Facturen naar buitenlandse klanten: hoe je dit correct boekt

Werken met buitenlandse klanten begint met een rekening — een factuur. En hoewel het versturen ervan technisch simpel is, is het voor je boekhouding een moment dat vaak slordig wordt afgehandeld: je factureert in dollars, krijgt betaald wanneer het uitkomt en boekt het "zoals het binnenkomt". Dan klopt de winst niet meer, raken debiteuren zoek en is het onduidelijk wie wat nog moet betalen. Correcte boekhouding van facturen aan buitenlandse klanten houdt de valutafinanciën van een bureau bij elkaar.

Laten we uitzoeken wat een factuur aan een buitenlandse klant boekhoudkundig anders maakt en hoe je het netjes bijhoudt.

Wat een factuur aan een buitenlandse klant anders maakt

Voor je boekhouding zijn er drie bijzonderheden. Ten eerste de valuta: de factuur staat in dollars of euro's, maar je berekent het resultaat in hryvnia, dus de wisselkoers speelt mee. Ten tweede uitgestelde betaling: buitenlandse klanten betalen vaak 30 tot 60 dagen na de factuur, dus er zit tijd tussen "verzonden" en "ontvangen", en de koers verschuift ondertussen. Ten derde de afstand: het is lastiger om de betaling te volgen en een factuur die de klant vergat te betalen "raakt" makkelijk zoek. Dit alles moet in je boekhouding staan, niet aan je geheugen worden overgelaten.

Wat je vastlegt op het moment van factureren

Op het moment dat je een factuur verstuurt, komt er in je boekhouding geen geld binnen (dat is er nog niet), maar de betalingsverplichting van de klant — debiteuren. Je legt vast wie de klant is, waar de factuur voor is, het bedrag in vreemde valuta, de factuurdatum en de verwachte betaaldatum. Zo zie je precies hoeveel buitenlandse klanten je nu schuldig zijn en wie te laat is. We schreven al eerder over debiteuren als "jouw geld in andermans handen" in de context van uitgestelde betalingen.

Factuurvaluta en de datum waarop je omzet erkent

Omzet op een factuur wordt erkend in de factuurvaluta en omgerekend naar hryvnia tegen de wisselkoers. Wat hier telt, is een vaste regel afspreken: reken je de omzet tegen de koers op de factuurdatum of op de betaaldatum? Beide manieren zijn logisch — het belangrijkste is er consequent één te hanteren. Het verschil tussen de koers op die twee data is het koersverschil, dat je apart wilt zien zodat je niet verwart wat je verdiende aan het werk met wat je verdiende aan de koers. Hoe dit in het algemeen werkt, lees je in Multicurrency accounting.

Uitgestelde betalingen en betalingscontrole

Omdat buitenlandse klanten met uitgestelde betaling werken, draait het om controle over debiteuren in vreemde valuta: een lijst van verstuurde facturen die nog niet betaald zijn, met hun data. Zonder die lijst mis je makkelijk dat een factuur van een paar duizend dollar al maanden "vastzit". Onbetaalde facturen regelmatig doornemen en de klant op tijd herinneren is wat een bureau dat zijn geld onder controle heeft onderscheidt van een bureau dat vertrouwt op de goede trouw van zijn tegenpartijen. Onregelmatige valuta-inkomsten beïnvloeden ook je kasstroom — zie How to avoid cash gaps.

Voorbeeld: een factuur van $5000 in je boekhouding

Je stuurde een klant op de 1e een factuur van $5000, betaling netto 30 dagen. De debiteuren verschijnen meteen in je boekhouding: de klant is je $5000 schuldig (≈200.000 hryvnia tegen een koers van 40 op de factuurdatum). Het geld op je rekening is niet veranderd — maar je ziet al dat je nog geld tegoed hebt, en wanneer. Wanneer de betaling 30 dagen later binnenkomt en de koers naar 41 is bewogen, ontvang je 205.000: de vordering wordt afgesloten en er ontstaat een koersverschil van +5.000 hryvnia. En als de klant niet op tijd betaalde, is de achterstallige factuur meteen zichtbaar — dus stuur je een herinnering in plaats van er zes maanden later toevallig tegenaan te lopen.

Waar je mee begint

Begin met elke factuur aan een buitenlandse klant als debiteur vast te leggen: het bedrag in vreemde valuta, de factuurdatum en de verwachte betaaldatum. Dat alleen al geeft je controle over wie wat schuldig is. Spreek vervolgens één vaste regel af voor het omrekenen naar hryvnia en houd koersverschillen apart bij. Hoe je de winst per klant ziet met valuta meegerekend, lees je in Client P&L.

In Finmap houd je facturen, debiteuren in vreemde valuta en koersverschillen bij elkaar, zodat je ziet wie je nog geld schuldig is, wanneer het geld binnenkomt en wat het waard is in hryvnia. Probeer het 7 dagen gratis.