Welches Projekt wirklich Geld bringt: Profitabilitätsanalyse für Agenturen

Die meisten Agenturinhaber stellen ihren Finanzen nur eine Frage: „Sind wir im Plus?“ Ein „Ja“ beruhigt, ändert aber nichts. Viel nützlicher sind andere Fragen: Welches Projekt hat am meisten eingebracht, welcher Kunde zieht das Team nach unten, welcher Servicebereich lohnt sich auszubauen. Diese Antworten liefert kein Gesamtbericht — sie liefert die Profitabilitätsanalyse, ein Blick auf das Geld in verschiedenen Aufschlüsselungen.

Die gute Nachricht: Dafür brauchen Sie weder einen CFO noch komplexe Dashboards. Sie brauchen zwei Gewohnheiten in der Buchführung und ein Verständnis dafür, worauf Sie achten müssen. Schauen wir uns an, welche Profitabilitäts-Ansichten wirklich Entscheidungen treiben und wie man sie liest.

Warum ein „Gesamtgewinn“ keine Analyse ist

Der Gesamtgewinn ist ein Ergebnis, kein Werkzeug. Er sagt Ihnen, was passiert ist, aber nicht warum oder was als Nächstes zu tun ist. Zwei Agenturen mit identischem Gewinn können sich in völlig unterschiedlicher Verfassung befinden: Die eine steht auf drei gesunden Kunden, die andere überlebt mit einem Dutzend — davon die Hälfte defizitär — und hält sich nur dank eines einzigen großen Projekts über Wasser.

Die Analyse beginnt dort, wo Sie dieses Gesamtergebnis in seine Bestandteile zerlegen: nach Projekt, nach Kunde, nach Servicebereich, nach Monat. Jede Aufschlüsselung beantwortet ihre eigene Frage und führt zu ihrer eigenen Entscheidung.

Zwei Gewohnheiten, ohne die es keine Analyse gibt

Die gesamte Profitabilitätsanalyse beruht auf zwei einfachen Dingen. Das Erste ist, jede Transaktion einem Kunden und einem Projekt zuzuordnen. Das Zweite ist, die Teamstunden — zumindest grob — in Geld zu erfassen, denn in einer Agentur ist das die Hauptkostenposition. Ohne das Erste können Sie nichts aufschlüsseln, ohne das Zweite wird der Gewinn in jeder Ansicht zu hoch ausgewiesen.

Das ist keine Bürokratie, sondern das Fundament. Sobald diese beiden Gewohnheiten auch nur einen Monat laufen, entstehen alle folgenden Aufschlüsselungen fast von selbst. Wie Sie die Profitabilität eines einzelnen Projekts schnell prüfen, erfahren Sie unter Welches Projekt tatsächlich profitabel ist.

Aufschlüsselung 1. Nach Projekt — was Sie annehmen und was Sie ablehnen sollten

Die Profitabilität nach Projekt zeigt Ihnen, welche Arten von Arbeit sich lohnen. Oft stellt sich heraus, dass große „Vorzeige“-Projekte mit endlosen Überarbeitungen weniger einbringen als schnelle Standardaufträge. Das ist ein direktes Signal dafür, worauf der Vertrieb sich konzentrieren und welche Projekte er ablehnen sollte. Wie Sie die Projektprofitabilität ohne die üblichen Fehler berechnen, erfahren Sie unter Projektprofitabilität: richtig berechnen.

Aufschlüsselung 2. Nach Kunde — wer Sie ernährt und wer das Team „auffrisst“

Die Profitabilität nach Kunde folgt fast immer dem Pareto-Prinzip: Ein kleiner Teil der Kunden liefert den größten Teil des Gewinns, während einige defizitär arbeiten. Sobald Sie das erkennen, treffen Sie konkrete Entscheidungen: bei wem Sie die Preise erhöhen, bei wem Sie den Leistungsumfang begrenzen, von wem Sie sich trennen. Mehr dazu unter P&L nach Kunde und Kundenprofitabilität: die 20%, die 80% liefern.

Aufschlüsselung 3. Nach Servicebereich — wo Sie wachsen sollten

Wenn eine Agentur mehrere Arten von Dienstleistungen anbietet (SMM, bezahlte Werbung, Produktion, Design), ist es hilfreich, die Profitabilität jedes Bereichs separat zu betrachten. Ein Bereich kann das Zugpferd sein, ein anderer existiert vielleicht vor allem, um das Angebot abzurunden. Das ist eine strategische Sichtweise: Sie zeigt, wo Sie in Team und Schulung investieren sollten.

Aufschlüsselung 4. Im Zeitverlauf — ein Trend, keine Momentaufnahme

Ein Monat ist eine Momentaufnahme, Entscheidungen trifft man aber anhand des Trends. Betrachten Sie die Profitabilität Monat für Monat: Wächst die Marge, rutscht ein bestimmter Kunde vom Gewinn in den Verlust ab, wird die Betreuung eines Kunden teurer. Ein Trend erkennt ein Problem, solange Sie es noch beheben können, und nicht erst im Nachhinein.

Von Zahlen zu Entscheidungen

Analyse ist nur dann sinnvoll, wenn ihr eine Handlung folgt. Einen defizitären Kunden entdeckt — verhandeln Sie über Preis oder Leistungsumfang. Einen profitablen Projekttyp entdeckt — akquirieren Sie im Vertrieb mehr davon. Eine sinkende Marge in einem Bereich entdeckt — gehen Sie den Gründen auf den Grund. Wenn sich nach der Prüfung der Zahlen nichts ändert, ist das keine Analyse, sondern Berichterstattung um der Berichterstattung willen.

Sie können all diese Aufschlüsselungen manuell in Excel zusammenstellen, aber das bedeutet jeden Monat Stunden des Zusammenführens von Tabellen. In Finmap ordnen Sie Transaktionen Kunden und Projekten zu, und die Profitabilität nach Projekt, Kunde und Servicebereich entsteht automatisch — testen Sie es 7 Tage kostenlos.