Profitabilitatea proiectelor: cum să pui la punct managementul financiar într-o afacere de construcții

Finanțele nu iartă presupunerile. Dacă îți ții evidența pe principiul „notez eu mai târziu în caiet” sau „lasă că țin minte”, pregătește-te de haos financiar.

Un singur cont, mai multe direcții și clienți — și, dintr-odată, nu mai înțelegi ce îți aduce profit și ce doar îți consumă resursele.

Cum îți dai seama la timp că o direcție îți mănâncă tot profitul? Fără un sistem clar de management, riști să nu observi cum banii pur și simplu dispar, iar afacerea se îndreaptă spre un dezastru financiar. Hai să vedem cum identifici problema din timp și cum preiei controlul asupra finanțelor înainte să fie prea târziu.

Mai multe direcții — un singur răspuns: calculează profitabilitatea

Dacă ai mai multe direcții de business, nu mai ești doar antreprenor — ești proprietarul unui portofoliu de mini-afaceri. Iar fiecare are propria economie. Întrebarea este doar dacă o vezi.

Ca să înțelegi ce funcționează cu adevărat, trebuie să calculezi profitabilitatea fiecărei direcții separat.

Profitabilitatea nu este doar un procent într-un raport. Este un indicator de eficiență care arată cât de productiv folosește o afacere resursele pentru a genera profit.

Cel mai important tip este considerat, de obicei, profitabilitatea vânzărilor, iar cu cât cifra este mai mare, cu atât compania își controlează mai bine cheltuielile:

Profitabilitate = (Profit / Venituri) × 100%

De exemplu, dacă ai avut venituri de 80.000 $ dintr-un anumit proiect, iar profitul net pe această direcție a fost de 20.000 $, profitabilitatea se calculează astfel:

(20.000 / 80.000) × 100% = 25%

Asta înseamnă că fiecare dolar încasat aduce 0,25 $ profit net.

Dacă înțelegi profitabilitatea și știi să o „citești”, întrebarea „de unde fac rost de bani?” se rezolvă de la sine.

Pentru că, dacă o direcție aduce doar 5% profitabilitate, iar alta 28%, acesta este un semnal clar unde merită să investești mai mult timp și resurse și ce trebuie oprit înainte să fie prea târziu.

Când există afacere, dar nu și bani — problema nu este piața, ci managementul financiar

Managementul pe centre de profit nu este un moft, ci un instrument de supraviețuire. Dacă nu vezi profitabilitatea separat, înseamnă că nu conduci afacerea — doar reacționezi la probleme după ce apar.

Cu această înțelegere, proprietarul unei companii de construcții care oferă mai multe tipuri de servicii a apelat la Finmap.

Compania se ocupă de construcții, execută lucrări de renovare și vinde materiale de construcții. Fiecare dintre aceste direcții are propriii clienți, contracte și plăți.

Însă despre ordine financiară nici nu putea fi vorba. Proprietarul se plângea că, în unele luni, șefii de echipă câștigau salarii mai mari decât putea el să scoată ca dividende.

Uneori, noaptea, stăteam în pat și îmi petreceam jumătate de noapte încercând să pun cap la cap imaginea completă, ca să înțeleg ce fac greșit. Poate altcineva ar fi închis deja totul și s-ar fi întors la renovări obișnuite. Dar eu nu puteam pur și simplu să renunț! — Proprietarul unei companii de construcții

Ca să poată merge mai departe, era nevoie să optimizeze procesele și să definească clar indicatorii financiari cheie. Proprietarul companiei a stabilit câteva puncte obligatorii pe care voia să le urmărească:

1. Profitul și profitabilitatea fiecărei direcții. Este important să poți deschide un raport, de exemplu, pentru „Construcții”, și să vezi clar veniturile, cheltuielile, marja și profitabilitatea acelei direcții. Asta te ajută să evaluezi dacă merită să continui pe acea zonă.
   ‍
2. Rezultatele pe fiecare client și proiect. Este esențial să vezi ce comenzi nu aduc profit și dacă trebuie ajustate prețurile pentru serviciile de construcții și renovare, ca să eviți contractele pe pierdere.
   ‍
3. Rezultatele generale ale întregii companii. Posibilitatea de a determina cât profit poate fi direcționat către dividende și cât ar trebui reinvestit în dezvoltarea afacerii.
   ‍
4. Optimizarea proceselor cu numerar mărunt. Șefii de echipă lucrează constant cu numerar, iar urmărirea cheltuielilor care apar de mai multe ori pe zi, fără un sistem potrivit, este extrem de dificilă. Era nevoie de un mecanism care să permită controlul ușor al acestor cheltuieli și să asigure transparență.

