Innenarchitektur-Studio: Der wahre Gewinn pro Projekt, nicht pro Auslastung

«Ich habe gleichzeitig sieben Projekte laufen, der Jahresumsatz liegt bei fast 4 Millionen Hrywnja. Doch als ich am Jahresende zählte, was tatsächlich auf dem Konto des Studios geblieben ist, kam weniger heraus, als ein Einzeldesigner ohne Büro und Team verdienen würde. Da habe ich mich zum ersten Mal hingesetzt und die Marge nicht für das Studio insgesamt, sondern für jedes Projekt einzeln berechnet — und gesehen, dass mich nur drei von sieben Projekten ernähren.»

Ein Innenarchitektur-Studio wirkt von außen wie ein florierendes Unternehmen. Ein schönes Portfolio, eine Warteschlange von Kunden, Designer an ihren MacBooks, Renderings, die einem den Atem rauben. Kunden zeigen Ihre Projekte stolz ihren Freunden. Und Sie starren am Monatsende auf das Konto und können nicht nachvollziehen, wohin das Geld verschwunden ist, denn es gibt so viele Projekte und alle zahlen etwas.

Die Sache ist die: Im Innenarchitektur-Geschäft bewegt sich Geld auf seltsame Weise. Riesige Summen für Möbel, die Ihnen nicht gehören, fließen durch Ihr Konto. Vorschüsse kommen an, bevor die Arbeit erledigt ist. Auftragnehmer nehmen sich einen Teil des Honorars. Und Korrekturen, Abstimmungen und Bauaufsicht fressen Stunden, die in keinem Kostenvoranschlag auftauchen. So geht das Gefühl „wir arbeiten so viel“ nie mit der Zahl auf dem Konto auf. Lassen Sie uns herausfinden, wo genau Ihre Marge verloren geht.

Gewinn pro Projekt, einfach erklärt

Das Budget eines Projekts ist nicht Ihr Verdienst. Es ist die Summe, die durch Ihr Studio fließt. Der Verdienst ist das, was übrig bleibt, nachdem Sie alle direkten Kosten für genau dieses Projekt abgezogen haben.

Direkte Kosten im Design sind vor allem Zeit und Honorare. Rechnen Sie aus, was Ihr Projekt kostet: die Stunden des Designers, der es leitet (Gehalt mit Steuern, geteilt durch Arbeitsstunden), das Honorar des Visualisierers, die Bezahlung des Zeichners für die Werkplanung, die Bauaufsicht, kleinere Ausgaben für Druck, Muster, Objektbesuche. Addieren Sie den Anteil der Fixkosten des Studios, den dieses Projekt decken soll. Das sind die Projektkosten. Das vertraglich vereinbarte Honorar minus dieser Kosten ist Ihre Marge pro Projekt.

Das Schlüsselwort hier ist Honorar, nicht das Budget des Objekts. Ein Kunde investiert vielleicht 3 Millionen in eine Renovierung, wovon Sie als Studio 300.000 für das Design und weitere 300.000 für Beschaffung und Bauaufsicht erhalten. Die restlichen 2,4 Millionen sind Geld für Fliesen, Möbel und die Arbeit der Bauleute, das an Ihrer Tasche vorbeiläuft oder direkt hindurch — als Transit. Wenn Sie Erfolg am „Projektbudget“ messen, betrügen Sie sich selbst um eine Größenordnung.

Warum „Auslastung“ lügt

„Wir haben sieben Projekte in Arbeit“ klingt großartig. Aber diese Zahl sagt nichts über Geld aus. Zwei Studioinhaber mit denselben sieben Projekten können völlig unterschiedliche Ergebnisse haben — je nachdem, WELCHE Projekte das sind und in welcher Phase sie sich befinden.

So sieht es hinter einer gesund aussehenden Auslastung aus:

• Ein Projekt in der aktiven Konzeptentwicklung frisst die meisten Designerstunden, während das Geld dafür (der erste Vorschuss) schon vor einem Monat ausgegeben wurde.
• Ein Projekt in der Bauaufsicht ist formal „in Arbeit“, bringt aber nur Kleingeld für Objektbesuche, während der Designer jede Woche einen halben Tag darauf verwendet.
• Ein Projekt, das im Frühling hätte abgeschlossen sein sollen, zieht sich bis in den Herbst, weil der Kunde einen Monat lang verschwindet und dann alles neu machen möchte. Es belegt einen Slot in Ihrem Zeitplan und bringt nichts Neues.

