктова розробка принесла +2,4 млн, аутстаф +0,3 млн, а підтримка — мінус 1,2 млн. Тобто прибуткові напрями роками субсидують збитковий, і компанія росте не завдяки підтримці, а всупереч їй. На загальному P&L цього не видно взагалі — збиток одного напряму просто ховається за прибутком іншого.

Саме тому загальний прибуток — небезпечна цифра для рішень. Він каже «загалом ок», але не каже, куди вкладати, а що лагодити. P&L по напрямах прибирає це усереднення.

Крок 1. Визначте напрями за моделлю заробітку

Напрям — це не відділ і не команда, а спосіб, у який ви заробляєте гроші. Розробка на фікс-прайс, аутстаф помісячно, підтримка на ретейнері, власний продукт із підписками — це різні моделі з різною економікою, і кожну треба рахувати окремо.

Не дробіть занадто дрібно. На старті достатньо 3–5 напрямів, які помітно відрізняються за грошима. Головний критерій простий: якщо два напрями заробляють по-різному й ви могли б закрити один, не чіпаючи інший, — це окремі напрями.

Крок 2. Рознесіть доходи по напрямах

До кожного надходження додайте позначку напряму. Оплата за фікс-прайс проєкт — у «розробку», щомісячний інвойс за виділених розробників — в «аутстаф», ретейнер за підтримку — у «підтримку». Це найпростіший крок, але саме він задає структуру всього звіту.

Один нюанс: якщо клієнт платить за кілька послуг одним платежем (наприклад, розробка + підтримка), розділіть суму між напрямами. Інакше один напрям штучно роздується за рахунок іншого.

Крок 3. Віднесіть прямі витрати — головне зарплати й час

В IT найбільша витрата — люди, і саме тут ховається вся правда про напрями. Якщо розробник цілком працює на аутстаф-проєкт, його зарплата повністю лягає на аутстаф. Якщо тимлід половину часу на продукті, а половину на підтримці — його зарплату треба поділити навпіл між напрямами.

Без розподілу часу P&L по напрямах не працює: усі зарплати звалюються в купу, і збитковий напрям виглядає нормальним, бо його справжня собівартість «розмазана» по всій компанії. Не обов'язково впроваджувати похвилинний таймтрекінг — на старті достатньо чесної оцінки, скільки відсотків часу кожна ключова людина витрачає на кожен напрям.

Сюди ж — прямі витрати напряму: підрядники, ліцензії й сервіси під конкретні проєкти, хмара під продукт, відрядження. Усе, що існує саме через цей напрям.

Крок 4. Розподіліть спільні витрати

Лишаються витрати, які не належать жодному напряму окремо: офіс, бухгалтерія, зарплата керівництва, продажі, маркетинг. Їх теж треба рознести, інакше прибуток напрямів завищений. Найпростіші бази розподілу — за виручкою напряму або за кількістю людей у ньому.

Не переускладнюйте: навіть грубий, але послідовний розподіл дає в рази точнішу картину, ніж «спільні витрати живуть окремо». Головне — застосовувати одне правило до всіх напрямів однаково.

Приклад: P&L по напрямах на цифрах

Повернемось до компанії з оборотом 12 млн. Розкладемо її на три напрями за рік.

Розробка: дохід 6 млн, зарплати команди 2,8 млн, підрядники 0,4 млн, частка спільних витрат 1,2 млн → прибуток +1,6 млн (маржа ~27%).

Аутстаф: дохід 4 млн, зарплати виділених розробників 3,0 млн, спільні витрати 0,8 млн → прибуток +0,2 млн (маржа ~5%).

Підтримка: дохід 2 млн, зарплати команди підтримки 2,3 млн, спільні витрати 0,6 млн → прибуток −0,9 млн (маржа −45%).

Разом виходить приблизно ті самі +0,9 млн, але тепер видно головне: розробка годує компанію, аутстаф ледь тримається на плаву, а підтримка — стабільно збиткова. Це вже не «загалом плюс», а конкретні рішення на столі.

Які рішення дає P&L по напрямах

Коли напрями видно окремо, з кожним з'являється зрозумілий сценарій. Прибуткову розробку — масштабувати: більше таких проєктів, більше людей. Аутстаф із маржею 5% — переглянути ставки, бо він працює майже в нуль і будь-яке простоювання виводить його в мінус (як у кейсі 20 розробників, погодинна ставка й невідомо, скільки заробив проєкт).

Збиткову підтримку — не закривати сліпо, а розібратися: можливо, вона недооцінена й ретейнери треба підняти, або вона утримує клієнтів для прибуткової розробки і є усвідомленою інвестицією. Головне — тепер це свідоме рішення, а не випадковість. Той самий підхід по клієнтах, а не напрямах, — у статті P&L по клієнтах: хто приносить гроші, а порівняння напрямів, локацій і каналів — у Маржа по напрямах, локаціях і каналах.

Збирати P&L по напрямах руками в Excel реально, але щомісяця це виснажлива робота з розподілу зарплат і спільних витрат. У Finmap ви прив'язуєте операції до напрямів один раз, а прибуток кожного рахується сам — спробуйте 7 днів безкоштовно.