Foto- & Videostudio: Der reale Gewinn pro Projekt

«In einem Jahr haben wir 47 Projekte gedreht. Der Umsatz lag bei fast 6 Millionen. Und im Dezember waren noch 80.000 auf dem Konto übrig. Ich saß abends da und konnte es nicht begreifen: Wo ist das Geld hin? Der Drehplan ist voll, ich habe das beste Team der Stadt – und trotzdem bleibt nichts für eine neue Kamera oder einen anständigen Urlaub für mich selbst.»

Das sind die Worte eines Videoproduktions-Inhabers, mit dem wir die Zahlen durchgegangen sind. Kommt Ihnen bekannt vor? Das Studio ist bis auf den letzten Platz ausgebucht, der Drehplan ist einen Monat im Voraus gefüllt, Kunden zahlen Anzahlungen – und trotzdem reicht es nie für Wachstum oder für den Inhaber. Und das Erste, was man verstehen muss: eine Anzahlung ist noch kein Gewinn. Es ist Geld, das der Kunde im Voraus für eine Arbeit gezahlt hat, die Sie noch nicht erledigt und noch nicht bezahlt haben. Der Kameramann, der Cutter, die Visagistin, die Studiomiete, das Verbrauchsmaterial – all das bezahlen Sie erst, nachdem die Anzahlung auf Ihrem Konto eingegangen ist. Das bedeutet: Ein hoher Kontostand heute sagt nichts darüber aus, wie viel Sie an diesem Projekt tatsächlich verdienen werden.

Das Problem ist fast nie, dass Sie zu wenige Drehs haben. Das Problem ist, dass Sie die Marge jedes einzelnen Projekts nicht sehen – und genau dort versteckt sich die Antwort auf die Frage „Wo bleibt eigentlich alles?“. Lassen Sie uns das in einfachen Worten durchgehen, mit Zahlen und Beispielen.

Projektmarge in einfachen Worten

Die Projektmarge zeigt, wie viel dem Studio von einem bestimmten Dreh bleibt, nachdem Sie alle direkten Kosten dieses Projekts bezahlt haben. Die Formel ist einfach:

Marge = Projektbudget − direkte Projektkosten

Direkte Kosten sind alles, was nur deshalb entsteht, weil Sie dieses Projekt angenommen haben: die Honorare für Kameramann und zweiten Kameramann, Schnitt, Colorist, Visagistin, Stylistin, Miete für zusätzliches Equipment, Location, Transport, Verbrauchsmaterial, Requisiten. Kein Dreh, keine Kosten. Das ist nicht dasselbe wie Gewinn: Von der Marge zahlen Sie noch die fixen Dinge – Studiomiete, eine Managerin, Buchhaltung, Abonnements, Werbung – und erst das, was danach übrig bleibt, wird zu Ihrem Gewinn.

Der Hauptfehler von Studioinhabern ist, „im Kopf“ zu rechnen und dabei gleich das ganze Studio zu betrachten: Es kommt viel rein, es geht viel raus, irgendwo dazwischen müsste ein Plus stehen. Aber „irgendwo dazwischen“ ist keine Zahl, auf die man sich verlassen kann. Wenn Sie die Marge jedes Projekts nicht einzeln sehen, führen Sie das Studio praktisch blind: Sie nehmen Drehs an, die groß und prestigeträchtig wirken, aber in Wirklichkeit kaum etwas übrig lassen, und lehnen „kleine“ Projekte ab, die das sauberste Geld bringen.

Rechnen wir es an den Fingern ab. Stellen Sie sich vor, das Studio hat in einem Monat einen Umsatz von 400.000 gemacht, und der Inhaber ist zufrieden: „guter Monat“. Aber von diesen 400.000 gingen 180 an Auftragnehmer, 30 an Verbrauchsmaterial und Equipmentmiete, 25 an Abschreibung, und weitere 90 an Studiomiete, Managerin und Steuern. Es bleiben 75.000 für alle Projekte zusammen. Und jetzt die Frage: Welches Projekt hat diese 75.000 gebracht, und welches hat sie weggenommen? Ohne die Marge jedes einzelnen wissen Sie das nicht – das heißt, Sie können den „guten Monat“ auch nicht bewusst wiederholen. Sie hoffen einfach, dass der nächste genauso ausfällt.

Warum „Auslastung“ lügt

Die tückischste Illusion in diesem Geschäft lautet: „Wenn wir beschäftigt sind, verdienen wir auch Geld.“ Auslastung fühlt sich wie ein Erfolgsbeweis an. Der Kalender ist voll, das Equipment im Einsatz, das Team sitzt nicht untätig herum – wie könnte man da im Minus sein?

