Winstgevendheid van projecten: zo richt je financieel beheer in voor je bouwbedrijf

Financiën vergeven geen aannames. Als je je administratie bijhoudt met “dat schrijf ik later wel in mijn notitieboek” of “dat onthoud ik wel”, maak je dan klaar voor financiële chaos.

Eén rekening, meerdere activiteiten en klanten — en ineens zie je niet meer wat winst oplevert en wat alleen maar middelen opslokt.

Hoe merk je op tijd dat één activiteit al je winst opeet? Zonder een duidelijk managementsysteem loop je het risico niet te zien hoe het geld simpelweg verdwijnt en je bedrijf richting financiële problemen gaat. Laten we bekijken hoe je het probleem vroeg herkent en je financiën onder controle krijgt voordat het te laat is.

Meerdere activiteiten — één antwoord: bereken de winstgevendheid

Heb je meerdere bedrijfstakken, dan ben je niet langer alleen ondernemer — je bent de eigenaar van een portfolio aan minibedrijven. En elk daarvan heeft zijn eigen economie. De enige vraag is: zie jij die ook?

Om te begrijpen wat echt werkt, moet je de winstgevendheid berekenen van elke activiteit afzonderlijk.

Winstgevendheid is niet zomaar een percentage in een rapport. Het is een efficiëntie-indicator die laat zien hoe productief een bedrijf zijn middelen inzet om winst te maken.

De belangrijkste vorm wordt meestal gezien als omzetwinstgevendheid, en hoe hoger het percentage, hoe beter het bedrijf zijn kosten onder controle heeft:

Winstgevendheid = (Winst / Omzet) × 100%

Stel: je behaalde $80.000 omzet met een bepaald project, en de nettowinst uit deze activiteit was $20.000. Dan bereken je de winstgevendheid als volgt:

(20.000 / 80.000) × 100% = 25%

Dit betekent dat elke verdiende dollar $0,25 aan nettowinst oplevert.

Als je winstgevendheid begrijpt en weet hoe je die moet “lezen”, lost de vraag “waar halen we geld vandaan?” zichzelf op.

Want als de ene activiteit maar 5% winstgevendheid oplevert en een andere 28%, dan is dat een duidelijk signaal waar je meer tijd en middelen in moet investeren, en waarmee je moet stoppen voordat het te laat is.

Als er wel omzet is maar geen geld — ligt het probleem niet aan de markt, maar aan het financieel management

Sturen op profitcenters is geen luxe, maar een manier om te overleven. Als je winstgevendheid niet apart kunt zien, betekent dat dat je het bedrijf niet aanstuurt — je reageert alleen op problemen nadat ze zijn ontstaan.

Met dat inzicht klopte de eigenaar van een bouwbedrijf dat verschillende diensten aanbiedt aan bij Finmap.

Het bedrijf houdt zich bezig met bouw, voert renovatiewerk uit en verkoopt bouwmaterialen. Elk van die activiteiten heeft eigen klanten, contracten en betalingen.

Maar van financiële orde was geen sprake. De eigenaar vertelde dat zijn voormannen in sommige maanden meer salaris verdienden dan hij zelf als dividend kon opnemen.

Soms lag ik ’s nachts in bed en was ik de halve nacht bezig om het hele plaatje in mijn hoofd rond te krijgen, om te begrijpen wat ik verkeerd deed. Misschien had iemand anders de boel al gesloten en was die teruggegaan naar gewone renovaties. Maar opgeven was voor mij geen optie! — Eigenaar van een bouwbedrijf

Om verder te kunnen, moesten de processen geoptimaliseerd worden en moesten de belangrijkste financiële indicatoren duidelijk worden vastgelegd. De bedrijfseigenaar bepaalde een aantal vaste punten die hij wilde volgen:

1. Winst en winstgevendheid per activiteit. Het is belangrijk om bijvoorbeeld een rapport voor “Bouw” te kunnen openen en meteen duidelijk te zien wat de omzet, kosten, marge en winstgevendheid van die activiteit zijn. Zo kun je beoordelen of het de moeite waard is om ermee door te gaan.
   ‍
2. Resultaten per klant en project. Je moet kunnen zien welke opdrachten geen winst opleveren en of de prijzen voor bouw- en renovatiediensten moeten worden aangepast om verliesgevende contracten te voorkomen.
   ‍
3. Totaalresultaat van het hele bedrijf. De mogelijkheid om te bepalen hoeveel winst naar dividend kan gaan en hoeveel opnieuw in de ontwikkeling van het bedrijf moet worden geïnvesteerd.
   ‍
4. Optimalisatie van kleine kasuitgaven. Voormannen werken voortdurend met contant geld, en zonder goed systeem is het extreem lastig om uitgaven bij te houden die meerdere keren per dag plaatsvinden. Er moest een mechanisme komen waarmee deze kosten eenvoudig gecontroleerd worden en alles transparant blijft.