„Noch ein Projekt annehmen“ bedeutet also nicht immer mehr Gewinn. Manchmal geht es darum, dem Team zusätzliche Arbeit aufzubürden und den Projekten Zeit zu stehlen, die das Studio tatsächlich ernähren. Die Auslastung wächst, während die Marge stagniert oder sinkt. Das Portfolio wird dicker, das Konto nicht.

Rechnen wir es an einem Beispiel durch

Nehmen wir vier typische Projekte eines Studios über sechs Monate. Das Honorar ist das, was das Studio für seine Arbeit erhält (ohne das Transitgeld für Möbel und Materialien). Direkte Kosten sind die Teamstunden in Geld plus die Honorare der Fachpartner. Die Marge ist das, was beim Studio bleibt. Die Zahlen sind beispielhaft, aber das Muster wiederholt sich in fast jeder Analyse.

Schauen Sie sich das Landhaus an. Vom Honorar her ist es das größte — 420.000, dasjenige, mit dem Sie in Ihren Stories prahlen. Doch es lässt dem Studio nur 40.000, weil der Kunde die Grundrisse zwanzigmal überarbeiten ließ, für jede Laune neue Renderings verlangte und Sie das kein einziges Mal in Rechnung gestellt haben. Die kleine 32-Quadratmeter-Wohnung für 90.000 hat netto denselben Betrag gebracht — und Ihnen dreimal weniger Nerven gekostet. Deshalb sind „ein großes Projekt“ und „ein profitables Projekt“ zwei verschiedene Dinge.

Ohne diese Aufschlüsselung feiert der Inhaber die teuren Projekte und unterschätzt die kompakten, obwohl es gerade die kompakten sind, die oft die Rentabilität des Studios tragen.

Projektphasen und Vorschüsse: Wann das Geld schon Ihnen gehört — und wann noch nicht

Ein Designprojekt ist fast immer in Phasen unterteilt, die in Raten bezahlt werden: Vorschuss, Grundriss, Konzept, Werkplanung, Beschaffung, Bauaufsicht. Das ist praktisch für den Cashflow, erzeugt aber die zentrale Illusion des Studios — ein Vorschuss auf dem Konto fühlt sich wie verdientes Geld an.

Das ist es nicht. Ein Vorschuss für das Konzept ist die Verpflichtung, das Konzept zu liefern. Solange Sie es nicht übergeben und die Phase nicht abgeschlossen haben, gehört dieses Geld zur Hälfte jemand anderem: Dahinter stehen Designerstunden, Renderings, mögliche Überarbeitungen. Wenn Sie einen Vorschuss nehmen, ihn für Gehälter und Miete ausgeben und der Kunde dann das Projekt einfriert — müssen Sie entweder das Geld zurückgeben oder die Arbeit ohne neue Finanzierung fertigstellen.

Phasen sollten daher nicht als „wie viel Geld ist auf dem Konto gelandet“ gesehen werden, sondern als zwei getrennte Zeitpläne: wann Zahlungen für Phasen eingehen und wann Sie die Kosten für diese Phasen tragen. Oft laufen die Kosten dem Geld voraus: Sie erarbeiten das Konzept wochenlang, während der Vorschuss dafür nur 30% der Phasensumme beträgt. Wenn Sie diese Lücke nicht sehen, steht das Studio in einer Saison mit mehreren gleichzeitigen Projektstarts trotz vollem Portfolio ohne Kasse da.

Auftragnehmer, Fachpartner und Bauaufsicht

Ein Studio erledigt selten alles selbst. Renderings werden oft ausgelagert, die Werkplanung zeichnet eine separate Person, die Statik berechnet ein Ingenieur, manchmal wird ein Assistenzdesigner hinzugezogen. Jeder von ihnen nimmt sich einen Teil des Honorars — und genau hier schmilzt die Marge leise dahin.

