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6 Min.
16.07.2026
Welches Ihrer Projekte ist wirklich profitabel? Finden Sie es in 15 Minuten heraus
Olena Smolikova
Financial expert at Finmap
Fragen Sie sich: Welches Ihrer Projekte bringt am meisten Geld ein? Und welches am wenigsten? Die meisten Unternehmer antworten selbstbewusst. Und liegen fast immer falsch.
Denn im Kopf rechnen wir ein Projekt nach Umsatz: „Das ist groß, also profitabel.“ Aber Umsatz ist kein Gewinn. Ein großes Projekt kann so viele Ressourcen fressen, dass nach allen Ausgaben weniger übrig bleibt als bei einem kleinen, unauffälligen.
Die Wahrheit lässt sich in 15 Minuten sehen. Weder ein Audit noch ein Monat Datensammeln sind nötig — nur Einnahmen und Ausgaben nach Projekten aufschlüsseln und sich die Marge jedes einzelnen ansehen.
Warum „insgesamt profitabel“ keine Antwort ist
Wenn alle Projekte in einem Topf sind, sehen Sie nur die Summe: ein Gesamtplus. Das beruhigt — und verbirgt gleichzeitig, dass im Inneren eine Richtung die anderen nach unten zieht.
| Was Sie sehen | Was tatsächlich passiert |
|---|---|
| „Das Geschäft ist im Plus“ | Ein Projekt ist im Minus, andere gleichen es aus |
| „Dieser Kunde ist groß und wichtig“ | Er frisst die meiste Zeit, die Marge ist aber am kleinsten |
| „Kleine Aufträge lohnen sich nicht“ | Genau sie liefern den größten Gewinnanteil |
| „Wir wachsen insgesamt“ | Der Umsatz wächst, der Gewinn stagniert oder sinkt |
Die Gesamtzahl ist die Durchschnittstemperatur auf der Station. Entscheidungen treffen Sie aber nicht „insgesamt“, sondern pro Projekt: dieses skalieren, jenes überdenken, von jenem Abstand nehmen.
„Ich war sicher, dass der größte Kunde mein wichtigster ist. Es stellte sich heraus, dass er den meisten Umsatz und den geringsten Gewinn brachte. Ich hielt jahrelang an ihm fest.“
Was Sie für die Prüfung brauchen
Um die Marge eines Projekts zu berechnen, brauchen Sie nur drei Dinge — und Sie haben sie alle schon:
- Einnahmen des Projekts — wie viel es im Zeitraum eingebracht hat.
- Direkte Kosten — das, was genau dafür ausgegeben wurde: Material, Subunternehmer, das Team in diesem Bereich.
- Anteil an den Gemeinkosten — Miete, Verwaltung, Werbung, anteilig verteilt (nach Umsatz oder nach Teamzeit).
Einnahmen minus diese Ausgaben — das ist die reale Marge des Projekts. Kein „Gefühl“, sondern eine sichtbare Zahl.
So sieht es in Zahlen aus
Hier ein typisches Beispiel — vier Projekte eines Unternehmens. Die Zahlen sind fiktiv, aber das Bild wiederholt sich fast immer:
| Projekt | Umsatz | Ausgaben | Marge | Marge % |
|---|---|---|---|---|
| Projekt A (das größte) | 300.000 | 288.000 | 12.000 | 4% |
| Projekt B | 120.000 | 84.000 | 36.000 | 30% |
| Projekt C | 80.000 | 52.000 | 28.000 | 35% |
| Projekt D (das kleinste) | 40.000 | 22.000 | 18.000 | 45% |
Schauen Sie sich diese Tabelle mit den Augen eines Unternehmers an. Das größte Projekt nach Umsatz liefert den geringsten Gewinn — sowohl prozentual als auch in absoluten Zahlen bleibt es hinter den kleineren zurück. Und das kleinste ist am rentabelsten. Ohne die Aufschlüsselung nach Projekten würden Sie weiter Kraft in das „große A“ stecken und das „kleine D“ unterschätzen.
„Das Wertvollste war nicht, dass ich ein Verlustprojekt gefunden habe. Sondern dass ich endlich gesehen habe, wo ich mehr investieren sollte — und das war nicht dort, wo ich dachte.“
Was Sie mit der Antwort tun
Wenn die Marge jedes Projekts vor Augen liegt, werden die Entscheidungen offensichtlich:
- Skalieren, was einen hohen Prozentsatz liefert — auch wenn es „klein“ ist.
- Überdenken Sie Preise oder Modell dort, wo die Marge dünn ist — oft reichen +10–15% auf den Preis.
- Abstand nehmen von dem, was dauerhaft im Minus ist und keinen strategischen Sinn hat.
- Umverteilen Sie Team und Aufmerksamkeit vom „großen, aber leeren“ hin zum profitablen.
Entscheidend ist: Diese Entscheidungen stützen sich jetzt auf eine Zahl, nicht auf das Gefühl, dass „dieses Projekt irgendwie wichtig ist“.
So funktioniert das in Finmap
In Finmap können Sie jede Transaktion einem Projekt, einer Richtung oder einem Standort zuordnen. Per Filter sehen Sie dann Einnahmen, Ausgaben und Marge jedes einzelnen — ohne manuelle Zusammenführung in Excel. Konten verbinden, Tags einmal setzen — und jederzeit in wenigen Minuten sehen, welches Projekt Sie trägt und welches Sie nach unten zieht.
Dieselbe Aufschlüsselung funktioniert auch nach Kunden, Vertriebskanälen oder Standorten — je nachdem, wie Ihr Geschäft aufgebaut ist.
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Häufige Fragen
Und wenn Ausgaben gemeinsam sind und sich schwer auf Projekte verteilen lassen?
Das ist normal. Gemeinsame Ausgaben (Miete, Verwaltung) werden anteilig verteilt — nach Umsatz oder nach Teamzeit. Selbst eine grobe Aufteilung ergibt ein Bild, das um ein Vielfaches genauer ist als das „Gesamtplus“.
15 Minuten — ist das realistisch oder Marketing?
Wenn Transaktionen bereits erfasst und Projekten zugeordnet sind — ja, realistisch: Filter öffnen, Marge sehen. Beim ersten Mal, wenn die Tags noch nicht gesetzt sind, dauert es länger — aber das ist eine einmalige Einrichtung.
Ich habe nur einen Geschäftsbereich, brauche ich das?
Dann schlüsseln Sie nach Kunden oder Dienstleistungsarten auf. Das Prinzip bleibt dasselbe: Innerhalb „eines Geschäfts“ gibt es fast immer profitable und verlustbringende Teile, die in der Gesamtzahl nicht sichtbar sind.
Wie unterscheidet sich das von einem Gewinnbericht?
Eine gewöhnliche GuV zeigt den Gewinn des Geschäfts insgesamt. Hier betrachten Sie den Gewinn im Querschnitt — für jedes Projekt einzeln. Genau dieser Querschnitt, nicht die Summe, zeigt, womit Sie tatsächlich Geld verdienen.
Noch Fragen offen?
Wir beantworten sie gerne.
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