Omdat er geen tijd was om complexe Excel-sheets te ontwikkelen en op te bouwen, werden de geautomatiseerde oplossingen van Finmap de beste keuze voor effectief financieel management.

Hoe Finmap helpt om financiën te structureren en strategische beslissingen te nemen

De ervaring van het bouwbedrijf laat zien dat wanneer een bedrijf zich in meerdere richtingen ontwikkelt, financieel management zonder systeem gemakkelijk in chaos verandert. Hieronder vind je een kort overzicht van de belangrijkste oplossingen die het interne financiële beheer van het bedrijf hebben veranderd.

Drie activiteiten — drie aparte financiële werkelijkheden

Het financieel managementsysteem van Finmap bevat een speciale functie om bedrijfsactiviteiten van elkaar te scheiden: Projecten. Je kunt dit onderdeel gebruiken om niet alleen soorten activiteiten te labelen, maar ook steden of landen waar het bedrijf actief is, locaties, bouwplaatsen, opdrachten, enzovoort.

Het bedrijf verdeelde zijn activiteiten in drie hoofdgebieden:

• Bouw
• Renovatiewerk
• Verkoop van materialen

Elke betaling werd gekoppeld aan een project — handmatig of met behulp van automatische regels. Na een paar weken had het systeem het volledige beeld verzameld: winst en automatisch berekende winstgevendheid per activiteit worden nu in realtime gevolgd.

Hoe je volledige analyses per klant krijgt

Naast Projecten bevatten betalingsregistraties ook labels — namen van de bouwplaatsen en locaties waar de ploegen werken. Daardoor kan het bedrijf binnen enkele seconden:

• alle uitgaven en inkomsten filteren op een specifieke klant of locatie;
• zien hoeveel elk object heeft opgeleverd;
• een rapport maken met het gewenste detailniveau.

Een fijne bonus was de mogelijkheid om alle inkomende en uitgaande geldstromen per project te plannen en niet alleen de huidige budgetstatus te zien, maar ook het toekomstige resultaat te voorspellen.

Het rapport “Winst”: strategische beslissingen, geen onderbuikgevoel

Zodra financieel management was ingevoerd, werd het W&V-rapport de belangrijkste bron van antwoorden voor de eigenaar:

• Wat is de echte winst van het bedrijf?
• Hoeveel dividend kan er nu worden opgenomen — zonder toekomstige periodes in gevaar te brengen?
• Welk project is het waard om op te schalen?
• Waar verliezen we marge, ook al lijkt “alles goed” te gaan?

Er werden ook aangepaste rapporten gemaakt op basis van opgeslagen filters. Zo werden de financiële resultaten van elk project uitgesplitst. De eigenaar beschikt nu over goed onderbouwde informatie over de winstgevendheid van elk project.

Kleine kas zonder chaos: mobiele apps

Het probleem met kleine kasuitgaven werd op een heel praktische manier opgelost. Voor elke voorman werd een aparte rekening aangemaakt. Geen toegang tot het algemene bedrijfsbudget — alleen tot hun eigen verantwoordingsgeld.

Medewerkers hoeven niet langer te worstelen met rapportages, omdat ze nu de uitgave direct in de mobiele app kunnen invoeren, de bon kunnen bijvoegen of fotograferen en zich geen zorgen hoeven te maken dat een aankoop wordt vergeten.

Resultaat:

• minder stress voor medewerkers;
• een volledig financieel beeld voor de manager;
• geen verliezen en geen verwarring.

Deze oplossing verbeterde niet alleen het financieel management, maar verminderde ook de spanning binnen het bedrijf. De voormannen zijn er niet na werktijd of in het weekend mee bezig — ze voeren de gegevens meteen op locatie in, wat handig is voor zowel het team als de leiding.

Deze case is geen uitzondering — het is een voorbeeld van hoe goede financiële analyses het beheer van een bedrijf veranderen.

Finmap bracht niet alleen cijfers op één plek samen — het gaf de eigenaar helder inzicht in wat werkt en wat het bedrijf omlaag trekt.

Waar anderen op hun onderbuikgevoel vertrouwen, neemt dit bedrijf beslissingen op basis van feiten. Want ondernemen is geen kansspel. Het draait om controle, structuur en vertrouwen in morgen.

Wil je goed onderbouwde beslissingen nemen in plaats van op geluk te vertrouwen? Werk met cijfers — werk met Finmap.

Branche: Hoe Finmap bouwbedrijven helpt hun financiële controle terug te krijgen