Rechnen wir grob nach. Sie haben 240.000 für ein Wohnungsprojekt genommen. Der Visualisierer verlangte 35.000 für fünf Ansichten. Der Zeichner wollte 45.000 für den kompletten Satz Werkzeichnungen. Dazu hat Ihr Designer das Projekt drei Monate lang geleitet. Wenn Sie diese Honorare nicht genau diesem Projekt zuordnen, bleibt es in Ihrem Kopf „ein 240er-Projekt“, obwohl in Wirklichkeit nur die Hälfte beim Studio ankam.

Eine eigene Geschichte ist die Bauaufsicht. Sie wird dem Kunden oft als Bonus „geschenkt“ oder mit einer Pauschalsumme ins Design eingerechnet. Und dann fährt der Designer ein halbes Jahr lang zweimal die Woche zum Objekt, schlichtet Streitigkeiten mit Bauleuten, entdeckt Fehler der Monteure — alles kostenlos, weil „die Aufsicht schon inbegriffen war“. Bauaufsicht ist eine vollwertige Leistung mit eigenen Kosten in Stunden und Fahrtzeit. Verkaufen Sie sie entweder als separaten Tarif (etwa eine feste monatliche Pauschale) oder rechnen Sie sie ehrlich in das Gesamthonorar ein. Verschenkte Bauaufsicht ist das teuerste Geschenk, das ein Studio macht.

Korrekturen und Abstimmungen: Die Stunden, die im Kostenvoranschlag fehlen

Das größte verborgene Loch im Studio sind Korrekturen über den vereinbarten Umfang hinaus. Im Vertrag steht meist „zwei bis drei Korrekturrunden pro Phase“. Im wirklichen Leben will der Kunde eine fünfte Version der Küche, weil er „bei einem anderen Blogger etwas Schöneres gesehen hat“, bittet darum, Wände nach der genehmigten Grundrissplanung zu verschieben, ändert mitten in der Werkplanung seine Meinung zum Stil.

Jede solche Korrektur bedeutet wieder Designerstunden und oft neue Honorare für den Visualisierer. So sieht das in Geld aus:

• Eine genehmigte Grundrissplanung wird ein drittes Mal überarbeitet — das sind 8–10 Designerstunden, also mehrere Tausend Hrywnja an Kosten, für die niemand bezahlt hat.
• Der Kunde will drei zusätzliche Renderansichten über die vereinbarten hinaus — eine neue Rechnung des Visualisierers über 15.000–20.000, die das Studio oft aus eigener Tasche begleicht.
• Ein Stilwechsel in einer späten Phase ist faktisch ein neues Projekt, das als „kleine Anpassung“ getarnt wird.

Das Problem ist nicht, dass Kunden anspruchsvoll sind — das ist normal. Das Problem ist, dass das Studio diese Stunden nicht zählt und nicht in Rechnung stellt. Im Vertrag sollte klar stehen: wie viele Runden inklusive sind und was zusätzlich kostet, und wie viel. Dann hören Korrekturen über der Norm auf, Wohltätigkeit zu sein, und werden zu zusätzlichem Einkommen. Ein Kunde, der weiß, dass die fünfte Küchenversion Geld kostet, überlegt sich, ob er sie wirklich braucht.

Beschaffung und Einkauf: Das Transitgeld des Kunden ist kein Umsatz

Das ist die tückischste Falle des Designstudios. In der Beschaffungsphase fließen Hunderttausende, manchmal Millionen Hrywnja für Möbel, Beleuchtung, Sanitär und Dekor über Ihr Konto. Der Kunde überweist Ihnen das Geld, Sie zahlen die Lieferanten. Und das Konto sieht plötzlich prall gefüllt aus.

Dieses Geld ist nicht Ihres. Es ist Transit. Ihr Verdienst hier ist nur die Beschaffungsprovision (etwa 10–15% der Einkaufssumme) oder ein Festhonorar für Auswahl und Begleitung. Wenn Sie 800.000 auf dem Konto sehen und denken „guter Monat“, während in Wirklichkeit 720.000 davon schon morgen an den Möbellieferanten gehen, treffen Sie Entscheidungen auf Basis fremden Geldes.

