Rentowność projektów: jak zorganizować zarządzanie finansami w firmie budowlanej

Finanse nie wybaczają domysłów. Jeśli prowadzisz księgowość na zasadzie „zapiszę to później w zeszycie” albo „i tak zapamiętam” — przygotuj się na finansowy chaos.

Jedno konto, kilka kierunków i klientów — i nagle przestajesz rozumieć, co przynosi zysk a co po prostu pochłania zasoby.

Jak w porę zauważyć, że jeden z kierunków zjada cały zysk? Bez przejrzystego systemu zarządzania ryzykujesz, że nie zauważysz, jak pieniądze po prostu znikają a firma zmierza ku finansowej katastrofie. Sprawdźmy, jak dostrzec problem wcześniej i przejąć kontrolę nad finansami, zanim będzie za późno.

Kilka kierunków — jedna odpowiedź: policz rentowność

Jeśli masz kilka kierunków biznesowych, nie jesteś już zwykłym przedsiębiorcą — jesteś właścicielem portfela mikrofirm. A każda z nich ma własną ekonomikę. Pytanie tylko, czy potrafisz ją zobaczyć.

Żeby zrozumieć, co naprawdę działa, musisz policzyć rentowność każdego kierunku osobno.

Rentowność to nie tylko procent w raporcie. To wskaźnik efektywności, który pokazuje, jak produktywnie firma wykorzystuje swoje zasoby do generowania zysku.

Za najważniejszy zwykle uważa się rentowność sprzedaży, a im wyższy wskaźnik — tym lepiej firma kontroluje swoje wydatki:

Rentowność = (Zysk / Przychód) × 100%

Na przykład, jeśli z danego projektu osiągnąłeś przychód 80 000 $, a zysk netto z tego kierunku wyniósł 20 000 $, rentowność liczysz tak:

(20 000 / 80 000) × 100% = 25%

Oznacza to, że każdy zarobiony dolar przynosi 0,25 $ zysku netto.

Jeśli rozumiesz rentowność i wiesz, jak ją „czytać”, pytanie „gdzie znaleźć pieniądze?” rozwiązuje się samo.

Bo jeśli jeden kierunek daje tylko 5% rentowności, a inny 28% — to jasny sygnał, gdzie zainwestować więcej czasu i zasobów, a co zamknąć zanim będzie za późno.

Kiedy biznes jest, a pieniędzy nie ma — problem tkwi nie w rynku, lecz w zarządzaniu finansami

Zarządzanie centrami zysku to nie kaprys, lecz narzędzie przetrwania. Jeśli nie widzisz rentowności osobno dla każdego kierunku, oznacza to, że nie zarządzasz biznesem — tylko reagujesz na problemy gdy już się pojawią.

Z takim podejściem właściciel firmy budowlanej oferującej kilka rodzajów usług trafił do Finmap.

Firma zajmuje się budową, wykonuje prace remontowe i sprzedaje materiały budowlane. Każdy z tych kierunków ma własnych klientów, umowy i płatności.

Jednak o finansowym porządku nie było mowy. Właściciel skarżył się, że w niektórych miesiącach jego brygadziści zarabiali więcej, niż on sam mógł wypłacić sobie w dywidendach.

Czasami w nocy leżałem i pół nocy próbowałem poskładać sobie w głowie pełny obraz sytuacji, żeby zrozumieć, co robię źle. Ktoś inny na moim miejscu dawno by wszystko zamknął i wrócił do zwykłych remontów. Ale ja nie mogłem po prostu się poddać! — Właściciel firmy budowlanej

Żeby ruszyć do przodu, trzeba było zoptymalizować procesy i jasno określić kluczowe wskaźniki finansowe. Właściciel firmy wyznaczył kilka obowiązkowych punktów, które chciał śledzić:

1. Zysk i rentowność każdego kierunku. Ważne jest, by móc otworzyć raport, na przykład dla „Budowy”, i od razu zobaczyć przychód, wydatki, marżę i rentowność tego kierunku. To pomaga ocenić, czy warto dalej działać w tym obszarze.
   ‍
2. Wyniki dla każdego klienta i projektu. Kluczowe jest, by widzieć, które zlecenia nie przynoszą zysku i czy trzeba skorygować ceny usług budowlanych i remontowych, żeby uniknąć kontraktów przynoszących straty.
   ‍
3. Ogólne wyniki całej firmy. Możliwość określenia, ile zysku można przeznaczyć na dywidendy, a ile trzeba zainwestować z powrotem w rozwój biznesu.
   ‍
4. Uporządkowanie procesów związanych z gotówką podręczną. Brygadziści nieustannie mają do czynienia z gotówką, a śledzenie wydatków pojawiających się kilka razy dziennie bez odpowiedniego systemu jest niezwykle trudne. Trzeba było wdrożyć mechanizm, który pozwala łatwo kontrolować te wydatki i zapewnia przejrzystość.