Ganz einfach. Auslastung misst, wie viel Sie arbeiten, nicht wie viel Sie verdienen. Das sind zwei verschiedene Dinge. Ein großer Firmenfilm für 320.000 wirkt wie das Ereignis des Jahres – aber nach den Honoraren des Teams, der Miete für Spezialequipment, der Location und zwei Wochen Schnitt kann er dem Studio weniger bringen als ein einfacher Hochzeitsdreh für 45.000, bei dem fast die gesamte Summe Ihnen gehört.

Wenn Sie sich an der Auslastung orientieren, jagen Sie unbewusst großen Budgets und „ernsthaften“ Kunden hinterher. Und ein großes Budget zieht fast immer große direkte Kosten nach sich: mehr Leute im Team, teureres Equipment, aufwendigere Postproduktion. Am Ende ist das Studio zu 100 % ausgelastet, die Marge aber dünn wie ein Film. Sie erholen sich nicht, das Equipment nutzt sich ab, das Team brennt aus – und das Konto zeigt am Monatsende immer noch dasselbe vage „irgendwo ein Plus“. Deshalb ist Auslastung ein schlechter Kompass. Der Kompass ist die Projektmarge.

Am schlimmsten ist, dass Auslastung beruhigt. Solange der Kalender voll ist, scheint alles unter Kontrolle zu sein, und die Geldfrage werde sich schon irgendwie von selbst lösen. Löst sie sich aber nicht – sie wird nur verschoben, bis Sie Equipment kaufen, das Gehalt des Kameramanns erhöhen oder einen Monat ohne große Aufträge überstehen müssen. Und dann stellt sich heraus, dass es kein Polster gibt, obwohl das Jahr „sehr beschäftigt“ war.

Ein Beispiel mit Zahlen

Hier sind vier – in der Struktur realistische – Projekte eines Studios aus einem einzigen Monat. Schauen Sie nicht auf das Budget, schauen Sie auf die letzte Spalte.

Was sehen wir hier? Der Firmenfilm für 320.000 – das größte Budget des Monats, die meiste Aufmerksamkeit, die meisten Nerven – hat dem Studio 52.000 gebracht. Und die bescheidene Hochzeit für 45.000, zu der sich der Inhaber fast geschämt hat, das Team mitzunehmen, brachte 33.000 nahezu ohne Kosten. Bei der Marge liegen sie Kopf an Kopf. Beim Aufwand liegt ein Vielfaches dazwischen.

Und die Werbekampagne für 210.000? Drei Videos, ein Monat Arbeit, die Honorare der Auftragnehmer haben fast das gesamte Budget aufgefressen – und dem Studio blieben 5.000. Technisch ist das Projekt „profitabel“. In der Praxis hat das Studio einen Monat lang für die Miete des eigenen Raums gearbeitet. Und während der Inhaber sich über den großen Scheck von 210.000 auf dem Konto freute, sah er nicht, dass es genau diese Anzahlung war, die fast vollständig in Honoraren verschwinden würde.

Genau hier versteckt sich Ihr Geld. Nicht darin, dass Sie zu wenige Drehs haben, sondern darin, dass Sie „große“ Projekte mit dünner Marge annehmen und „kleine“ mit fetter Marge unterschätzen.

Und noch etwas zeigt die Tabelle: Das Gesamtbudget dieser vier Projekte beträgt 695.000, die Gesamtmarge dagegen nur 132.000. Das heißt, von jeder Hrywnja Budget behält das Studio etwa 19 Kopeken – und das noch vor Miete, Gehältern und Steuern. Wenn man nur „695.000 Umsatz“ im Kopf hat, wirkt das Bild glänzend. Schaut man auf die Marge, wird klar, warum es zum Monatsende hin dünn wird.

Auftragnehmer und Equipment-Abschreibung – die zwei wichtigsten Variablen

In der Produktion ist die größte variable Kostenposition Honorare für Auftragnehmer. Kameramann, zweiter Kameramann, Toningenieur, Cutter, Colorist, Visagistin, Stylistin, Maskenbildnerin, manchmal Regisseurin und Produzent. Bei einem großen Projekt sind das leicht 50–70 % des Budgets. Und hier gibt es zwei tückische Punkte.

Erstens: Ein Honorar ist eine direkte Projektkosten, auch wenn Sie es erst im nächsten Monat zahlen. Der Cutter liefert zwei Wochen nach dem Dreh, aber Sie schulden ihm das Geld schon jetzt. Wenn Sie dieses Honorar nicht sofort dem Projekt zuordnen, sieht die Marge auf dem Papier schön aus und lügt im echten Leben.

