Flujo de caja y el estado de flujo de caja: qué es y cómo calcularlo

"Tenía una cuenta de pérdidas y ganancias. Tenía un saldo bancario. Y no tenía ni idea de por qué una decía que era rentable y el otro decía que no tenía dinero. El estado de flujo de caja es la página que explica la diferencia."

La fundadora de un negocio de servicios de ₴12M describió el momento en que dejó de fingir que entendía el flujo de caja. Tenía una cuenta de resultados que mostraba un beneficio anual de ₴1,8M. Tenía un saldo bancario de ₴240K. El contable le decía que el año había sido un éxito. Su cuerpo le decía que algo no cuadraba, porque tres meses antes había pedido un préstamo personal para cubrir un bache en la nómina.

Le pidió a su contable que le "enseñara adónde había ido el beneficio". Él le envió un documento de una página que ella ya había visto antes, pero que nunca había leído de verdad: el estado de flujo de caja. Veinte minutos repasándolo línea por línea con él, y entendió el año por primera vez.

El beneficio era real. La mayor parte estaba inmovilizada en cuentas por cobrar (clientes que aún no habían pagado), inventario (capital de trabajo) y un equipo que había comprado al contado. El contable no le había ocultado nada. La información había estado en una página que ella había estado ignorando porque nadie le había explicado para qué servía.

Este artículo es esa explicación. El estado de flujo de caja no es un duplicado de la cuenta de pérdidas y ganancias. Es el documento que traduce el "beneficio" de la cuenta de resultados al "saldo" de la cuenta bancaria — y es el informe más útil que un propietario de pequeña empresa puede aprender a leer.

Qué es realmente el flujo de caja

El flujo de caja es el movimiento de efectivo que entra y sale de la empresa durante un período determinado. No es lo mismo que el beneficio, ni lo mismo que los ingresos. El beneficio puede ser alto mientras el flujo de caja es negativo. Los ingresos pueden estar creciendo mientras el flujo de caja se reduce. A la mayoría de las empresas en crecimiento les ha pasado al menos una vez.

Hay tres razones por las que el flujo de caja y el beneficio divergen:

• El momento del cobro o pago. Una venta registrada como ingreso este mes puede no cobrarse hasta dentro de 30, 60 o 90 días. El beneficio está en la cuenta de resultados de este mes. El efectivo no está en la cuenta bancaria de este mes.
• Cambios en el capital de trabajo. El inventario comprado pero no vendido inmoviliza efectivo. Las cuentas por cobrar pendientes inmovilizan efectivo. Las cuentas por pagar pendientes liberan efectivo. Ninguno de estos movimientos aparece en la cuenta de resultados, pero todos aparecen en el saldo bancario.
• Flujos de caja no operativos. Comprar equipos, pedir un préstamo, devolver un préstamo, repartir beneficios al propietario — todo esto cambia el saldo bancario, pero nada de esto es beneficio o pérdida operativa.

El estado de flujo de caja es el documento que recoge las tres fuentes de divergencia de forma estructurada y legible.

Las tres secciones de un estado de flujo de caja

El estado de flujo de caja tiene siempre las mismas tres secciones, en el mismo orden, en cualquier empresa del mundo. Aprender a leerlo una vez significa poder leerlo en todas partes.

Sección uno — Flujo de caja de actividades operativas. Es el efectivo realmente generado (o consumido) por el funcionamiento diario de la empresa. Dinero recibido de clientes. Dinero pagado a proveedores. Salarios. Impuestos. Alquiler. Gastos operativos. Esta es la sección más importante para la mayoría de los propietarios, porque es el mejor indicador de si el negocio principal es saludable en términos de caja.

Sección dos — Flujo de caja de actividades de inversión. Es el efectivo gastado en, o recibido de, activos a largo plazo. Comprar un equipo. Vender un vehículo. Adquirir software con una licencia plurianual. Invertir en otro negocio. Para la mayoría de las pequeñas empresas, esta sección es pequeña y poco frecuente. Cuando es grande, suele significar que ha ocurrido una decisión importante que debería ser visible.