Din lipsă de timp pentru dezvoltarea și crearea unor tabele Excel complexe, soluțiile automatizate Finmap au devenit alegerea optimă pentru un management financiar eficient.

Cum ajută Finmap la structurarea finanțelor și la luarea deciziilor strategice

Experiența companiei de construcții arată că, atunci când o afacere se dezvoltă pe mai multe direcții, managementul financiar fără sistem se poate transforma ușor în haos. Mai jos găsești o scurtă prezentare a soluțiilor cheie care au transformat managementul financiar intern al companiei.

Trei direcții — trei realități financiare separate

Sistemul de management financiar Finmap include o funcționalitate dedicată pentru separarea direcțiilor de business — Proiecte. Această entitate poate fi folosită pentru a marca nu doar tipurile de activitate, ci și orașele sau țările în care operează afacerea, locațiile, șantierele, comenzile etc.

Compania și-a împărțit activitatea în trei direcții principale:

• Construcții
• Lucrări de renovare
• Vânzare de materiale

Fiecare plată a fost marcată cu un proiect — manual sau folosind reguli automate. După câteva săptămâni, sistemul a adunat imaginea completă — profitul și profitabilitatea calculată automat pentru fiecare direcție sunt acum urmărite în timp real.

Cum obții analiză completă pe client

Pe lângă Proiecte, înregistrările plăților includ și taguri — numele șantierelor și locațiilor unde lucrează echipele. Astfel, compania poate, în câteva secunde:

• să filtreze toate cheltuielile și veniturile după un anumit client sau șantier;
• să vadă cât a generat fiecare obiectiv;
• să genereze un raport cu nivelul dorit de detaliu.

Un bonus binevenit a fost posibilitatea de a planifica toate încasările și plățile pe proiect și de a vedea nu doar starea actuală a bugetului, ci și rezultatul viitor estimat.

Raportul „Profit”: decizii strategice, nu după instinct

Odată implementat managementul financiar , raportul P&L a devenit principala sursă de răspunsuri pentru proprietar:

• Care este profitul real al companiei?
• Câte dividende pot fi retrase acum — fără să afecteze perioadele următoare?
• Ce proiect merită scalat?
• Unde pierdem marjă, deși pare că „totul e în regulă”?

Au fost create și rapoarte personalizate pe baza filtrelor salvate. Acestea au detaliat rezultatele financiare ale fiecărui proiect. Acum proprietarul are informații bine fundamentate despre indicatorii de profitabilitate ai fiecăruia.

Numerarul mărunt fără haos: aplicații mobile

Problema numerarului mărunt a fost rezolvată într-un mod foarte sustenabil. Pentru fiecare șef de echipă a fost creat un cont separat. Fără acces la bugetul general al companiei — doar la fondurile de care răspunde.

Angajații nu se mai chinuie cu raportările, pentru că acum pot introduce cheltuiala imediat în aplicația mobilă, pot atașa sau fotografia bonul și nu mai stau cu grija că o achiziție ar putea fi uitată.

Rezultat:

• mai puțin stres pentru angajați;
• o imagine financiară completă pentru manager;
• zero pierderi și confuzii.

Această soluție nu doar că a îmbunătățit managementul financiar, dar a redus și tensiunea din companie. Șefii de echipă nu mai pierd timp după program sau în weekend — introduc datele imediat, direct de pe șantier, ceea ce este comod atât pentru angajați, cât și pentru management.

Acest caz nu este o excepție — este un exemplu de cum analiza financiară corectă transformă managementul unei afaceri.

Finmap nu doar a adunat cifrele într-un singur loc — i-a oferit proprietarului o înțelegere clară a ceea ce funcționează și a ceea ce trage afacerea în jos.

În timp ce alții se bazează pe instinct, această companie ia decizii pe baza faptelor. Pentru că businessul nu este un joc de noroc. Înseamnă control, structură și încredere în ziua de mâine.

Vrei să iei decizii bine fundamentate în loc să te bazezi pe noroc? Lucrează cu cifrele — lucrează cu Finmap.

Industrie: Cum ajută Finmap companiile de construcții să recâștige controlul financiar