Genau hier scheitern Studios am häufigsten. Der Inhaber sieht den Kontostand, entspannt sich, zahlt Boni oder geht neue Verpflichtungen ein — und eine Woche später ist es Zeit, die Möbel zu bezahlen, und es ist keine Kasse da. Das Transitgeld des Kunden muss getrennt von Ihrem eigenen Umsatz geführt werden: In der Buchhaltung sollte es als „Geld des Kunden für den Einkauf“ erscheinen, nicht als Einnahme des Studios.

„Tote“ Projekte, die sich hinzogen

Eine eigene Verlustkategorie sind Projekte, die in drei Monaten hätten abgeschlossen sein sollen, aber ein Jahr lang weiterleben. Der Kunde ist verschwunden, weil sich seine Umstände geändert haben. Die Renovierung stockt wegen Geldmangels. Der Auftraggeber genehmigt wochenlang keine Phase. Das Projekt ist formal nicht abgeschlossen, der Slot im Zeitplan ist belegt, und es kommt kein neues Geld herein.

Ein solches Projekt ist doppelt gefährlich. Erstens haben Sie bereits einen Vorschuss erhalten und ausgegeben, während die letzten Phasen, aus denen die Hauptzahlung kommen sollte, feststecken. Zweitens kehrt der Designer regelmäßig zu diesem Projekt zurück — um sich zu erinnern, dem Kunden zu antworten, eine kleine Korrektur vorzunehmen —, und diese Stunden zählt niemand. Das Projekt schwelt gewissermaßen vor sich hin und frisst nach und nach Ressourcen.

Tote Projekte müssen klar sichtbar sein: wie viele es sind, wie lange sie schon hängen, wie viel Geld darin feststeckt. Manchmal ist die gesündeste Entscheidung, das Projekt formal abzuschließen, eine Endrechnung für das tatsächlich Geleistete zu stellen und den Slot für einen lebendigen Auftrag freizugeben. Ein Projekt, das ein Jahr lang nichts einbringt, kostet Sie mehr als ein leerer Slot im Zeitplan.

So klingt es im echten Leben

Die Erkenntnis kommt meist im selben Moment. Die Inhaberin setzt sich hin, um herauszufinden, warum sie mit sieben Projekten in diesem Jahr weniger verdient hat als mit fünf im letzten Jahr. Sie sortiert die Projekte nach Marge — und sieht, dass die zwei größten und prestigeträchtigsten wegen endloser Korrekturen und verschenkter Bauaufsicht fast bei null liefen.

«Jahrelang war ich stolz auf teure Objekte und schämte mich, für Korrekturen Geld zu verlangen. Es stellte sich heraus, dass ich die Launen der Kunden aus eigener Tasche finanzierte, während gerade die kompakten Projekte, auf die ich herabsah, mich tatsächlich ernährten.»

Danach folgen die Gespräche, die Inhaber jahrelang vermeiden: die Bauaufsicht in einen separaten Tarif auslagern, im Vertrag den Preis für Korrekturen über der Norm festlegen, das Transitgeld vom Umsatz trennen. Nicht weil das Studio gierig ist, sondern weil die Zahl endlich sichtbar ist und klar wird, wofür das Studio zu wenig bekommt.

Und fast immer folgt eine zweite Erkenntnis: Kunden akzeptieren faire Regeln ohne Probleme. Ein Kunde, der dem Projekt zugestimmt hat, zahlt entspannt für zusätzliche Renderansichten und separate Bauaufsicht, wenn das von Anfang an festgelegt ist. Probleme entstehen nur dort, wo das Studio schweigt und erduldet — und dann ausbrennt.

