Як LIBERT заощадила $8 348 на рік, замінивши таблиці на Finmap
LIBERT здійснює преміальні та бізнес-перевезення в Україні — індивідуальні та корпоративні замовлення, офіційний транспорт для делегацій, логістику подій, міжнародні маршрути, броньовані авто для поїздок із підвищеними вимогами до безпеки та англомовних водіїв. Андрій Антоненко заснував компанію у 2008 році та побудував її на простому принципі: порядок важливий, особливо у фінансах, тому з самого початку він навчив свою команду чіткій системі звітності.
“Нарешті з усією моєю командою вибудовуються чесні та прозорі стосунки, а це для мене один із ключів до успіху.”
— Андрій Антоненко, власник LIBERT
Виклик
Ця дисципліна тримались на ручній праці. LIBERT працювала на саморобних таблицях, і до кінця року це означало звірку понад дванадцяти щомісячних таблиць, які розрослися настільки, що довіряти їм без постійної подвійної перевірки було неможливо. Кожен вечір ніс той самий ризик. «Якщо ввечері не звірити все з таблицями і додатково не звести всі результати, або пропустити десь помилку, то завтра розплутати цей клубок даних буде неможливо!» — каже Антоненко. Обсяг роботи переріс те, що один операційний менеджер міг би розумно виконати за звичайний робочий день, а CRM-системи, які LIBERT пробувала впроваджувати, не відповідали тому, як бізнес насправді працює — жодна з них не була побудована навколо водіїв, авто та проєктів так, як це потрібно транспортній компанії.
Рішення
Антоненко вирішив спробувати Finmap. «Система проста, і все зрозуміло. А онлайн-зустріч із консультантом підтримки дозволила налаштувати сервіс саме під формат мого бізнесу», — каже він.
Компанія побудувала свою конфігурацію Finmap навколо того, як вона реально працює: кожен із приблизно 20 водіїв LIBERT отримує окремий обліковий запис, щоб фіксувати витрати з чеками та прив'язувати їх до проєкту, тож витрати ніколи не залишаються загадкою на момент, коли інформація доходить до головного офісу. Окремі авто відстежуються як окремі проєкти, показуючи витрати на обслуговування та дохід за класом транспорту. Дашборд також дає Антоненку видимість витрати пального кожного водія відносно встановлених лімітів.
Результати
Найочевидніший результат — найм, який LIBERT більше не потрібно робити. Взяти додаткового операційного менеджера за середньою зарплатою в Україні $750 на місяць коштувало б компанії приблизно $8 780 на рік. Річна підписка Finmap коштує $432 — чиста економія $8 348 на рік, окрім витрат на фонд оплати праці та управлінських накладних витрат, які додав би новий співробітник.
У щоденній роботі це також означає менше часу на звірку та більше часу на керування бізнесом: ліміти пального, баланси водіїв і прибутковість кожного авто тепер можна перевірити на дашборді, а не відновлювати зі стосу таблиць. Інший результат складніше виразити цифрою, але для нього він не менш важливий: довіра всередині команди. «Нарешті з усією моєю командою вибудовуються чесні та прозорі стосунки, а це для мене один із ключів до успіху. Важливо, щоб усього вистачало на всіх, тоді робота водіїв буде комфортною, а рівень нашого сервісу тільки зростатиме», — каже він.
Він уже думає про те, що ще могла б взяти на себе система: «Я навіть не знав, чи існують подібні програми або конкуренти Finmap. І навіщо, якщо ця система мене повністю влаштовує? Для нашого бізнесу було б добре мати можливість не тільки виставляти рахунки у Finmap, а й видавати акти виконаних робіт».
