Számlakövető sablon
A számlakövető a munkalista: soronként egy számla, kiállítási dátummal, határidővel, összeggel, a már befolyt résszel és a késedelmes napok számával. Ezt a fájlt nyitja meg, hogy eldöntse, kit hív fel ma délelőtt.
Ez szándékosan nem korosító kimutatás. A korosítás 30, 60 és 90 napos sávokba osztja a követeléseket, és azt mondja meg, mennyire rossz a helyzet; a követő azt mondja meg, mit kell ma tenni. Ha az összesített nézetre van szüksége, használja mellé a vevőkövetelések korosítási sablonját — más kérdésekre válaszolnak, és a legtöbb pénzügyes mindkettőt vezeti.
A hívások sorrendjét a tábla adja, ne az emlékezet. Összeg szerint rendezve a nagy számla kerül felülre, napok szerint a legrégebbi. A hasznos rangsor a kettő együtt: összeg szorozva a késedelmes napokkal. Egy kicsi és ősrégi számla rendszerint egy vita, amit senki nem rögzített, míg egy nagy, egyhetes késésben lévő számla gyakran egyetlen emlékeztetőre van a fizetéstől.
Számoljon a részfizetésekkel, különben a tábla egy hónapon belül hazudni kezd. A valódi ügyfelek a számla nagy részét kifizetik, és a vitatott sort visszatartják, egy csak fizetett-vagy-nem státuszú követő pedig vagy az egészet beérkezettként írja le, vagy továbbra is a teljes összeget követeli. Egy „befolyt” és egy „hátralék” oszlop megoldja, és a hátralék az, ami összeadódik abba, amivel ténylegesen tartoznak.
Ami itt elavul, az a befizetések számlákhoz rendelése: a pénz banki sorként érkezik, olyan közleménnyel, ami akár semmit sem jelenthet. A Finmap ezeket beérkezéskor egyezteti a nyitott számlákkal, így a státusz oszlop a bankot tükrözi, nem azt, mikor nyúlt hozzá valaki utoljára a fájlhoz.