Wie Sie das in Finmap sehen

Um die Marge pro Projekt zu berechnen, brauchen Sie keinen Finanzexperten in der Belegschaft. Sie müssen nur dafür sorgen, dass Geld, Honorare und Transit nicht in einem Topf landen. In Finmap fügt sich das genau so zusammen:

• Einnahmen nach Projekt. Jedes Honorar ist separat sichtbar: für welches Projekt, welche Phase, wann es einging. Sie sehen sofort, wie viel das Studio tatsächlich verdient hat, nicht wie viel Geld durch das Konto floss.
• Direkte Kosten nach Projekt. Honorare für Visualisierer, Zeichner, Ingenieure, Designerstunden, Objektbesuche — werden einem konkreten Projekt zugeordnet. Sie sehen die Kosten, nicht nur „alle Ausgaben zusammen“.
• Marge pro Projekt. Honorar minus direkte Kosten — und Sie sehen, wer das Studio ernährt und wer das Team nur auslastet. Auch tote Projekte werden sichtbar.
• Zahlungskalender für Phasen und Auszahlungen. Sie sehen, wann Vorschüsse und Endzahlungen eingehen, wann Sie sich mit Fachpartnern und Lieferanten verrechnen müssen und ob die Kasse ausreicht, wenn mehrere Projekte gleichzeitig starten.
• Transitgeld separat. Die Mittel des Kunden für den Möbelkauf werden getrennt vom Umsatz geführt, sodass der Kontostand Sie nicht mehr in die Irre führt.

Wenn all das an einem Ort zusammenkommt, hört „wohin verschwindet das Geld“ auf, eine Frage zu sein. Sie schauen sich die Marge pro Projekt an — und die Entscheidungen werden offensichtlich: welches Projekt Sie annehmen, wofür Sie zusätzlich abrechnen, welchen Slot Sie freigeben.

Ratschläge für Inhaber eines Designstudios

• Rechnen Sie mit dem Honorar, nicht mit dem Budget des Objekts. Ihr Verdienst ist das, was das Studio für seine Arbeit verlangt, nicht die Renovierungssumme des Kunden.
• Machen Sie die Bauaufsicht zu einem separaten Tarif. Verschenkte Bauaufsicht ist das teuerste Geschenk, das Sie machen.
• Legen Sie den Preis für Korrekturen über der Norm fest. Wie viele Runden inklusive sind und was zusätzlich kostet, sollte von Tag eins an im Vertrag stehen.
• Führen Sie das Transitgeld getrennt vom Umsatz. Mittel für den Möbelkauf sind nicht Ihr Einkommen, sondern eine Verpflichtung gegenüber Lieferanten.
• Betrachten Sie einen Vorschuss nicht als verdientes Geld. Dahinter stehen Stunden, die Sie noch abarbeiten müssen.
• Schauen Sie sich einmal im Monat die toten Projekte an. Einen feststeckenden Auftrag abzuschließen und den Slot freizugeben, ist oft profitabler, als ihn jahrelang hinzuziehen.

Übrigens — wenn Sie systematisch Ordnung in die Buchhaltung von Projekten, Honoraren und Abrechnungen mit Auftragnehmern bringen möchten, beginnen Sie mit Buchhaltung für ein Kreativstudio: Projekte, Auftragnehmer, Honorare. Und um die Mechanik der Marge pro Auftrag genauer zu verstehen und nicht mehr mit Verlust zu arbeiten, werfen Sie einen Blick auf wie man die Projektmarge berechnet und aufhört, bei Kundenaufträgen Geld zu verlieren.

«Viele Projekte und wenig in der Hand — das liegt nicht am Arbeitsumfang. Es liegt daran, dass Sie einen Teil der Arbeit kostenlos erledigen und fremdes Geld als Ihr eigenes zählen.»

Money Doesn't Disappear. You Just Don't See It.

Das Geld Ihres Studios verschwindet nicht. Es geht verloren zwischen verschenkter Bauaufsicht, kostenlosen Korrekturen und dem Möbeltransit, den Sie für Umsatz gehalten haben. Sobald die Marge jedes Projekts sichtbar wird, kommen die Entscheidungen von selbst — welches Projekt Sie annehmen, wofür Sie separat abrechnen, welchen Slot im Zeitplan Sie freigeben.

Testen Sie Finmap 14 Tage lang kostenlos. Tragen Sie Ihre Projekte ein, schlüsseln Sie Honorare, Kosten der Fachpartner und Transitgeld auf — und sehen Sie zum ersten Mal, welche Projekte das Studio wirklich ernähren und welche nur Ihr Portfolio dicker machen.