Facturación a clientes extranjeros: cómo llevar la contabilidad

El trabajo con clientes extranjeros empieza con una factura — un invoice. Y aunque emitirla es técnicamente sencillo, para su contabilidad es un momento que a menudo se gestiona de forma descuidada: factura en dólares, cobra cuando sea, y lo registra «como salga». Después el beneficio no cuadra, las cuentas por cobrar se pierden de vista y no queda claro quién debe qué. Llevar bien la contabilidad de las facturas a clientes extranjeros es lo que mantiene en orden las finanzas en moneda extranjera de una agencia.

Veamos en qué se diferencia una factura a un cliente extranjero a efectos contables y cómo llevarla con claridad.

Qué hace diferente a una factura a un cliente extranjero

Para su contabilidad hay tres particularidades. Primero, la moneda: la factura está en dólares o euros, pero usted calcula el resultado en grivnas, así que entra en juego el tipo de cambio. Segundo, el pago diferido: los clientes extranjeros suelen pagar entre 30 y 60 días después de la factura, así que pasa tiempo entre «emitida» y «cobrada», y mientras tanto el tipo de cambio se mueve. Tercero, la distancia: es más difícil hacer seguimiento del pago, y es fácil «perder de vista» una factura que el cliente se olvidó de pagar. Todo esto debe reflejarse en su contabilidad, no dejarse a la memoria.

Qué registrar al emitir la factura

En el momento en que emite una factura, lo que entra en su contabilidad no es efectivo (todavía no hay dinero), sino la obligación de pago del cliente — cuentas por cobrar. Usted registra quién es el cliente, por qué concepto es la factura, el importe en moneda extranjera, la fecha de emisión y la fecha de pago prevista. Eso le permite ver cuánto le deben los clientes extranjeros en este momento, y quién está en mora. Hemos escrito sobre las cuentas por cobrar como «su dinero en manos ajenas» en el contexto de los pagos diferidos.

Moneda de la factura y fecha de reconocimiento de ingresos

Los ingresos de una factura se reconocen en la moneda de la factura y se convierten a grivnas al tipo de cambio. Aquí lo importante es fijar una regla: contar los ingresos al tipo de cambio de la fecha de la factura o al de la fecha de pago. Ambos enfoques tienen sentido — lo clave es aplicar uno de forma consistente. La diferencia entre el tipo de cambio de esas dos fechas es la diferencia cambiaria, que conviene ver por separado para no confundir lo que ganó con el trabajo con lo que ganó (o perdió) con el tipo de cambio. Sobre cómo funciona esto en general, vea Contabilidad multidivisa.

Pagos diferidos y control de los pagos

Como los clientes extranjeros pagan con plazos diferidos, lo clave es controlar las cuentas por cobrar en moneda extranjera: una lista de facturas emitidas sin dinero cobrado todavía, junto con sus fechas. Sin eso, es fácil pasar por alto que una factura de varios miles de dólares lleva meses «atascada». Revisar regularmente las facturas sin pagar y recordar al cliente con antelación es lo que diferencia a una agencia que controla su dinero de una que confía en la buena fe de sus contrapartes. Los ingresos irregulares en moneda extranjera también afectan al flujo de caja — vea Cómo evitar las brechas de caja.

Ejemplo: una factura de 5000 $ en su contabilidad

Emitió a un cliente una factura de 5000 $ el día 1, con pago a 30 días. Las cuentas por cobrar aparecen de inmediato en su contabilidad: el cliente debe 5000 $ (≈200.000 grivnas a un tipo de cambio de 40 en la fecha de la factura). El dinero en su cuenta no ha cambiado — pero usted ya puede ver que le deben pagar, y cuándo. Cuando el pago llega 30 días después y el tipo de cambio ha subido a 41, recibe 205.000: la cuenta por cobrar se cierra y aparece una diferencia cambiaria de +5.000 grivnas. Y si el cliente no pagó a tiempo, la factura vencida se ve de inmediato — así que envía un recordatorio en lugar de toparse con ella por casualidad seis meses después.

Por dónde empezar

Empiece por registrar cada factura a un cliente extranjero como una cuenta por cobrar: el importe en moneda extranjera, la fecha de emisión y la fecha de pago prevista. Solo eso ya le da control sobre quién debe qué. Después, fije una única regla de conversión a grivnas y lleve las diferencias cambiarias por separado. Sobre cómo ver el beneficio por cliente teniendo en cuenta la moneda, vea P&L por cliente.

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