Κερδοφορία έργων: πώς να οργανώσετε τη χρηματοοικονομική διαχείριση σε μια κατασκευαστική επιχείρηση

Τα οικονομικά δεν συγχωρούν τις υποθέσεις. Αν κρατάς στοιχεία με τη λογική «θα το γράψω μετά στο τετράδιο» ή «θα το θυμηθώ», ετοιμάσου για οικονομικό χάος.

Ένας λογαριασμός, πολλές δραστηριότητες και πελάτες — και ξαφνικά δεν καταλαβαίνεις πια τι φέρνει κέρδος και τι απλώς ρουφάει πόρους.

Πώς μπορείς να εντοπίσεις έγκαιρα ότι ένας τομέας καταναλώνει όλα σου τα κέρδη; Χωρίς ένα ξεκάθαρο σύστημα διοικητικής παρακολούθησης, κινδυνεύεις να μην καταλάβεις πώς τα χρήματα απλώς εξαφανίζονται και η επιχείρηση οδεύει προς οικονομική καταστροφή. Ας δούμε πώς να εντοπίζεις το πρόβλημα νωρίς και να παίρνεις τον έλεγχο των οικονομικών σου πριν να είναι αργά.

Πολλές δραστηριότητες — μία απάντηση: υπολόγισε την κερδοφορία

Αν έχεις περισσότερους από έναν τομείς δραστηριότητας, δεν είσαι πια απλώς επιχειρηματίας — είσαι ιδιοκτήτης ενός χαρτοφυλακίου από μικρές επιχειρήσεις. Και καθεμία έχει τη δική της οικονομική πραγματικότητα. Το μόνο ερώτημα είναι αν μπορείς να τη δεις.

Για να καταλάβεις τι πραγματικά λειτουργεί, πρέπει να υπολογίζεις την κερδοφορία κάθε δραστηριότητας ξεχωριστά.

Η κερδοφορία δεν είναι απλώς ένα ποσοστό σε μια αναφορά. Είναι ένας δείκτης αποδοτικότητας που δείχνει πόσο παραγωγικά χρησιμοποιεί μια επιχείρηση τους πόρους της για να παράγει κέρδος.

Ο πιο σημαντικός τύπος θεωρείται συνήθως η κερδοφορία πωλήσεων, και όσο υψηλότερο είναι το ποσοστό, τόσο καλύτερα ελέγχει η εταιρεία τα έξοδά της:

Κερδοφορία = (Κέρδος / Έσοδα) × 100%

Για παράδειγμα, αν είχες έσοδα $80.000 από ένα συγκεκριμένο έργο και το καθαρό κέρδος από αυτή τη δραστηριότητα ήταν $20.000, τότε η κερδοφορία υπολογίζεται ως εξής:

(20.000 / 80.000) × 100% = 25%

Αυτό σημαίνει ότι κάθε δολάριο εσόδου φέρνει $0,25 καθαρό κέρδος.

Αν καταλαβαίνεις την κερδοφορία και ξέρεις να τη «διαβάζεις», το ερώτημα «πού θα βρω χρήματα;» απαντιέται από μόνο του.

Γιατί αν μία δραστηριότητα φέρνει μόλις 5% κερδοφορία, ενώ μια άλλη φέρνει 28%, αυτό είναι ξεκάθαρο σήμα για το πού αξίζει να επενδύσεις περισσότερο χρόνο και πόρους, και τι πρέπει να σταματήσεις πριν να είναι αργά.

Όταν υπάρχει επιχείρηση αλλά όχι χρήματα — το πρόβλημα δεν είναι η αγορά, είναι η οικονομική διαχείριση

Η διαχείριση ανά κέντρο κέρδους δεν είναι πολυτέλεια, αλλά εργαλείο επιβίωσης. Αν δεν βλέπεις την κερδοφορία ξεχωριστά, σημαίνει ότι δεν διοικείς την επιχείρηση — απλώς τρέχεις πίσω από τα προβλήματα αφού εμφανιστούν.

Με αυτή τη συνειδητοποίηση, ο ιδιοκτήτης μιας κατασκευαστικής εταιρείας που προσφέρει διάφορες υπηρεσίες απευθύνθηκε στη Finmap.

Η εταιρεία ασχολείται με κατασκευές, αναλαμβάνει ανακαινίσεις και πουλά οικοδομικά υλικά. Κάθε δραστηριότητα έχει τους δικούς της πελάτες, συμβάσεις και πληρωμές.

Ωστόσο, οικονομική τάξη δεν υπήρχε. Ο ιδιοκτήτης παραπονιόταν ότι κάποιους μήνες οι εργοδηγοί του έβγαζαν μεγαλύτερους μισθούς από τα μερίσματα που μπορούσε να πάρει ο ίδιος.

