Projektek jövedelmezősége: hogyan építsd fel a pénzügyi menedzsmentet az építőipari vállalkozásodban

A pénzügy nem bocsátja meg a feltételezéseket. Ha úgy vezeted a nyilvántartást, hogy „majd később felírom a füzetembe”, vagy „úgyis emlékezni fogok rá”, készülj a pénzügyi káoszra.

Egy számla, több üzletág és ügyfél — és egyszer csak már nem látod, mi az, ami profitot termel és mi az, ami csak viszi az erőforrásokat.

Hogyan veszed észre időben, hogy az egyik üzletág felemészti az összes nyereségedet? Átlátható vezetői rendszer nélkül könnyen előfordulhat, hogy nem látod, ahogy a pénz egyszerűen eltűnik, a vállalkozás pedig pénzügyi katasztrófa felé sodródik. Nézzük meg, hogyan ismerheted fel időben a problémát és hogyan veheted kézbe a pénzügyeidet, mielőtt túl késő lenne.

Több üzletág — egy megoldás: számold ki a jövedelmezőséget

Ha több üzletágad van, már nem egyszerűen vállalkozó vagy — hanem mini-vállalkozások portfóliójának tulajdonosa. És mindegyiknek megvan a maga gazdasági logikája. A kérdés csak az, hogy látod-e.

Ahhoz, hogy megértsd, mi működik igazán, külön kell kiszámolnod az egyes üzletágak jövedelmezőségét.

A jövedelmezőség nem csak egy százalék a riportban. Ez egy hatékonysági mutató, amely megmutatja, mennyire eredményesen használja fel a vállalkozás az erőforrásait a profit megtermelésére.

A legfontosabb típusnak általában az értékesítési jövedelmezőséget tartják: minél magasabb ez az érték, annál jobban kontrollálja a cég a kiadásait:

Jövedelmezőség = (Profit / Bevétel) × 100%

Például ha egy adott projektből 80 000 dollár bevételed származott, és ennek az üzletágnak a nettó nyeresége 20 000 dollár volt, akkor a jövedelmezőség így számolható ki:

(20 000 / 80 000) × 100% = 25%

Ez azt jelenti, hogy minden megkeresett dollár 0,25 dollár nettó nyereséget hoz.

Ha érted a jövedelmezőséget, és tudod „olvasni”, akkor a „honnan szerezzek pénzt?” kérdés szinte magától megválaszolódik.

Mert ha az egyik üzletág csak 5%-os jövedelmezőséget hoz, a másik pedig 28%-ot, az egyértelmű jelzés arra, hová érdemes több időt és erőforrást tenni, és mit kell leállítani, mielőtt túl késő lenne.

Ha van vállalkozás, de nincs pénz — nem a piaccal van baj, hanem a pénzügyi menedzsmenttel

A profitközpontok szerinti irányítás nem hóbort, hanem túlélési eszköz. Ha nem látod külön-külön a jövedelmezőséget, akkor valójában nem irányítod a vállalkozást — csak reagálsz a problémákra miután már megjelentek.

Ezzel a felismeréssel fordult a Finmaphez egy építőipari vállalkozás tulajdonosa, amely többféle szolgáltatást kínál.

A cég építkezésekkel foglalkozik, felújítási munkákat végez, és építőanyagokat is értékesít. Mindegyik üzletágnak megvannak a saját ügyfelei, szerződései és kifizetései.

Csakhogy pénzügyi rendezettségről szó sem volt. A tulajdonos arra panaszkodott, hogy egyes hónapokban a művezetői magasabb fizetést vittek haza, mint amennyit ő osztalékként ki tudott venni.

Volt, hogy éjjel az ágyban feküdtem, és fél éjszaka próbáltam fejben összerakni a teljes képet, hogy megértsem, mit csinálok rosszul. Lehet, hogy valaki más már rég bezárta volna az egészet, és visszament volna sima felújításokat csinálni. De én nem tudtam csak úgy feladni! — Egy építőipari vállalkozás tulajdonosa

A továbblépéshez szükség volt a folyamatok optimalizálására és a kulcsfontosságú pénzügyi mutatók egyértelmű meghatározására. A cég tulajdonosa több kötelezően követendő pontot jelölt ki:

1. Az egyes üzletágak profitja és jövedelmezősége. Fontos, hogy például meg tudjon nyitni egy „Építkezés” riportot, és tisztán lássa az adott üzletág bevételét, kiadásait, árrését és jövedelmezőségét. Ez segít eldönteni, érdemes-e tovább működtetni ezt a területet.
   ‍
2. Eredmények ügyfelenként és projektenként. Látni kell, mely megrendelések nem termelnek profitot, és szükséges-e módosítani az építési és felújítási szolgáltatások árazását, hogy elkerülhetők legyenek a veszteséges szerződések.
   ‍
3. A teljes cég összesített eredménye. Meg kell tudni határozni, mennyi profit fizethető ki osztalékként, és mennyit érdemes visszaforgatni az üzlet fejlesztésébe.
   ‍
4. A kis házipénztári folyamatok optimalizálása. A művezetők folyamatosan készpénzzel dolgoznak, és megfelelő rendszer nélkül rendkívül nehéz követni a naponta többször felmerülő kiadásokat. Olyan mechanizmusra volt szükség, amely egyszerűen ellenőrizhetővé és átláthatóvá teszi ezeket a költéseket.