Z powodu braku czasu na tworzenie skomplikowanych arkuszy Excel, zautomatyzowane rozwiązania Finmap okazały się optymalnym wyborem dla skutecznego zarządzania finansami.

Jak Finmap pomaga uporządkować finanse i podejmować strategiczne decyzje

Doświadczenie tej firmy budowlanej dowodzi, że kiedy biznes rozwija się w kilku kierunkach, zarządzanie finansami bez systemu łatwo zamienia się w chaos. Poniżej krótki przegląd kluczowych rozwiązań, które zmieniły wewnętrzne zarządzanie finansami w firmie.

Trzy kierunki — trzy odrębne rzeczywistości finansowe

System zarządzania finansami Finmap zawiera dedykowaną funkcję do rozdzielania kierunków biznesowych — Projekty. Ten element można wykorzystać nie tylko do oznaczania rodzajów działalności, ale też miast czy krajów, w których działa firma, lokalizacji, obiektów, zleceń itd.

Firma podzieliła swoją działalność na trzy główne kierunki:

• Budowa
• Prace remontowe
• Sprzedaż materiałów

Każdą płatność oznaczano projektem — ręcznie lub za pomocą reguł automatycznych. Po kilku tygodniach system zebrał pełny obraz — zysk i automatycznie wyliczana rentowność każdego kierunku są teraz śledzone na bieżąco.

Jak zapewnić pełną analitykę według klienta

Oprócz Projektów, do zapisów płatności dołączane są też tagi — nazwy obiektów i lokalizacji, w których pracują ekipy. Dzięki temu firma w kilka sekund może:

• filtrować wszystkie wydatki i przychody według konkretnego klienta lub obiektu;
• zobaczyć, ile wygenerował każdy obiekt;
• wygenerować raport z żądanym poziomem szczegółowości.

Miłym bonusem była możliwość planowania wszystkich wpływów i wydatków według projektu oraz — poza widzeniem bieżącego stanu budżetu — prognozowania przyszłego wyniku.

Raport „Zysk”: strategiczne decyzje, a nie przeczucie

Po wdrożeniu zarządzania finansami, raport P&L stał się głównym źródłem odpowiedzi dla właściciela:

• Jaki jest rzeczywisty zysk firmy?
• Ile dywidend można teraz wypłacić — bez szkody dla przyszłych okresów?
• Który projekt warto skalować?
• Gdzie tracimy marżę, choć wydaje się, że „wszystko jest w porządku”?

Raporty niestandardowe tworzono też na podstawie zapisanych filtrów. To uszczegółowiło wyniki finansowe każdego projektu. Teraz właściciel ma rzetelne dane o wskaźnikach rentowności każdego z nich.

Gotówka podręczna bez chaosu: aplikacje mobilne

Kwestię gotówki podręcznej rozwiązano w bardzo trwały sposób. Dla każdego brygadzisty utworzono osobne konto. Bez dostępu do ogólnego budżetu firmy — tylko do własnych środków rozliczeniowych.

Pracownicy nie mają już problemu z raportowaniem, bo mogą teraz od razu wprowadzić wydatek w aplikacji mobilnej, dołączyć lub zrobić zdjęcie paragonu i nie martwić się, że jakiś zakup zostanie zapomniany.

Efekt:

• mniej stresu dla pracowników;
• pełny obraz finansowy dla menedżera;
• zero strat i nieporozumień.

To rozwiązanie nie tylko usprawniło zarządzanie finansami, ale też zmniejszyło napięcie w firmie. Brygadziści nie tracą czasu po pracy ani w weekendy — wprowadzają dane od razu na miejscu, co jest wygodne zarówno dla pracowników, jak i dla kierownictwa.

Ten przypadek nie jest wyjątkiem — to przykład tego, jak właściwa analityka finansowa zmienia zarządzanie biznesem.

Finmap nie tylko zebrał liczby w jednym miejscu — dał właścicielowi jasne zrozumienie, co działa, a co ciągnie biznes w dół.

Podczas gdy inni polegają na przeczuciu, ta firma podejmuje decyzje na podstawie faktów. Bo biznes to nie gra losowa. To kontrola, struktura i pewność jutra.

Chcesz podejmować dobrze uzasadnione decyzje zamiast liczyć na szczęście? Pracuj na liczbach — pracuj z Finmap.

Branża: Jak Finmap pomaga firmom budowlanym odzyskać kontrolę finansową