Κάποιες φορές ξάπλωνα το βράδυ και περνούσα τη μισή νύχτα προσπαθώντας να ενώσω τα κομμάτια στο μυαλό μου, για να καταλάβω τι κάνω λάθος. Ίσως κάποιος άλλος να τα είχε ήδη κλείσει όλα και να είχε γυρίσει στις απλές ανακαινίσεις. Αλλά εγώ δεν μπορούσα απλώς να τα παρατήσω! — Ιδιοκτήτης κατασκευαστικής εταιρείας

Για να μπορέσει να προχωρήσει, έπρεπε να βελτιστοποιήσει τις διαδικασίες και να ορίσει ξεκάθαρα τους βασικούς οικονομικούς δείκτες. Ο ιδιοκτήτης της εταιρείας ξεχώρισε μερικά απαραίτητα σημεία που ήθελε να παρακολουθεί:

1. Κέρδος και κερδοφορία κάθε δραστηριότητας. Είναι σημαντικό να μπορεί να ανοίγει μια αναφορά, για παράδειγμα για τις «Κατασκευές», και να βλέπει καθαρά τα έσοδα, τα έξοδα, το περιθώριο και την κερδοφορία αυτού του τομέα. Έτσι μπορεί να αξιολογεί αν αξίζει να συνεχίσει να δραστηριοποιείται εκεί.
   ‍
2. Αποτελέσματα ανά πελάτη και έργο. Είναι απαραίτητο να φαίνεται ποιες παραγγελίες δεν φέρνουν κέρδος και αν χρειάζεται να αναπροσαρμοστούν οι τιμές στις κατασκευαστικές και ανακαινιστικές υπηρεσίες, ώστε να αποφεύγονται ζημιογόνες συμφωνίες.
   ‍
3. Συνολικά αποτελέσματα για όλη την εταιρεία. Η δυνατότητα να προσδιορίζεται πόσο κέρδος μπορεί να διανεμηθεί ως μέρισμα και πόσο πρέπει να επανεπενδυθεί στην ανάπτυξη της επιχείρησης.
   ‍
4. Βελτιστοποίηση των διαδικασιών μικρού ταμείου. Οι εργοδηγοί διαχειρίζονται συνεχώς μετρητά, και η παρακολούθηση εξόδων που γίνονται πολλές φορές μέσα στην ημέρα χωρίς σωστό σύστημα είναι εξαιρετικά δύσκολη. Χρειαζόταν ένας μηχανισμός που να επιτρέπει εύκολο έλεγχο αυτών των εξόδων και να εξασφαλίζει διαφάνεια.

Επειδή δεν υπήρχε χρόνος για τη δημιουργία πολύπλοκων φύλλων Excel, οι αυτοματοποιημένες λύσεις της Finmap ήταν η ιδανική επιλογή για αποτελεσματική οικονομική διαχείριση.

Πώς η Finmap βοηθά να οργανώσεις τα οικονομικά και να παίρνεις στρατηγικές αποφάσεις

Η εμπειρία της κατασκευαστικής εταιρείας αποδεικνύει ότι όταν μια επιχείρηση αναπτύσσεται σε πολλούς τομείς, η οικονομική διαχείριση χωρίς σύστημα μπορεί εύκολα να γίνει χάος. Παρακάτω θα δεις συνοπτικά τις βασικές λύσεις που άλλαξαν την εσωτερική οικονομική διαχείριση της εταιρείας.

Τρεις δραστηριότητες — τρεις ξεχωριστές οικονομικές πραγματικότητες

Το σύστημα οικονομικής διαχείρισης της Finmap διαθέτει ειδική λειτουργία για τον διαχωρισμό των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων — τα Projects. Αυτή η οντότητα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την επισήμανση όχι μόνο τύπων δραστηριότητας, αλλά και πόλεων ή χωρών όπου λειτουργεί η επιχείρηση, τοποθεσιών, εργοταξίων, παραγγελιών κ.λπ.

Η εταιρεία χώρισε τη δραστηριότητά της σε τρεις βασικούς τομείς:

• Κατασκευές
• Ανακαινίσεις
• Πώληση υλικών

Κάθε πληρωμή συνδέθηκε με ένα project — χειροκίνητα ή μέσω αυτόματων κανόνων. Μέσα σε λίγες εβδομάδες, το σύστημα συγκέντρωσε πλήρη εικόνα — το κέρδος και η αυτόματα υπολογισμένη κερδοφορία κάθε δραστηριότητας παρακολουθούνται πλέον σε πραγματικό χρόνο.