Zweitens: Vereinbaren Sie Honorare vor dem Start, nicht danach. „Wir zahlen, was am Ende dabei rauskommt“ ist der direkte Weg dahin, dass die Marge während des Schnitts dahinschmilzt. Legen Sie die Beträge im Kostenvoranschlag für jede Budgetzeile fest.

Die zweite Kostenposition, die fast jedes Studio ignoriert, ist die Abschreibung des Equipments. Eine Kamera für 300.000, Objektive, Licht, Gimbals, Karten, Festplatten – all das nutzt sich ab und veraltet. Angenommen, die Kamera hält drei Jahre, dann „frisst“ sie 100.000 pro Jahr, also etwa 8.000 pro Monat. Bei 8 Drehs im Monat sind das tausend Hrywnja Equipmentkosten pro Dreh. Dieses Geld zahlen Sie niemandem monatlich, deshalb übersieht man es leicht. Aber wenn die Kamera kaputtgeht oder ein Upgrade nötig ist, stellt sich heraus, dass nichts zurückgelegt wurde – weil die Abschreibung nie in die Marge eingerechnet wurde. Daher kommt das Gefühl „für neues Equipment ist kein Geld da“: Sie haben die ganze Zeit so gedreht, als wäre das Equipment kostenlos und unvergänglich.

Eine weitere Sache, die man einrechnen sollte, ist Studiomiete und -unterhalt im Verhältnis zur Auslastung. Der Raum kostet gleich viel, egal ob Sie jeden Tag darin drehen oder er zwei Wochen leer steht. Wenn die Miete 40.000 im Monat beträgt und Sie tatsächlich 10 Drehtage hatten, kostet Sie jeder Tag im eigenen Raum 4.000. Vermieten Sie das Studio in Leerlaufzeiten an andere, steigt die Auslastung und der Tagespreis sinkt. Steht es leer, muss jemand für diesen Leerlauf zahlen – und das sind Sie. Deshalb lohnt es sich, die Miete ebenfalls auf die Projekte zu verteilen: Dann sieht man, dass ein Dreh „in der eigenen Basis“ eigentlich nicht kostenlos ist.

Korrekturschleifen, Nacharbeiten und unterkalkulierte Kostenvoranschläge

Ein separates Loch, durch das die Marge abfließt, sind Korrekturen über den vereinbarten Umfang hinaus. Der Kunde sieht sich den Rohschnitt an und bittet um „nur noch ein bisschen“: andere Musik, den Anfang neu schneiden, Grafiken hinzufügen, eine 15-Sekunden-Version für Stories erstellen. Jedes „bisschen“ bedeutet wieder Stunden für Cutter und Colorist – also wieder ein Honorar. Wenn im Vertrag nicht festgelegt ist, wie viele Korrekturrunden im Budget enthalten sind, machen Sie diese auf eigene Kosten – und ein Budget, das mit 40 % Marge begann, endet bei 10 %.

Der zweite Teil des Problems sind unterkalkulierte Kostenvoranschläge. Am Anfang vergisst man leicht die Kleinigkeiten: Parken, Verpflegung des Teams, Zuschlag für eine überzogene Drehschicht, Miete eines zusätzlichen Objektivs, Festplatten fürs Backup, ein Taxi für die Requisiten. Jeder Posten kostet 500–2.000 Hrywnja, aber zusammen können sie bei einem Projekt die gesamte Marge auffressen. Die Regel ist einfach: Nehmen Sie von Anfang an zwei Zeilen in jeden Kostenvoranschlag auf – „unvorhergesehen 10 %“ und „Korrekturen: N Runden, danach separat berechnet“. Das ist keine Geldgier, sondern das, was das Studio am Leben hält.

Wie sich das im echten Leben anhört

So sieht ein typischer Monat in einem Studio ohne projektbezogene Buchhaltung aus. Am Anfang steht eine Anzahlung von 200.000 für eine Werbekampagne, festliche Stimmung, der Inhaber gönnt sich ein neues Objektiv. Dann zwei Wochen Dreh und Schnitt: Honorare für Kameramann, Toningenieur, Cutter, Colorist – die Zahlungen erfolgen in Raten, jede für sich wirkt klein. Am Monatsende gehen die Schlusszahlungen für zwei weitere Projekte ein, aber gleichzeitig müssen Studiomiete, Gehalt der Managerin und Steuern bezahlt werden. Auf dem Konto ist es dünn. Der Inhaber zuckt mit den Schultern: „seltsamer Monat“.

Tatsächlich war es ein ganz normaler Monat – nur hat niemand die Marge jedes Projekts einzeln berechnet. Die Anzahlung von 200.000 wurde als Gewinn behandelt, das Objektiv wurde mit Geld gekauft, das eigentlich den Auftragnehmern gehörte, und die kleine Hochzeit mit der fetten Marge blieb völlig unbemerkt. Das ist kein einmaliges Pech – so läuft es jeden Monat, solange Sie auf den Kontostand statt auf die Projektmarge schauen.

