Fatturazione ai clienti esteri: come tenere la contabilità

Il lavoro con i clienti esteri inizia con una fattura — un invoice. E anche se emetterla è tecnicamente semplice, per la contabilità è un momento che spesso viene gestito con superficialità: fatturi in dollari, vieni pagato quando capita e registri «come viene». Poi l'utile non torna, i crediti si perdono di vista e non è chiaro chi deve cosa. Tenere una contabilità corretta delle fatture ai clienti esteri è ciò che mantiene in ordine le finanze in valuta di un'agenzia.

Vediamo in cosa una fattura a un cliente estero si differenzia ai fini contabili e come gestirla in modo pulito.

Cosa rende diversa una fattura a un cliente estero

Per la contabilità ci sono tre particolarità. La prima è la valuta: la fattura è in dollari o euro, ma il risultato lo calcoli in grivnie, quindi entra in gioco il tasso di cambio. La seconda è il pagamento differito: i clienti esteri spesso pagano 30–60 giorni dopo la fattura, quindi tra «emessa» e «incassata» passa del tempo, durante il quale il tasso cambia. La terza è la distanza: è più difficile tenere sotto controllo il pagamento, ed è facile «perdere di vista» una fattura che il cliente ha dimenticato di pagare. Tutto questo va riportato nella contabilità, non lasciato alla memoria.

Cosa registrare quando emetti la fattura

Nel momento in cui emetti una fattura, ciò che entra in contabilità non è liquidità (i soldi non ci sono ancora), ma l'obbligo di pagamento del cliente — un credito. Registri chi è il cliente, per cosa è la fattura, l'importo in valuta estera, la data di emissione e la data di pagamento prevista. Questo ti permette di vedere quanto ti devono in questo momento i clienti esteri e chi è in ritardo. Abbiamo già scritto dei crediti come «i tuoi soldi nelle mani di qualcun altro» nel contesto dei pagamenti differiti.

Valuta della fattura e data di riconoscimento del ricavo

Il ricavo di una fattura si riconosce nella valuta della fattura e si converte in grivnie al tasso di cambio. Qui conta stabilire una regola: conti il ricavo al tasso della data di emissione della fattura o della data di pagamento? Entrambi gli approcci hanno senso — l'importante è applicarne uno con coerenza. La differenza tra il tasso a queste due date è la differenza di cambio, che vale la pena vedere separatamente per non confondere ciò che hai guadagnato con il lavoro con ciò che hai guadagnato sul tasso. Per come funziona in generale, vedi Contabilità multivaluta.

Pagamenti differiti e controllo dei pagamenti

Poiché i clienti esteri pagano con termini differiti, l'elemento chiave è controllare i crediti in valuta estera: un elenco delle fatture emesse per cui i soldi non sono ancora arrivati, con le relative date. Senza questo, è facile non accorgersi che una fattura di qualche migliaio di dollari è «bloccata» da mesi. Rivedere regolarmente le fatture non pagate e ricordare al cliente per tempo è ciò che distingue un'agenzia che controlla i propri soldi da una che confida nella buona fede delle controparti. Anche gli incassi in valuta irregolari influiscono sul flusso di cassa — vedi Come evitare i gap di cassa.

Esempio: una fattura da 5000 $ in contabilità

Hai emesso a un cliente una fattura da 5000 $ il giorno 1, con pagamento net-30. Il credito compare subito in contabilità: il cliente deve 5000 $ (≈200mila grivnie al tasso di 40 alla data della fattura). I soldi sul tuo conto non sono cambiati — ma vedi già che ti devono qualcosa, e quando. Quando il pagamento arriva 30 giorni dopo e il tasso è salito a 41, ricevi 205mila: il credito si chiude e appare una differenza di cambio di +5mila grivnie. E se il cliente non ha pagato in tempo, la fattura scaduta è visibile subito — così mandi un promemoria invece di imbatterti per caso sei mesi dopo.

Da dove iniziare

Inizia a registrare ogni fattura a un cliente estero come credito: l'importo in valuta estera, la data di emissione e la data di pagamento prevista. Già questo ti dà il controllo su chi deve cosa. Poi, stabilisci un'unica regola per la conversione in grivnie e tieni traccia delle differenze di cambio separatamente. Per vedere l'utile per cliente tenendo conto della valuta, vedi P&L per cliente.

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