Mivel nem volt idő bonyolult Excel-táblák kidolgozására és felépítésére, a Finmap automatizált megoldásai bizonyultak a legjobb választásnak a hatékony pénzügyi menedzsmenthez.

Hogyan segít a Finmap rendszerbe tenni a pénzügyeket és stratégiai döntéseket hozni

Az építőipari cég tapasztalata megmutatja: ha egy vállalkozás több irányban fejlődik, a pénzügyi menedzsment rendszer nélkül könnyen káoszba fordulhat. Az alábbiakban röviden bemutatjuk azokat a kulcsmegoldásokat, amelyek átalakították a cég belső pénzügyi irányítását.

Három üzletág — három külön pénzügyi valóság

A Finmap pénzügyi menedzsment rendszere külön funkciót kínál az üzletágak szétválasztására — ezek a Projektek. Ez az elem nemcsak tevékenységtípusok jelölésére használható, hanem azoknak a városoknak vagy országoknak, helyszíneknek, telepeknek, megrendeléseknek stb. a megkülönböztetésére is, ahol a vállalkozás működik.

A cég három fő üzletágra bontotta a tevékenységét:

• Építkezés
• Felújítási munkák
• Anyagértékesítés

Minden kifizetéshez projektcímke került — manuálisan vagy automatikus szabályokkal. Néhány hét után a rendszer teljes képet adott: az egyes üzletágak profitja és automatikusan kiszámított jövedelmezősége már valós időben követhető.

Hogyan biztosítható a teljes ügyfélszintű elemzés

A Projektek mellett a fizetési tételek címkéket is tartalmaznak — azoknak a munkaterületeknek és helyszíneknek a neveit, ahol a brigádok dolgoznak. Így a cég másodpercek alatt képes:

• egy adott ügyfél vagy helyszín szerint szűrni az összes kiadást és bevételt;
• látni, mennyit termelt az egyes objektum;
• a kívánt részletezettségű riportot készíteni.

Kellemes bónusz volt, hogy lehetővé vált minden bejövő és kimenő pénzmozgás tervezése projektenként, így nemcsak az aktuális költségvetési állapot látható, hanem a jövőbeli eredmény is előre jelezhető.

A „Profit” riport: stratégiai döntések, nem megérzések alapján

Miután bevezették a pénzügyi menedzsmentet, a P&L riport lett a tulajdonos legfontosabb válaszforrása:

• Mennyi a cég valódi nyeresége?
• Mennyi osztalék vehető ki most úgy, hogy az ne veszélyeztesse a következő időszakokat?
• Melyik projektet érdemes skálázni?
• Hol veszítünk árrést, még akkor is, ha úgy tűnik, „minden rendben”?

A mentett szűrők alapján egyedi riportok is készültek. Ez részletesen megmutatta az egyes projektek pénzügyi eredményét. A tulajdonosnak így már megalapozott információi vannak mindegyik projekt jövedelmezőségi mutatóiról.

Kis házipénztár káosz nélkül: mobilalkalmazások

A kis házipénztár kérdését nagyon fenntartható módon oldották meg. Minden művezető számára létrehoztak egy külön számlát. Nincs hozzáférés a cég általános költségvetéséhez — csak a saját elszámolásra kapott keretéhez.

A munkatársaknak többé nem kell a beszámolókkal bajlódniuk, mert most már azonnal rögzíthetik a kiadást a mobilalkalmazásban, csatolhatják vagy lefotózhatják a blokkot, és nem kell attól tartaniuk, hogy egy vásárlás kimarad.

Az eredmény:

• kevesebb stressz a munkatársaknak;
• teljes pénzügyi kép a vezetőnek;
• nulla veszteség és félreértés.

Ez a megoldás nemcsak a pénzügyi menedzsmentet javította, hanem a cégen belüli feszültséget is csökkentette. A művezetők nem munka után vagy hétvégén töltik az idejüket adminisztrációval — a helyszínen, azonnal rögzítik az adatokat, ami a dolgozóknak és a vezetésnek is kényelmes.

Ez az eset nem kivétel — hanem példa arra, hogyan alakítja át a megfelelő pénzügyi elemzés a vállalkozás irányítását.

A Finmap nem csupán egy helyre gyűjtötte a számokat — hanem tiszta képet adott a tulajdonosnak arról, mi működik, és mi húzza vissza a vállalkozást.

Miközben mások megérzésekre hagyatkoznak, ez a cég tények alapján dönt. Mert az üzlet nem szerencsejáték. Hanem kontroll, rendszer és magabiztosság a holnapban.

Megalapozott döntéseket szeretnél hozni ahelyett, hogy a szerencsére bíznád magad? Dolgozz számokkal — dolgozz a Finmappel.

Iparág: Hogyan segít a Finmap az építőipari vállalkozásoknak visszaszerezni a pénzügyi kontrollt