Πώς να εξασφαλίσεις πλήρη ανάλυση ανά πελάτη

Εκτός από τα Projects, οι εγγραφές πληρωμών περιλαμβάνουν και tags — ονόματα των εργοταξίων και των τοποθεσιών όπου δουλεύουν τα συνεργεία. Έτσι η εταιρεία μπορεί, μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα, να:

• φιλτράρει όλα τα έξοδα και τα έσοδα ανά συγκεκριμένο πελάτη ή εργοτάξιο·
• δει πόσο απέφερε κάθε έργο·
• δημιουργήσει αναφορά με το επίπεδο λεπτομέρειας που χρειάζεται.

Ένα ευχάριστο επιπλέον πλεονέκτημα ήταν η δυνατότητα προγραμματισμού όλων των εισροών και εκροών ανά project, ώστε να φαίνεται όχι μόνο η τρέχουσα κατάσταση του προϋπολογισμού, αλλά και να προβλέπεται το μελλοντικό αποτέλεσμα.

Η αναφορά «Κέρδος»: στρατηγικές αποφάσεις, όχι ένστικτο

Μόλις εφαρμόστηκε η οικονομική διαχείριση, η αναφορά P&L έγινε η βασική πηγή απαντήσεων για τον ιδιοκτήτη:

• Ποιο είναι το πραγματικό κέρδος της εταιρείας;
• Πόσα μερίσματα μπορούν να αποσυρθούν τώρα — χωρίς να πληγούν οι επόμενες περίοδοι;
• Ποιο project αξίζει να αναπτυχθεί περισσότερο;
• Πού χάνουμε περιθώριο, παρότι φαίνεται ότι «όλα πάνε καλά»;

Δημιουργήθηκαν επίσης προσαρμοσμένες αναφορές με βάση αποθηκευμένα φίλτρα. Έτσι αναλύθηκαν λεπτομερώς τα οικονομικά αποτελέσματα κάθε project. Πλέον ο ιδιοκτήτης έχει τεκμηριωμένη πληροφόρηση για τους δείκτες κερδοφορίας καθενός από αυτά.

Μικρό ταμείο χωρίς χάος: mobile apps

Το θέμα του μικρού ταμείου λύθηκε με έναν πολύ βιώσιμο τρόπο. Δημιουργήθηκε ένας ξεχωριστός λογαριασμός για κάθε εργοδηγό. Καμία πρόσβαση στον γενικό προϋπολογισμό της εταιρείας — μόνο στα δικά του υπόλογα χρήματα.

Οι εργαζόμενοι δεν ταλαιπωρούνται πια με τις αναφορές, αφού μπορούν πλέον να καταχωρούν το έξοδο αμέσως από την εφαρμογή στο κινητό, να επισυνάπτουν ή να φωτογραφίζουν την απόδειξη και να μην ανησυχούν ότι κάποια αγορά θα ξεχαστεί.

Αποτέλεσμα:

• λιγότερο άγχος για τους εργαζόμενους·
• πλήρης οικονομική εικόνα για τον διευθυντή·
• μηδενικές απώλειες και σύγχυση.

Αυτή η λύση όχι μόνο βελτίωσε την οικονομική διαχείριση, αλλά μείωσε και την ένταση μέσα στην εταιρεία. Οι εργοδηγοί δεν χάνουν χρόνο μετά τη δουλειά ή τα Σαββατοκύριακα — καταχωρούν τα δεδομένα αμέσως επί τόπου, κάτι που βολεύει τόσο το προσωπικό όσο και τη διοίκηση.

Αυτή η περίπτωση δεν είναι εξαίρεση — είναι ένα παράδειγμα του πώς η σωστή οικονομική ανάλυση μεταμορφώνει τη διαχείριση μιας επιχείρησης.

Η Finmap δεν συγκέντρωσε απλώς τους αριθμούς σε ένα σημείο — έδωσε στον ιδιοκτήτη ξεκάθαρη εικόνα για το τι λειτουργεί και τι τραβάει την επιχείρηση προς τα κάτω.

Ενώ άλλοι βασίζονται στο ένστικτο, αυτή η εταιρεία παίρνει αποφάσεις με βάση τα δεδομένα. Γιατί η επιχείρηση δεν είναι παιχνίδι τύχης. Είναι θέμα ελέγχου, δομής και σιγουριάς για το αύριο.

Θέλεις να παίρνεις τεκμηριωμένες αποφάσεις αντί να βασίζεσαι στην τύχη; Δούλεψε με αριθμούς — δούλεψε με τη Finmap.

Κλάδος: Πώς η Finmap βοηθά τις κατασκευαστικές επιχειρήσεις να ανακτήσουν τον οικονομικό έλεγχο