«Als wir endlich die Marge jedes Drehs sahen, stellte sich heraus: Ein Drittel der Projekte ernährte das Studio, ein Drittel lief kostendeckend, und ein Drittel nahm still Geld weg. Wir haben einfach aufgehört, das letzte Drittel anzunehmen.»

Wie Sie das in Finmap sehen

Um aus dem Modus „seltsamer Monat“ herauszukommen, braucht ein Studio drei Dinge – und alle drei kommen an einem Ort zusammen.

Einnahmen und direkte Kosten pro Projekt. Legen Sie jeden Dreh als eigenes Projekt an und ordnen Sie ihm alles zu: die Anzahlung und Schlusszahlung des Kunden, Honorare der Auftragnehmer, Equipmentmiete, Verbrauchsmaterial, Location. Dann sehen Sie bei jedem Projekt ein Ergebnis, nicht nur einen „Umsatz“.

Marge für jedes Projekt. Finmap verrechnet automatisch Einnahmen gegen direkte Kosten und zeigt die Marge jedes Drehs – in Hrywnja und in Prozent. Sie sehen sofort, welche Art von Dreh das Studio tatsächlich ernährt und welche das Team nur beschäftigt.

Ein Zahlungskalender für Anzahlungen und Auszahlungen an Auftragnehmer. Sie sehen im Voraus: Am 5. kommt die Anzahlung, am 12. muss der Kameramann bezahlt werden, am 20. der Cutter, am 25. Miete und Gehälter. Der Kalender zeigt Liquiditätslücken, bevor sie zum Problem werden, und verhindert, dass Sie „es ist Geld auf dem Konto“ mit „dieses Geld gehört schon mir“ verwechseln.

Ein paar praktische Tipps, mit denen Sie schon diese Woche anfangen können:

• Legen Sie Ihre aktuellen Drehs als separate Projekte an und ordnen Sie einen Monat lang ehrlich jede Hrywnja zu – sowohl Einnahmen als auch jedes Honorar.
• Kennzeichnen Sie Anzahlungen getrennt von Zahlungen: Eine Anzahlung ist eine Verpflichtung, kein Gewinn.
• Rechnen Sie die Equipment-Abschreibung in jeden Kostenvoranschlag ein – zumindest einen groben Betrag pro Dreh.
• Legen Sie im Vertrag die Anzahl der Korrekturrunden fest; alles darüber hinaus wird separat berechnet.
• Fügen Sie dem Kostenvoranschlag eine Zeile „unvorhergesehen 10 %“ hinzu – und scheuen Sie sich nicht, sie gegenüber dem Kunden zu verteidigen.
• Schauen Sie einmal im Monat auf das Ranking Ihrer Projekte nach Marge, nicht nach Budget. Nehmen Sie mehr von dem, was oben steht.

Übrigens – wenn Sie sich umfassender mit der Buchhaltung einer Kreativstudio (Projekte, Auftragnehmer, Honorare) befassen möchten, lesen Sie Buchhaltung für eine Kreativstudio: Projekte, Auftragnehmer, Honorare. Und um zu lernen, wie Sie die Marge jedes Projekts berechnen und aufhören, mit Verlust zu arbeiten, lesen Sie Projektmarge: Wie Sie nicht mit Verlust arbeiten.

«Auslastung zeigt, wie viel Sie arbeiten. Marge zeigt, wie viel Sie verdienen. Das ist nicht dasselbe.»

«Eine Anzahlung auf dem Konto ist nicht Ihr Geld. Es ist das Geld der Auftragnehmer, das gerade nur bei Ihnen durchreist.»

Money Doesn't Disappear. You Just Don't See It.

Geld verschwindet nicht – Sie sehen es nur nicht. Es löst sich auf in Anzahlungen, die sich wie Gewinn anfühlen, in Honoraren, die Sie in Raten zahlen, in Equipment, das sich still abnutzt, und in Korrekturen, für die Sie nie einen Aufpreis berechnet haben. Sobald Sie die Marge jedes Projekts sehen, lichtet sich der Nebel: Sie erkennen, welche Drehs Sie ernähren und von welchen Sie sich trennen sollten.

Finmap fasst Einnahmen, Honorare und Anzahlungen automatisch zu einer Marge für jeden Dreh zusammen – und zeigt Ihnen im Zahlungskalender, wann das Geld wirklich Ihnen gehört und wann es nur durchreist. Testen Sie es 14 Tage kostenlos und sehen Sie, welches Projekt Ihr Studio wirklich ernährt.