Sección tres — Flujo de caja de actividades de financiación. Es efectivo procedente de fuentes distintas de las operaciones o las inversiones. Pedir un préstamo. Devolver un préstamo. El propietario inyectando dinero en la empresa. El propietario retirando dividendos o disposiciones. Para las pequeñas empresas, esta sección es donde normalmente aparece la mezcla de efectivo entre propietario y empresa, y es la sección que explica "¿adónde fue el beneficio si no está en el banco?"

Las tres secciones suman el cambio neto en efectivo del período. Ese cambio neto, sumado al saldo bancario inicial, es igual al saldo bancario final. El estado de flujo de caja es el puente entre la cuenta de resultados (que muestra el beneficio operativo) y el extracto bancario (que muestra la posición de caja real).

Cómo calcular cada sección (método directo frente a indirecto)

Hay dos métodos para construir la sección operativa. Los inversores prefieren uno. A los propietarios de pequeñas empresas les sirve mejor el otro. Ambos llegan al mismo número.

Método indirecto. Se parte del beneficio neto de la cuenta de resultados. Se suman los gastos no monetarios (depreciación, amortización). Se ajusta por los cambios en el capital de trabajo (aumento de cuentas por cobrar = se resta; aumento de cuentas por pagar = se suma; aumento de inventario = se resta). El resultado es el flujo de caja operativo. Es el método que la mayoría de los contables prepara por defecto porque es favorable para las auditorías y se conecta directamente con la cuenta de resultados.

Método directo. Se enumera el efectivo realmente recibido de los clientes. Se resta el efectivo realmente pagado a proveedores, empleados, la administración tributaria y a gastos operativos. El resultado es el flujo de caja operativo. Es más útil para los propietarios de pequeñas empresas porque se lee como un extracto bancario y las cifras corresponden a cosas que se pueden reconocer.

Para la fundadora del ejemplo inicial, cambiar del método indirecto al directo en su estado mensual fue el único cambio que hizo que el flujo de caja resultara intuitivo. Pudo ver, en una sola página, que habían entrado ₴8,6M de clientes y habían salido ₴7,3M hacia proveedores, salarios e impuestos — un flujo de caja operativo de ₴1,3M. Luego pudo ver ₴480K gastados en equipos (inversión) y una devolución de préstamo de ₴560K (financiación). Cambio neto en efectivo: ₴260K. Saldo inicial ₴480K, saldo final ₴740K. Conciliado, transparente, intuitivo. El método indirecto es técnicamente correcto y está listo para auditoría. El método directo es amigable para el propietario y listo para tomar decisiones. La mayoría de los programas de contabilidad pueden generar ambos. Pide el formato directo si eres tú quien lee el estado.

Qué te dice realmente el estado de flujo de caja

Una vez que sabes leerlo, el estado de flujo de caja responde preguntas que ningún otro informe puede responder. ¿El negocio principal genera efectivo? Sección operativa, la cifra superior. Si es negativa durante más de un trimestre o dos, la empresa está consumiendo efectivo para operar — lo cual solo funciona si las secciones de financiación o inversión están aportando efectivo, y eso no es sostenible.

¿Adónde fue el beneficio? Compara el beneficio neto de la cuenta de resultados con el cambio neto en efectivo del estado. Si el beneficio es significativamente mayor que el crecimiento de caja, revisa el capital de trabajo (probablemente cuentas por cobrar inmovilizadas) y la financiación (probablemente devolución de préstamo o disposiciones del propietario).

¿Fue acertada una compra importante? Sección de inversión. El impacto en caja de la compra de un activo importante se ve por separado del rendimiento operativo, así que no hace que el año parezca peor de lo que fue.

¿Cuánto dependo de la financiación externa? Sección de financiación. Si la financiación es regularmente positiva (pides préstamos o aportas efectivo con regularidad), el negocio principal todavía no es autosuficiente.

¿Es este año mejor que el anterior a nivel operativo? Compara el flujo de caja operativo año contra año. Es una comparación más limpia que el beneficio porque elimina los efectos no monetarios y no operativos.

Para un propietario de pequeña empresa, revisar el estado de flujo de caja una vez al mes — durante treinta minutos, con el contable si hace falta — convierte un documento confuso en un instrumento de navegación. La mayoría de los propietarios que hacen esto durante tres meses dejan de preguntarse "¿adónde fue el beneficio?" — porque ahora tienen una página que lo responde.

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