Як KLEI замінив фінансові здогадки на ясність у реальному часі
KLEI виробляє наліпки — не масові, а довговічні, ретельно оброблені, зроблені в Україні. Компанію заснував у 2017 році Микита Аніканов: спочатку це була команда з десяти людей, яка більше нагадувала родину, ніж бізнес. Бізнес швидко зростав: замовлення надходили від міжнародних клієнтів, зокрема Reface, Wix, Banda Agency та Wikimedia, а покупці аж із Канади були готові чекати доставку тижнями без жодних додаткових витрат на маркетинг.
“Я відкриваю Finmap, бачу баланс, майбутні витрати, все ще в плюсі — і йду далі.”
— Микита Аніканов, засновник KLEI
Виклик
Зростання не принесло прозорості. Фінанси KLEI були розкидані по окремих банківських рахунках, таблицях і в голові Аніканова. Замовлення сильно відрізнялися — від однієї наліпки до партій у 10 000 штук, контурного різання, наборів чи корпоративних замовлень — і кожен тип замовлення мав власну структуру витрат, яку команда не могла легко побачити. Різні способи оплати створювали касові розриви, і коли баланс на рахунку сповзав до нуля навіть при зростанні кількості замовлень, Аніканов не міг відповісти на базове запитання: KLEI справді прибуткова чи просто дуже зайнята?
«Фінанси завжди були моїм слабким місцем — мені було справді важко», — каже він. Стрес мав свій ритм: «Раніше я був спокійний два дні, а потім два тижні нервував. Зараз усе навпаки — я спокійний постійно».
Рішення
KLEI впровадив Finmap восени 2021 року і використав його, щоб об'єднати всі рахунки, таблиці й нотатки в голові в одному місці — з живим балансом і платіжним календарем замість застарілого знімка, який раніше доводилося складати вручну. Виділилися дві зміни.
По-перше, коли Finmap зробив дебіторську заборгованість видимою, команда помітила закономірність — клієнтів, які постійно платять із запізненням, — і перейшла на політику лише передоплати. «Після впровадження фінансового управління я побачив у Finmap, що в нас справді є дебіторка. Тож ми просто сказали: гаразд, віднині — тільки передоплата», — каже Аніканов.
По-друге, KLEI побудував структуру категорій усередині Finmap — окремі категорії для поштучних наліпок і наборів наліпок, — щоб нарешті побачити, які типи замовлень насправді прибуткові, а не судити про бізнес лише за загальним балансом. «Раніше ми просто дивилися на загальну суму: гроші прийшли — значить, усе гаразд. Але коли ми почали ділити за типами замовлень, побачили, що не все однаково прибуткове», — розповідає він.
Він також вибудував навколо системи звичку, а не поставився до неї як до разового рішення: «Приділяйте фінансам час щотижня. Навіть 30 хвилин аналізу цифр дають більше, ніж здогадки чи інтуїція. Засновник має розуміти, що означає кожна цифра, — і приймати рішення на основі фактів».
Результати
Найпомітніша зміна — це те, як тепер Аніканов починає свій день. «Я відкриваю Finmap, бачу баланс, майбутні витрати, все ще в плюсі — і йду далі. Раніше мені доводилося перевіряти три банківські рахунки, таблиці, нотатки — і все одно не бути впевненим», — каже він.
Перехід від перевірки трьох джерел до одного звільнив час і увагу, які раніше йшли на фінансову тривогу. До 2025 року KLEI залучила інвестиції та почала будувати власне виробництво, відкрила нові рахунки й вибудувала нову фінансову структуру відповідно до свого зростання — усе це важко досягти, коли ти досі здогадуєшся про прибутковість по кожному замовленню.
На запитання, що б він порадив іншому засновнику в такій самій ситуації, Аніканов вказує не на софт, а на звичку: знай свої цифри, перевіряй їх щотижня і дозволяй фактам — а не інтуїції — визначати наступне рішення.
